Was ist eine XRechnung?
Kurz gesagt: Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung, die ihre Daten in strukturiertem XML enthält statt als Bild oder Text. Sie folgt der europäischen Norm EN 16931 und ist der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Weil eine XRechnung Maschinen als Empfänger hat, lässt sie sich ohne Hilfsmittel nicht sinnvoll am Bildschirm lesen.
Warum gibt es die XRechnung überhaupt?
Papier und PDF haben dasselbe Problem: Ein Mensch muss lesen und abtippen.
Die XRechnung dreht das um. Jede Angabe steckt in einem benannten Datenfeld — Rechnungsnummer, Lieferdatum, Steuersatz, Bankverbindung. Die Buchhaltungssoftware des Empfängers liest sie ein und verbucht sie, ohne dass jemand hinsehen muss.
Am Anfang stand die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die alle Mitgliedstaaten verpflichtete, ein einheitliches elektronisches Rechnungsformat für den öffentlichen Sektor einzuführen; daraus entstand die europäische Norm EN 16931, und aus deren deutscher Ausprägung wiederum die XRechnung, wie wir sie heute kennen.
Wie ist eine XRechnung aufgebaut?
Aus benannten Feldern. Die Norm nennt sie Business Terms, kurz BT. Jedes hat eine feste Bedeutung — unabhängig von Sprache und Software.
| Feld | Bezeichnung in der Norm | Beispiel |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | BT-1 | RE-2026-0125 |
| Rechnungsdatum | BT-2 | 2026-07-14 |
| Leitweg-ID | BT-10 | 991-12345-67 |
| Verkäufer | BT-27 | Muster GmbH |
| Käufer | BT-44 | Kunde AG |
| Rechnungsbetrag brutto | BT-112 | 773,50 |
Diese Felder stehen in einer der beiden zulässigen XML-Syntaxen: UBL (Universal Business Language) oder UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice). Beide sind gleichwertig zulässig, und Empfänger müssen beide annehmen. Die Excel-Rechnungsvorlage von XRechnung PRO erzeugt CII — dieselbe Syntax, die auch ZUGFeRD verwendet.
Woran erkennt man eine XRechnung?
Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor. Am Anfang stehen Zeilen wie diese:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2">
<cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
<cbc:ID>RE-2026-0125</cbc:ID>Entscheidend ist die Zeile mit der CustomizationID. Sie nennt Standard und Version, hier XRechnung 3.0. Fehlt sie, haben Sie keine XRechnung in der Hand — allenfalls eine andere XML-Rechnung.
Eine vollständige Beispieldatei zum Ansehen finden Sie unter XRechnung Beispiel-Datei.
Wie mache ich eine XRechnung lesbar?
Es gibt drei Wege, je nachdem wie oft Sie das brauchen:
- Gelegentlich, eine einzelne Datei: Der kostenlose Online-Konverter wandelt die XML-Datei in ein PDF um. Nichts installieren, nichts anmelden.
- Regelmäßig, ohne Programmierung: Der E-Mail-Konverter nimmt weitergeleitete Rechnungen entgegen und schickt das PDF zurück.
- Im eigenen System: Die API-Schnittstelle bindet die Umwandlung in Ihre Anwendung ein.
Wer muss eine XRechnung ausstellen können?
Gegenüber Bundesbehörden gilt sie schon seit dem 27. November 2020.
Zwischen Unternehmen ist sie gestaffelt. Empfangen: seit dem 1. Januar 2025, ausnahmslos. Ausstellen: ab 2027 für Betriebe über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen. Die vollständige Übersicht steht unter Fristen und Sanktionen.
Häufige Fragen dazu
Kann ich eine XRechnung mit Word oder Excel öffnen?
Technisch ja, sinnvoll nein. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die sich in jedem Texteditor öffnen lässt — Sie sehen dann aber hunderte Zeilen Auszeichnungssprache statt einer Rechnung. Um die Rechnung zu lesen, brauchen Sie einen Betrachter oder wandeln die Datei mit dem kostenlosen Konverter von XRechnung PRO in ein PDF um.
Ist eine XRechnung dasselbe wie eine E-Rechnung?
Nein. E-Rechnung ist der Oberbegriff für jede Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931. Die XRechnung ist eine bestimmte Ausprägung davon, nämlich der deutsche Standard für den öffentlichen Auftraggeber. ZUGFeRD ist eine weitere Ausprägung. Der Unterschied im Detail.
Braucht jede XRechnung eine Leitweg-ID?
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ja — die Leitweg-ID ist dort ein Pflichtfeld und sorgt dafür, dass die Rechnung die richtige Stelle in der Verwaltung erreicht. Der Auftraggeber teilt sie mit der Bestellung mit. Bei Rechnungen zwischen Unternehmen ist sie nicht erforderlich.
Wie erkenne ich, ob eine Datei eine gültige XRechnung ist?
Sie prüfen sie gegen die Norm. Der XRechnung-Validator von XRechnung PRO tut das kostenlos und nennt fehlende oder falsch belegte Pflichtfelder im Klartext. Eine Datei, die nur die Endung .xml trägt, ist noch lange keine normgerechte XRechnung.