XrPDF — der XRechnungsdrucker für jedes Altsystem

Das Problem, für das XrPDF gebaut wurde

Am Willen scheitert es selten. An der Software fast immer.

Die Warenwirtschaft ist zwölf Jahre alt und läuft zuverlässig. Die Handwerkersoftware kennt jeden Sonderfall des Betriebs, auch die drei, an die sonst niemand denkt. Und die Access-Datenbank hat ein früherer Mitarbeiter gebaut — sie tut seit Jahren genau das, was sie soll, nur dass ihn niemand mehr fragen kann, wie sie es tut.

Keines dieser Systeme erzeugt eine XRechnung. Keines wird es je tun.

Der übliche Vorschlag lautet dann: Systemwechsel. Teuer, monatelang, und am Ende werfen Sie Abläufe weg, die funktioniert haben.

XrPDF geht den anderen Weg. Es nutzt die einzige Schnittstelle, die jede dieser Programme hat: den Drucker.

Wie es funktioniert

Sie drucken die Rechnung aus Ihrem System, wählen aber nicht den Papierdrucker, sondern „XrPDF“. Was dann passiert:

1. Auslesen. Aus dem Druckdatenstrom werden Rechnungsnummer, Datum, Käufer, Positionen, Einzelpreise, Steuersätze und Summen gelesen.
2. Rechnen. Die Summe der Positionen wird gegen den Nettobetrag geprüft, Netto plus Steuer gegen den Bruttobetrag. Diese Rechnung ist die eigentliche Qualitätssicherung — sie kann nicht durch Zufall aufgehen.
3. Vorlegen. Was sicher erkannt wurde, erscheint grün. Was unsicher ist, gelb. Was fehlt und verpflichtend ist, rot. Erst wenn kein rotes Feld übrig ist, lässt sich die XRechnung erzeugen.
4. Ausgeben. Es entstehen das PDF und die geprüfte XRechnung, auf Wunsch als ZUGFeRD-PDF in einer Datei.

Die drei Regeln, die nicht verhandelbar sind

Bei einem Werkzeug, das Rechnungen erzeugt, entscheidet nicht der Funktionsumfang über die Brauchbarkeit, sondern das Verhalten im Zweifelsfall.

Keine ungültige XRechnung. Wenn die Datei die Prüfung gegen den Standard nicht besteht, wird sie nicht ausgegeben. Es gibt keinen Schalter, um das zu übergehen. Eine ungültige Rechnung, die beim Empfänger abgelehnt wird, kostet mehr Zeit als ein Prüffenster.

Keine Rechnung aus einem Angebot. Angebote, Aufmaße, Lieferscheine und Mahnungen werden erkannt und übergangen. Ein Angebot, das im Buchhaltungssystem des Kunden als Rechnung auftaucht, ist ein Schaden, den niemand schnell reparieren kann.

Kein stilles Raten. Erkennt das Programm einen Betrag nicht sicher, fragt es nach, statt zu schätzen. Das ist gelegentlich unbequem und deshalb richtig.

Was XrPDF nicht ist

• Kein Rechnungsprogramm. Sie schreiben die Rechnung weiter in Ihrem System.
• Keine Buchhaltung. Es entstehen Dateien, keine Buchungen.
• Kein Ersatz für Aufbewahrung. Die erzeugte XML-Datei müssen Sie acht Jahre archivieren.
• Nicht für macOS. Der Treiber ist eine Windows-Komponente.

Was ein Beleg ist

Die Stufen zählen Belege, nicht Rechnungen — und das hat einen technischen Grund, den wir lieber offen erklären als im Kleingedruckten verstecken.

XrPDF liest Ihre gedruckte Rechnung mit einem Sprachmodell aus. Dessen Aufwand hängt nicht daran, wie viele Rechnungen Sie drucken, sondern daran, wie lang sie sind. Eine einseitige Rechnung über drei Positionen ist schnell gelesen; eine zwölfseitige Bauabrechnung mit achtzig Positionen ist ein Vielfaches an Arbeit.

Deshalb gilt:

Eine Rechnung bis zwei Seiten zählt als ein Beleg. Je weitere angefangene zwei Seiten zählt ein weiterer Beleg.

Ein Beispiel: Eine Rechnung über fünf Seiten zählt als drei Belege. Wer im Monat 100 einseitige Rechnungen schreibt, bleibt in der Basisstufe; wer 100 fünfseitige Rechnungen schreibt, braucht Plus.

Das ist dieselbe Logik wie bei einem Kopierer — Sie zahlen für Seiten, nicht für Vorgänge. Und es hat für Sie einen Vorteil gegenüber einem Pauschalpreis: Wer kurze Rechnungen schreibt, zahlt nicht für die langen der anderen mit.

Über die Inklusivmenge hinaus kostet jeder weitere Beleg 0,49 €. Es gibt keine Sperre — Ihre Rechnungen laufen weiter, Sie sehen die Mehrmenge auf der nächsten Rechnung.

Keine Arbeitsplatzlizenzen

Sie erhalten eine Lizenz für Ihren Betrieb und installieren XrPDF auf so vielen Rechnern, wie Sie möchten. Ob drei Kollegen drucken oder dreißig, ändert am Preis nichts.

Das ist keine Großzügigkeit, sondern die ehrliche Abbildung unserer Kosten: Aufwand entsteht bei uns durch den Beleg, nicht durch den Rechner. Eine Arbeitsplatzlizenz würde Sie zwingen nachzuhalten, wer das Programm installiert hat — und genau diese Art Verwaltung soll Ihnen XrPDF ersparen.

Gezählt werden ausschließlich die Belege, und zwar über Ihre Lizenz. Ihre Buchhaltung braucht dafür nichts zu tun.

Pilotphase

XrPDF läuft derzeit mit ausgewählten Betrieben im Echtbetrieb. Das hat einen sachlichen Grund: Jede Software druckt anders. Ob eine Rechnung sauber erkannt wird, entscheidet sich am konkreten Ausgangsformat — und das lässt sich nicht am Schreibtisch klären, sondern nur an echten Rechnungen aus echten Systemen.

Deshalb wächst der Kreis in Runden, nicht auf einmal. Ein Termin für den offenen Verkauf steht erst fest, wenn die verbreiteten Handwerker- und Warenwirtschaftssysteme zuverlässig abgedeckt sind.

Schreiben Sie uns, welche Software Sie einsetzen. Steht Ihr System bereits auf der Liste, bekommen Sie die Testfassung; steht es noch nicht darauf, rückt es durch Ihre Meldung nach vorn.

Wenn Sie jetzt eine Lösung brauchen, führen zwei Wege schneller zum Ziel: die Excel-Rechnungsvorlage PRO, wenn Sie überschaubar viele Rechnungen schreiben, oder eine individuelle Anbindung an Ihr bestehendes System.