Glossar zur E-Rechnung
Kurz gesagt: Rund um die elektronische Rechnung gibt es ein Dutzend Begriffe, die regelmäßig verwechselt werden — allen voran E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD. Dieses Glossar erklärt jeden Begriff in zwei bis drei Sätzen, jeweils für sich verständlich und ohne Vorwissen.
- Business Term BT-Nummer
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Ein Business Term ist ein benanntes Rechnungsfeld im Datenmodell der Norm EN 16931, gekennzeichnet mit einer Nummer von BT-1 bis BT-181. Die Nummerierung ist sprach- und softwareunabhängig: BT-1 bezeichnet immer die Rechnungsnummer, BT-112 immer den Bruttobetrag.
- E-Rechnung elektronische Rechnung
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Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern gesetzlich eine sonstige Rechnung.
- EN 16931
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EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Sie legt kein Dateiformat fest, sondern ein semantisches Datenmodell: welche Angaben eine Rechnung enthält, wie sie heißen und welche verpflichtend sind. Die Felder werden als Business Terms mit den Kennungen BT-1 bis BT-181 geführt.
- Factur-X
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Factur-X ist die französische Bezeichnung für dasselbe hybride Rechnungsformat, das in Deutschland ZUGFeRD heißt. Die Spezifikationen von ZUGFeRD 2.x und Factur-X sind technisch identisch, sodass eine als Factur-X erzeugte Datei von deutschen Systemen als ZUGFeRD gelesen wird.
- GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form
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Die GoBD sind die Verwaltungsanweisung der Finanzverwaltung zur digitalen Buchführung und Aufbewahrung. Für E-Rechnungen bedeuten sie insbesondere: unveränderbare Ablage, Nachvollziehbarkeit der Abläufe und maschinelle Auswertbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
- KoSIT Koordinierungsstelle für IT-Standards
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Die KoSIT ist die Stelle, die den Standard XRechnung im Auftrag des IT-Planungsrats entwickelt und pflegt. Sie veröffentlicht die Spezifikation, die Prüfregeln und einen frei verfügbaren Validator, mit dem sich Rechnungen gegen den Standard prüfen lassen.
- Leitweg-ID
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Die Leitweg-ID ist eine Kennung, mit der eine elektronische Rechnung die zuständige Stelle innerhalb der öffentlichen Verwaltung erreicht. Sie ist bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ein Pflichtfeld, wird vom Auftraggeber mit dem Auftrag mitgeteilt und muss unverändert übernommen werden. Zwischen Unternehmen wird sie nicht benötigt.
- PEPPOL Pan-European Public Procurement On-Line
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PEPPOL ist ein europäisches Netzwerk zum Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Rechnungen werden dabei nicht per E-Mail, sondern über zertifizierte Zugangspunkte übertragen. In Deutschland nutzen mehrere Behörden PEPPOL als Übertragungsweg für XRechnungen.
- Reverse Charge Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, § 13b UStG
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Reverse Charge bezeichnet Fälle, in denen nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet — im Inland vor allem bei Bauleistungen. In einer E-Rechnung wird das über die Steuerkategorie AE mit dem Steuersatz null und einen Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft dargestellt.
- Sonstige Rechnung
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Sonstige Rechnung ist der gesetzliche Begriff für jede elektronische Rechnung, die kein strukturiertes Format nach EN 16931 verwendet — insbesondere die PDF-Datei per E-Mail und die eingescannte Rechnung. Für eine sonstige Rechnung ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich, für eine E-Rechnung nicht.
- UBL Universal Business Language
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UBL ist eine der beiden XML-Syntaxen, in denen eine XRechnung vorliegen darf. Der Standard wird von OASIS gepflegt und ist in Deutschland die verbreitetere der beiden Varianten. Das Wurzelelement einer UBL-Rechnung heißt Invoice.
- UN/CEFACT CII Cross Industry Invoice
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CII ist die zweite zulässige XML-Syntax für eine XRechnung, herausgegeben von UN/CEFACT. Sie ist gleichwertig zu UBL zugelassen. Das in ZUGFeRD eingebettete XML verwendet immer CII.
- Validierung
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Validierung bezeichnet die Prüfung einer E-Rechnung gegen die Regeln der Norm: Sind alle Pflichtfelder belegt, gehen die Summen auf, stammen die verwendeten Codes aus den zulässigen Listen. Die Validierung prüft ausschließlich die Form und sagt nichts darüber aus, ob eine Rechnung sachlich richtig ist.
- XRechnung
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Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie ist eine reine XML-Datei nach der Norm EN 16931 und wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats gepflegt. Die aktuelle Fassung ist XRechnung 3.0.
- ZUGFeRD Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland
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ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat: eine PDF-Datei im Format PDF/A-3, in die dieselben Rechnungsdaten zusätzlich als XML eingebettet sind. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist damit für Menschen und für Software gleichzeitig lesbar. Ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 erfüllt ZUGFeRD die gesetzliche E-Rechnungspflicht in Deutschland.
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