XRechnung erstellen ohne neue Software
Kurz gesagt: Um eine XRechnung zu erstellen, ist kein neues Rechnungsprogramm nötig. Es gibt drei Wege mit dem Bestand: eine Excel-Vorlage mit Exportfunktion, ein virtueller Druckertreiber, der die XRechnung aus dem Druckvorgang erzeugt, und die Erweiterung der vorhandenen Excel- oder Access-Anwendung um einen Export nach EN 16931.
Warum ein neues Programm meist die falsche Antwort ist
Die naheliegende Reaktion auf die E-Rechnungspflicht ist, sich eine Rechnungssoftware zu kaufen. Für Betriebe, die bisher gar kein System haben, ist das richtig. Für alle anderen ist es der teuerste Weg — nicht wegen der Lizenzkosten, sondern wegen allem, was daran hängt: Stammdaten übertragen, Nummernkreise fortführen, Vorlagen neu bauen, Mitarbeitende umgewöhnen, Altdaten aufbewahren.
Wenn Ihre bisherige Art, Rechnungen zu schreiben, funktioniert, ist die bessere Frage: Wie kommt die XRechnung dazu, ohne dass sich sonst etwas ändert?
Weg 1: Excel, aber mit Exportfunktion
Wenn Sie ohnehin in Excel arbeiten, ist das der direkteste Weg. Die Excel-Rechnungsvorlage von XRechnung PRO sieht aus wie eine Rechnung und verhält sich wie Excel — nur dass sie auf Knopfdruck eine normgerechte XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung ausgibt.
- Kostenlose Fassung: Rechnungen schreiben, verwalten, als PDF ausgeben.
- PRO für 189 € einmalig: zusätzlich Export als XRechnung im UBL-Format und als ZUGFeRD, mit Prüfung vor dem Export und Leitweg-ID je Kunde.
Keine laufenden Kosten, keine Anmeldung, keine Datenübertragung an Dritte — die Datei liegt auf Ihrem Rechner.
Passt, wenn Sie bis etwa fünfzig Rechnungen im Monat schreiben und mit Excel zurechtkommen.
Weg 2: Drucken, und die XRechnung entsteht dabei
Wenn Sie eine Branchensoftware, eine Warenwirtschaft oder ein altes Fakturaprogramm einsetzen, das keine E-Rechnung kann, dann ist der Druckvorgang die verlässlichste Schnittstelle, die dieses Programm hat.
XrPDF meldet sich bei Windows als Drucker an. Sie wählen ihn in Ihrer Software statt des Papierdruckers, und aus dem Ausdruck entstehen ein PDF und eine geprüfte XRechnung. Vor der Ausgabe zeigt ein Prüffenster, welche Felder sicher erkannt wurden und welche Sie bestätigen sollten; bei wiederkehrenden Kunden entfällt dieser Schritt später.
Passt, wenn Ihre Software bleiben soll und niemand eine neue Arbeitsweise lernen will.
Weg 3: Die vorhandene Datei erweitern lassen
Manche Betriebe haben über Jahre eine eigene Excel-Vorlage oder eine Access-Datenbank aufgebaut, die genau zu ihren Abläufen passt. Die aufzugeben, wäre ein Rückschritt.
In diesem Fall wird der Export nachgerüstet: Excel-Vorlagen erweitern oder Access-Anwendungen erweitern. Ihr Layout, Ihre Felder, Ihre Abläufe bleiben; ein zusätzlicher Knopf erzeugt die XRechnung.
Passt, wenn Ihre bestehende Lösung gut ist und nur eine Funktion fehlt.
Die Wege im Vergleich
| Excel-Vorlage PRO | XrPDF | Bestand erweitern | |
|---|---|---|---|
| Kosten | 189 € einmalig | 600 € Einrichtung, ab 49 €/Monat | nach Aufwand |
| Bestehende Software bleibt | nein, Excel wird genutzt | ja, unverändert | ja, erweitert |
| Neue Arbeitsweise nötig | ja, neue Vorlage | nein | nein |
| Geeignet bei vielen Rechnungen | bis etwa 50 im Monat | ja | ja |
| Erzeugt ZUGFeRD | ja | ja | auf Wunsch |
Was Sie in jedem Fall erledigen müssen
Unabhängig vom Weg gibt es zwei Dinge, die keine Software für Sie übernimmt:
Stammdaten vervollständigen. Eine normgerechte E-Rechnung braucht die vollständige Anschrift des Kunden mit Land, seine USt-IdNr., Ihre IBAN in korrekter Schreibweise und bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID. In gewachsenen Kundenlisten fehlt davon meist etwas.
Die erste Rechnung prüfen. Erzeugen Sie eine echte Rechnung und laden Sie sie in den XRechnung-Validator, bevor Sie sie an einen Kunden senden. Wenn etwas grundsätzlich falsch konfiguriert ist, sehen Sie es dort — und nicht erst, wenn der Kunde die Rechnung zurückweist.
Häufige Fragen dazu
Kann ich eine XRechnung in Excel von Hand schreiben?
Theoretisch könnten Sie die XML-Struktur in einem Texteditor tippen. Praktisch ist das keine Option: Eine XRechnung hat je nach Umfang mehrere hundert Zeilen, verlangt exakte Feldnamen und Codes, und ein einziger Tippfehler macht die Datei ungültig. Nutzen Sie eine Vorlage oder ein Werkzeug, das die Datei erzeugt und vor der Ausgabe prüft.
Gibt es einen kostenlosen Weg, XRechnungen zu erstellen?
Für den Empfang und das Lesen ja — unsere Werkzeuge dafür sind kostenlos. Für das Erstellen gibt es kostenlose Angebote im Netz, meist Webformulare, in die man die Rechnung von Hand einträgt. Bei zwei Rechnungen im Jahr ist das vertretbar. Bei regelmäßiger Rechnungsstellung ist die doppelte Eingabe teurer als eine einmalige Lizenz, weil sie jedes Mal Zeit kostet und Fehler erzeugt.
Woran erkenne ich, ob meine erzeugte XRechnung gültig ist?
Nur durch eine Prüfung gegen die Norm. Prüfen Sie Ihre erste selbst erzeugte Rechnung mit dem XRechnung-Validator, bevor Sie sie versenden. Alles andere ist Hoffnung.