XRechnung und ZUGFeRD prüfen — kostenloser Validator
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Kurz gesagt: Der Validator von XRechnung PRO prüft XRechnungen (XML) sowie ZUGFeRD- und Factur-X-Rechnungen (PDF) kostenlos gegen die europäische Norm EN 16931 und den deutschen Standard XRechnung. Fehlende Pflichtangaben, widersprüchliche Summen und falsch belegte Steuerkategorien werden im Klartext benannt, sodass sich Fehler vor dem Versand beheben lassen.
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Maximale Dateigröße 5 MB. Ihre Datei wird verarbeitet und nicht auf unseren Servern gespeichert.
Hinweis zur Prüfung. Geprüft wird die Form Ihrer Rechnung gegen EN 16931 und den Standard XRechnung, nicht ihr Inhalt. „Normgerecht“ ist keine Zusage, dass ein Empfänger die Rechnung annimmt — Behörden und Unternehmen stellen häufig Anforderungen, die über die Norm hinausgehen, etwa eine bestimmte Bestellnummer oder Kostenstelle. Die Verantwortung für Richtigkeit und Vollständigkeit Ihrer Rechnung bleibt bei Ihnen. Das Werkzeug wird kostenlos und ohne Zusicherung einer ständigen Verfügbarkeit bereitgestellt; für Schäden haften wir nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie in den Fällen, in denen das Gesetz zwingend etwas anderes vorsieht.
Passend für
Wer eine E-Rechnung selbst erzeugt hat und vor dem Versand wissen will, ob sie formal in Ordnung ist — oder eine eingegangene Rechnung prüfen möchte.
Nicht passend für
Eine inhaltliche Rechnungsprüfung. Geprüft wird die Form, nicht ob die Rechnung sachlich richtig ist.
Warum vor dem Versand prüfen?
Eine formal fehlerhafte E-Rechnung wird bei einem automatisierten Empfänger abgelehnt — bei Behörden zuverlässig, bei größeren Unternehmen zunehmend. Sie erfahren davon im besten Fall durch eine Rückmeldung, im schlechteren dadurch, dass die Zahlung ausbleibt und Sie nach drei Wochen nachfragen.
Die Prüfung dauert wenige Sekunden. Sie sollten sie in drei Situationen durchführen:
- Bei der ersten Rechnung nach einer Umstellung. Wenn etwas grundsätzlich falsch konfiguriert ist, betrifft es sonst alle folgenden Rechnungen.
- Bei ungewöhnlichen Fällen. Abschlagsrechnung, Gutschrift, Reverse Charge, gemischte Steuersätze — genau dort liegen die Fehler.
- Bei eingehenden Rechnungen mit Zweifeln. Ihr Vorsteuerabzug hängt an einer ordnungsgemäßen Rechnung.
Die häufigsten Befunde
Aus der Praxis, absteigend nach Häufigkeit:
| Befund | Ursache |
|---|---|
| Summe der Positionen weicht vom Nettobetrag ab | Rundung je Position statt am Ende |
| Leitweg-ID fehlt | bei Behördenrechnungen Pflichtfeld, im Export nicht vorgesehen |
| Steuerkategorie und Steuersatz widersprechen sich | Kategorie „steuerfrei“ mit 19 % im Prozentfeld |
| Falsches Dezimaltrennzeichen | Komma statt Punkt — die Datei ist unlesbar |
| Zahlungsangaben unvollständig | Überweisung angegeben, aber keine IBAN |
| Mengeneinheit fehlt | unitCode je Position ist verpflichtend |
ZUGFeRD und Factur-X prüfen
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist keine eigene Dateiart, sondern eine PDF mit einem Anhang: Die eigentlichen Rechnungsdaten stecken als XML-Datei darin, bei ZUGFeRD 2 und Factur-X unter dem Namen factur-x.xml. Was ein Mensch auf dem Bildschirm sieht, und was eine Software ausliest, sind also zwei verschiedene Dinge in derselben Datei.
Genau das macht die Prüfung hier nötig. Die sichtbare Seite kann tadellos aussehen, während der Anhang fehlt, veraltet ist oder Angaben vermissen lässt. Auffallen würde es erst beim Empfänger — und dann ist die Rechnung schon raus.
Laden Sie die PDF hoch wie eine XML-Datei. Der Validator holt den Anhang selbst heraus und prüft ihn nach denselben Regeln. Im Ergebnis steht, woher die geprüften Daten stammen: aus einer hochgeladenen XML-Datei oder aus dem Anhang einer PDF.
Welche ZUGFeRD-Profile als E-Rechnung gelten
ZUGFeRD kennt mehrere Ausbaustufen, und nicht jede ist eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG:
| Profil | Als E-Rechnung geeignet |
|---|---|
| MINIMUM | nein — enthält nur Eckdaten, gedacht als Buchungshilfe |
| BASIC WL | nein — ohne Rechnungspositionen |
| BASIC | eingeschränkt, nur für einfache Fälle |
| EN 16931 (COMFORT) | ja — das ist die Stufe, die der Norm entspricht |
| EXTENDED | ja |
| XRECHNUNG | ja |
Dazu kommt die Fassung: ZUGFeRD 1.0 genügt nicht. Es benutzt eine ältere Datenstruktur und einen anderen Anhangsnamen und erfüllt die Norm nicht. Erforderlich ist mindestens 2.0.1 im Profil EN 16931.
