E-Rechnung im Handwerk — was Betriebe jetzt brauchen
Kurz gesagt: Handwerksbetriebe müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können und ab 2027 beziehungsweise 2028 auch selbst ausstellen, soweit sie an andere Unternehmen abrechnen. Für Rechnungen an Privatkunden bleibt Papier zulässig. Das größte praktische Problem ist Branchensoftware, die keine normgerechten E-Rechnungen erzeugt.
Warum es im Handwerk unangenehmer ist als woanders
Drei Dinge treffen hier zusammen, die es in einem Büro so nicht gibt.
Die Software ist gewachsen. Handwerkerprogramme sind oft seit fünfzehn Jahren im Einsatz, laufen zuverlässig und werden vom Hersteller nur noch gepflegt, nicht mehr weiterentwickelt. Ein Update auf E-Rechnung ist entweder teuer, an einen Versionswechsel gekoppelt oder gar nicht vorgesehen.
Die Rechnungsarten sind kompliziert. Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen mit Verrechnung, Nachträge, Gutschriften, Bauleistungen mit Reverse Charge, gemischte Steuersätze bei Material und Arbeitszeit. Jeder dieser Fälle muss in der E-Rechnung richtig abgebildet werden, und jeder ist eine Fehlerquelle.
Der Kundenkreis ist gemischt. Privatkunde, Hausverwaltung, Generalunternehmer, Stadtverwaltung — für dieselbe Leistung gelten unterschiedliche Anforderungen an die Rechnung.
Was für Ihren Betrieb gilt
| Sie rechnen ab an | Pflicht zur E-Rechnung beim Ausstellen |
|---|---|
| Privatkunden | keine — Papier und PDF bleiben zulässig |
| Andere Handwerksbetriebe, Firmen, Hausverwaltungen | ab 2027 über 800.000 € Vorjahresumsatz, sonst ab 2028 |
| Generalunternehmer, Bauträger | wie B2B — ab 2027 oder 2028 |
| Kommunen, Ämter, Behörden | bereits heute XRechnung mit Leitweg-ID |
| Wohnungsbaugesellschaften | wie B2B, viele verlangen es schon jetzt |
Die Empfangspflicht gilt unabhängig von allem oben Genannten seit 2025.
Der Weg, der Ihre Software nicht anfasst
Wenn Ihr Programm keine E-Rechnung erzeugt, gibt es einen Weg, der nichts an Ihrer Arbeitsweise verändert: Sie drucken die Rechnung wie immer — nur auf einen anderen Drucker.
XrPDF erscheint in Ihrer Software als gewöhnlicher Drucker. Wählen Sie ihn statt des Papierdruckers aus, entstehen daraus ein PDF und eine geprüfte XRechnung. Kein Datenexport, keine Schnittstelle, keine Schulung: Ihre Monteure und Ihr Büro arbeiten weiter wie bisher.
Zwei Eigenschaften sind dabei bewusst so gebaut:
- Es wird gerechnet, nicht geraten. Stimmt die Summe der Positionen nicht mit dem Rechnungsbetrag überein, fragt das Programm nach, statt eine falsche Rechnung auszugeben.
- Nur Rechnungen werden umgewandelt. Angebote, Aufmaße und Lieferscheine erkennt das Programm und wandelt sie nicht in eine Rechnung um — ein Fehler, der bei automatischer Verarbeitung sonst schnell teuer wird.
Wenn Sie wenige Rechnungen schreiben
Manche Betriebe schreiben ihre Rechnungen ohnehin in Excel, weil die Branchensoftware zu unhandlich ist. Dann ist die Excel-Rechnungsvorlage PRO für 189 Euro einmalig der direkteste Weg: Rechnung wie gewohnt schreiben, per Knopfdruck als XRechnung oder ZUGFeRD exportieren.
Wer eine eigene, über Jahre gewachsene Vorlage nicht aufgeben will, kann sie erweitern lassen — