Excel-Rechnungsvorlage mit XRechnung- und ZUGFeRD-Export

Für wen diese Vorlage gedacht ist

Für Selbstständige und kleine Betriebe, die ihre Rechnungen ohnehin in Excel schreiben.

Excel hat dabei einen Vorteil, den man leicht übersieht: Sie kennen es schon. Kein Einführungsprojekt, keine Schulung, keine Migration von Altdaten — Sie öffnen eine Datei und fangen an.

Eines kann Excel von Haus aus nicht: eine normgerechte XRechnung erzeugen. Genau diese Lücke schließt die PRO-Fassung.

Die drei Wege im Überblick

Drei Fassungen. Die kostenlose deckt den Einstieg ab, PRO die E-Rechnungspflicht, Customize Ihre eigene gewachsene Vorlage. Einzelheiten stehen unten in der Preisübersicht.

Wie Sie aus Excel eine XRechnung erstellen

Vorweg, weil es fast jeder zuerst versucht: Excel allein kann es nicht. Eine XRechnung ist keine Ansicht, sondern eine Datenstruktur. Am Ende steht eine XML-Datei, in der jede Angabe ein festgelegtes Feld hat — die Rechnungsnummer in BT-1, das Rechnungsdatum in BT-2, der Steuersatz je Position an einer bestimmten Stelle in einer bestimmten Schreibweise. Welche Felder es gibt, legt die Norm EN 16931 fest; der deutsche Standard XRechnung verschärft sie.

Eine Tabellenkalkulation weiß davon nichts. Sie kennt Zellen, keine Rechnungsfelder. Sie kann eine Zahl in A12 formatieren, aber sie weiß nicht, dass diese Zahl der Nettobetrag der zweiten Position ist. Deshalb scheitern die naheliegenden Abkürzungen:

• Umbenennen in .xml ändert nur die Endung, nicht den Inhalt. Der Empfänger bekommt eine Arbeitsmappe mit falschem Namen.
• Excels eigener XML-Export erzeugt XML in einer selbstgebauten Struktur. Entscheidend ist aber nicht, dass es XML ist, sondern dass jedes Feld an der richtigen Stelle mit dem richtigen Namen steht.
• Von Hand tippen scheitert am Umfang: Eine einfache XRechnung hat mehrere hundert Zeilen, und ein einziger falscher Feldname macht die Datei ungültig.

Was fehlt, ist also nicht die Tabelle, sondern die Übersetzung von der Tabelle in die Norm. Genau die übernimmt das Add-In:

In vier Schritten, und drei davon machen Sie nur einmal:

1. Setup ausführen. Keine Adminrechte nötig. Im Menüband von Excel erscheint danach der Reiter XRechnungPRO.
2. Stammdaten einmal eintragen. Firma, Steuernummer oder USt-IdNr., Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail, IBAN — alles im Blatt Stammdaten der Vorlage. Ohne Ansprechpartner und IBAN weist jeder Empfänger eine E-Rechnung zurück, deshalb meldet der Prüfblock fehlende Angaben, bevor eine Datei entsteht.
3. Rechnung schreiben wie immer. Positionen, Menge, Preis, Steuersatz. Der Prüfblock daneben zeigt laufend, was noch fehlt.
4. Auf „X-Rechnung” klicken. Die XML entsteht neben Ihrer Excel-Datei. Für ZUGFeRD klicken Sie stattdessen auf „ZUGFeRD” und bekommen eine PDF, in der die Rechnungsdaten eingebettet sind.

Ab der zweiten Rechnung bleibt nur Schritt 3 und 4 — Rechnung schreiben, Knopf drücken.

Dass die Datei auch angenommen wird, entscheidet sich vorher: beim Prüfen.

Diese Angaben verlangt die XRechnung zusätzlich

Hier stolpern die meisten beim ersten Versuch. Eine Rechnung, die auf Papier vollständig ist, kann als XRechnung trotzdem abgewiesen werden — weil Felder fehlen, die es auf Papier gar nicht gibt.

Angabe	Wann nötig
Leitweg-ID	immer bei öffentlichen Auftraggebern — ohne sie wird die Rechnung abgewiesen
USt-IdNr. oder Steuernummer	immer; die Norm unterscheidet beide, und die Vorlage trägt sie getrennt ein
Elektronische Adresse	immer, für Absender und Empfänger
Mengeneinheit je Position	immer — „5” genügt nicht, es muss „5 Stunden” oder „5 Stück” sein
Zahlungsbedingung oder Fälligkeitsdatum	eines von beidem

Die Leitweg-ID ist die häufigste Fehlerquelle. Sie ist keine Kundennummer, sondern die Adresse des Empfängers im Rechnungsportal — Ihr Auftraggeber muss sie Ihnen nennen. Der Prüfblock weist Sie darauf hin, solange sie fehlt.

Alle diese Felder sind in der Vorlage vorgesehen. Sie müssen sie ausfüllen, aber Sie müssen nicht wissen, wie sie in der Norm heißen.

Was die PRO-Fassung beim Export macht

Der Unterschied zu einem selbst gebauten Export ist die Prüfung. Bevor überhaupt eine Datei entsteht, kontrolliert das Add-In:

• Die Pflichtfelder nach XRechnung, einschließlich der deutschen Zusatzregeln — das sind die Prüfungen, an denen Rechnungen bei Behörden typischerweise scheitern.
• Die Summen gegen das Tabellenblatt. Was auf der Rechnung steht, muss in der XML-Datei wieder herauskommen. Weicht etwas ab, gibt es keine Datei, sondern einen Hinweis.
• Den Steuerfall. Kleinunternehmer nach § 19, Reverse Charge nach § 13b, innergemeinschaftliche Lieferung — jeder Fall verlangt eine andere Steuerkategorie und einen anderen Hinweistext. Beides wird gesetzt und geprüft.
• Korrekturrechnungen samt Bezug auf die ursprüngliche Rechnung.
• Verkäuferkontakt und IBAN, ohne die eine XRechnung formal unvollständig ist.

Erst dann entsteht die Datei. Geprüft wird gegen den KoSIT-Referenzvalidator — dasselbe Werkzeug, das die Rechnungseingänge der öffentlichen Verwaltung einsetzen.

Was die kostenlose Fassung schon kann

Mehr, als der Name vermuten lässt. Sie schreibt vollständige Rechnungen als PDF, und zwar mit allen Steuerfällen: Regelbesteuerung, Kleinunternehmer, Reverse Charge und innergemeinschaftliche Lieferung. Den passenden Hinweistext setzt sie selbst.

Dazu kommen Leistungszeitraum, Auftrags- und Bestellnummer, Skonto mit ausgerechnetem Zahlungstext, Abzug von Anzahlungen, Nachlass und bis zu drei Steuersätze auf einer Rechnung.

Unter dem Zahlungstext steht ein Bemerkungsfeld für freien Text, mehrzeilig. Dort tragen Sie ein, was sonst nirgends hinpasst: erhaltene Vorschüsse und bereits gestellte Teilrechnungen, einen Gewährleistungshinweis, den Projektbezug. Der Text steht auf dem PDF und geht als Rechnungsbemerkung in die XRechnung — er kommt also auch beim Empfänger an, der die Rechnung maschinell einliest.

Und ein Prüfblock steht neben der Rechnung: Er zeigt, was noch fehlt, damit die Rechnung vollständig ist. Gedruckt wird er nicht. Das ist auch dann nützlich, wenn Sie nie eine XRechnung erzeugen — eine unvollständige Rechnung kostet den Vorsteuerabzug Ihres Kunden, und der ruft dann bei Ihnen an.

Installation

1. Setup ausführen. Keine Adminrechte nötig, keine Makros, keine Aktivierung über das Internet.
2. Vorlage öffnen. Sie landet in Dokumente\XRechnungPRO, der Ort ist bei der Installation wählbar.
3. Stammdaten eintragen: Firmenname, Anschrift, USt-IdNr., IBAN und Kontaktangaben — im Blatt Stammdaten der Vorlage. Von dort nimmt sie sowohl das gedruckte PDF als auch die XRechnung; es gibt nur diese eine Quelle.
4. PRO-Fassung freischalten: den Lizenzschlüssel, den Sie nach dem Kauf per E-Mail erhalten, über die Schaltfläche Lizenz im Reiter XRechnungPRO eintragen.

Diese Angaben tragen Sie einmal ein. Sie erscheinen danach auf jeder Rechnung — und in der PRO-Fassung auch in der XRechnung, wo Verkäuferkontakt und IBAN Pflichtangaben sind.

Die ausführliche Anleitung liegt dem Kaufpaket bei und steht auch hier: Installationsanleitung als PDF.

Wenn Windows nachfragt: Das Setup ist digital signiert von der Datenschutzfabrik UG. Meldet sich in den ersten Tagen nach einer neuen Fassung trotzdem ein Virenscanner, liegt das an der noch fehlenden Bekanntheit der Datei, nicht an ihrem Inhalt — auf „Weitere Informationen” klicken und den Herausgeber prüfen. Firmen-IT kann den Herausgeber in AppLocker und im Office-Trust-Center freigeben; das Zertifikat liefern wir als Datei mit.

Was die Vorlage nicht leistet

Damit Sie nicht das Falsche kaufen:

• Keine Mehrplatzfähigkeit. Zwei Personen können nicht gleichzeitig in derselben Datei arbeiten, und wer es trotzdem versucht — etwa über einen Netzwerkordner, in dem beide dieselbe Mappe öffnen —, riskiert doppelte Rechnungsnummern und verlorene Eingaben. Bei mehreren Arbeitsplätzen brauchen Sie eine andere Lösung.
• Keine Kundenliste. Das ist eine bewusste Entscheidung, keine fehlende Funktion: Leitweg-ID, USt-IdNr. und E-Mail-Adresse des Kunden stehen auf der Rechnung selbst. Wer Stammkunden hat, legt sich je Kunde eine Kopie der Vorlage an — das ist in Excel der ehrlichere Weg als eine Datenbank, die keine ist.
• Keine automatische Rechnungsnummer. Sie vergeben sie selbst. Der Prüfblock meldet, wenn sie fehlt, zählt aber nicht weiter.
• Keine Anbindung an Warenwirtschaft oder Buchhaltung. Die Vorlage steht für sich. Wer Artikel- und Kundendaten aus einem anderen System braucht, ist mit einer individuellen Anbindung besser bedient.
• Keine Mahnwesen- oder Zahlungsverfolgung. Es ist eine Rechnungsvorlage, kein Fakturaprogramm.
• Kein Empfang von E-Rechnungen. Für eingehende XRechnungen brauchen Sie zusätzlich den kostenlosen Konverter.

Ab etwa fünfzig Rechnungen im Monat, oder sobald mehrere Leute mitschreiben, ist der XrPDF Druckertreiber der passendere Weg.