XRechnung prüfen — kostenloser Validator
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Kurz gesagt: Der XRechnung-Validator von XRechnung PRO prüft eine XRechnung kostenlos gegen die europäische Norm EN 16931 und den deutschen Standard XRechnung. Fehlende Pflichtangaben, widersprüchliche Summen und falsch belegte Steuerkategorien werden im Klartext benannt, sodass sich Fehler vor dem Versand beheben lassen.
XRechnung hochladen
Maximale Dateigröße 5 MB. Ihre Datei wird verarbeitet und nicht auf unseren Servern gespeichert.
Passend für
Wer eine XRechnung selbst erzeugt hat und vor dem Versand wissen will, ob sie formal in Ordnung ist.
Nicht passend für
Eine inhaltliche Rechnungsprüfung. Geprüft wird die Form, nicht ob die Rechnung sachlich richtig ist.
Warum vor dem Versand prüfen?
Eine formal fehlerhafte E-Rechnung wird bei einem automatisierten Empfänger abgelehnt — bei Behörden zuverlässig, bei größeren Unternehmen zunehmend. Sie erfahren davon im besten Fall durch eine Rückmeldung, im schlechteren dadurch, dass die Zahlung ausbleibt und Sie nach drei Wochen nachfragen.
Die Prüfung dauert wenige Sekunden. Sie sollten sie in drei Situationen durchführen:
- Bei der ersten Rechnung nach einer Umstellung. Wenn etwas grundsätzlich falsch konfiguriert ist, betrifft es sonst alle folgenden Rechnungen.
- Bei ungewöhnlichen Fällen. Abschlagsrechnung, Gutschrift, Reverse Charge, gemischte Steuersätze — genau dort liegen die Fehler.
- Bei eingehenden Rechnungen mit Zweifeln. Ihr Vorsteuerabzug hängt an einer ordnungsgemäßen Rechnung.
Die häufigsten Befunde
Aus der Praxis, absteigend nach Häufigkeit:
| Befund | Ursache |
|---|---|
| Summe der Positionen weicht vom Nettobetrag ab | Rundung je Position statt am Ende |
| Leitweg-ID fehlt | bei Behördenrechnungen Pflichtfeld, im Export nicht vorgesehen |
| Steuerkategorie und Steuersatz widersprechen sich | Kategorie „steuerfrei“ mit 19 % im Prozentfeld |
| Falsches Dezimaltrennzeichen | Komma statt Punkt — die Datei ist unlesbar |
| Zahlungsangaben unvollständig | Überweisung angegeben, aber keine IBAN |
| Mengeneinheit fehlt | unitCode je Position ist verpflichtend |
Was der Validator nicht kann
Damit hier keine falsche Sicherheit entsteht: Dieser Validator prüft die Form. Er sagt Ihnen, ob Ihre Datei den Regeln der Norm entspricht. Er sagt Ihnen nicht, ob die Rechnung richtig ist.
Eine Rechnung über eine nie erbrachte Leistung, mit falschem Steuersatz und an den falschen Kunden adressiert, kann fehlerfrei durch die Prüfung laufen. Die sachliche Prüfung bleibt Ihre Aufgabe.
Ebenso prüft er keine Zusatzanforderungen einzelner Empfänger. Wenn eine Stadtverwaltung eine bestimmte Bestellnummernsystematik verlangt, steht das nicht in der Norm.
Wenn die Prüfung Fehler zeigt
Bei eigenen Rechnungen liegt die Ursache fast immer in der erzeugenden Software oder in unvollständigen Stammdaten. Prüfen Sie in dieser Reihenfolge:
- Stammdaten des Kunden — Anschrift vollständig, USt-IdNr. vorhanden, bei Behörden Leitweg-ID hinterlegt?
- Eigene Stammdaten — IBAN korrekt geschrieben, USt-IdNr. eingetragen?
- Sonderfall — handelt es sich um Reverse Charge, eine Gutschrift oder eine Abschlagsrechnung? Diese Fälle bilden viele Exporte falsch ab.
- Software — wenn dieselbe Meldung bei jeder Rechnung erscheint, liegt es am Export, nicht an der einzelnen Rechnung.
Kommen Sie nicht weiter, schicken Sie uns die Fehlermeldung und nennen Sie Ihre Software. Wir sagen Ihnen, woran es liegt.
Wenn Sie die Rechnung nur lesen wollen, statt sie zu prüfen, nutzen Sie den XRechnung-zu-PDF-Konverter.
Häufige Fragen
Was prüft der Validator genau?
Er prüft die Form, nicht den Inhalt. Konkret: ob alle Pflichtfelder nach EN 16931 und XRechnung vorhanden sind, ob die Rechenregeln aufgehen (Summe der Positionen gleich Nettobetrag, Netto plus Steuer gleich Brutto), ob verwendete Codes aus den zulässigen Codelisten stammen und ob die XML-Struktur der Norm entspricht.
Was prüft der Validator nicht?
Alles Sachliche. Ob die Leistung erbracht wurde, ob der Preis vereinbart war, ob der richtige Steuersatz angewendet wurde oder ob der Kunde überhaupt existiert — das prüft weiterhin ein Mensch. Eine Rechnung kann fehlerfrei durch den Validator laufen und trotzdem inhaltlich falsch sein.
Meine Rechnung ist fehlerfrei, wird aber vom Empfänger abgelehnt. Warum?
Häufig, weil der Empfänger über die Norm hinausgehende Anforderungen stellt — etwa eine bestimmte Bestellnummer, eine Kostenstelle oder ein besonderes Format der Leitweg-ID. Solche Vorgaben stehen nicht in der Norm und können deshalb nicht geprüft werden. Fragen Sie beim Empfänger nach der genauen Fehlermeldung seines Systems.
Kann ich damit auch eingehende Rechnungen prüfen?
Ja, und das ist sinnvoll. Wenn eine eingegangene Rechnung formale Mängel hat, ist Ihr Vorsteuerabzug gefährdet. Prüfen Sie die Datei und fordern Sie bei Mängeln eine korrigierte Rechnung an — das Risiko liegt bei Ihnen, nicht beim Aussteller.
Werden meine Rechnungsdaten beim Prüfen gespeichert?
Nein. Die Datei wird für die Prüfung verarbeitet und danach nicht dauerhaft auf unseren Servern gespeichert.