Wer eine ZUGFeRD-Rechnung aus einer Software bekommt und nicht weiß, welches Profil darin steckt: hochladen. Der Befund sagt es Ihnen, bevor der Empfänger es tut. Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD ist an anderer Stelle ausführlich erklärt.
Was der Validator nicht kann
Damit hier keine falsche Sicherheit entsteht: Dieser Validator prüft die Form. Er sagt Ihnen, ob Ihre Datei den Regeln der Norm entspricht. Er sagt Ihnen nicht, ob die Rechnung richtig ist.
Eine Rechnung über eine nie erbrachte Leistung, mit falschem Steuersatz und an den falschen Kunden adressiert, kann fehlerfrei durch die Prüfung laufen. Die sachliche Prüfung bleibt Ihre Aufgabe.
Ebenso prüft er keine Zusatzanforderungen einzelner Empfänger. Wenn eine Stadtverwaltung eine bestimmte Bestellnummernsystematik verlangt, steht das nicht in der Norm.
Wenn die Prüfung Fehler zeigt
Bei eigenen Rechnungen liegt die Ursache fast immer in der erzeugenden Software oder in unvollständigen Stammdaten. Prüfen Sie in dieser Reihenfolge:
- Stammdaten des Kunden — Anschrift vollständig, USt-IdNr. vorhanden, bei Behörden Leitweg-ID hinterlegt?
- Eigene Stammdaten — IBAN korrekt geschrieben, USt-IdNr. eingetragen?
- Sonderfall — handelt es sich um Reverse Charge, eine Gutschrift oder eine Abschlagsrechnung? Diese Fälle bilden viele Exporte falsch ab.
- Software — wenn dieselbe Meldung bei jeder Rechnung erscheint, liegt es am Export, nicht an der einzelnen Rechnung.
Kommen Sie nicht weiter, schicken Sie uns die Fehlermeldung und nennen Sie Ihre Software. Wir sagen Ihnen, woran es liegt.
Wenn Sie die Rechnung nur lesen wollen, statt sie zu prüfen, nutzen Sie den XRechnung-zu-PDF-Konverter.
Häufige Fragen
Was prüft der Validator genau?
Er prüft die Form, nicht den Inhalt. Konkret: ob alle Pflichtfelder nach EN 16931 und XRechnung vorhanden sind, ob die Rechenregeln aufgehen (Summe der Positionen gleich Nettobetrag, Netto plus Steuer gleich Brutto), ob verwendete Codes aus den zulässigen Codelisten stammen und ob die XML-Struktur der Norm entspricht.
Was prüft der Validator nicht?
Alles Sachliche. Ob die Leistung erbracht wurde, ob der Preis vereinbart war, ob der richtige Steuersatz angewendet wurde oder ob der Kunde überhaupt existiert — das prüft weiterhin ein Mensch. Eine Rechnung kann fehlerfrei durch den Validator laufen und trotzdem inhaltlich falsch sein.
Meine Rechnung ist fehlerfrei, wird aber vom Empfänger abgelehnt. Warum?
Häufig, weil der Empfänger über die Norm hinausgehende Anforderungen stellt — etwa eine bestimmte Bestellnummer, eine Kostenstelle oder ein besonderes Format der Leitweg-ID. Solche Vorgaben stehen nicht in der Norm und können deshalb nicht geprüft werden. Fragen Sie beim Empfänger nach der genauen Fehlermeldung seines Systems.
Kann ich auch eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung prüfen?
Ja. Laden Sie die PDF hoch — das Werkzeug holt die darin eingebettete Rechnungsdatei selbst heraus und prüft sie. ZUGFeRD und Factur-X sind dasselbe Verfahren unter zwei Namen: eine PDF, in der die Rechnungsdaten als Anhang stecken. Geprüft wird am Ende genau diese Datei, also nach denselben Regeln wie eine XRechnung.
Eine gewöhnliche PDF-Rechnung oder ein Scan enthält diesen Anhang nicht und lässt sich deshalb nicht prüfen — dort gibt es keine strukturierten Daten, gegen die geprüft werden könnte. Das Werkzeug sagt Ihnen das dann ausdrücklich.
Kann ich damit auch eingehende Rechnungen prüfen?
Ja, und das ist sinnvoll. Wenn eine eingegangene Rechnung formale Mängel hat, ist Ihr Vorsteuerabzug gefährdet. Prüfen Sie die Datei und fordern Sie bei Mängeln eine korrigierte Rechnung an — das Risiko liegt bei Ihnen, nicht beim Aussteller.
Werden meine Rechnungsdaten beim Prüfen gespeichert?
Nein. Die Datei wird für die Prüfung verarbeitet und danach nicht dauerhaft auf unseren Servern gespeichert.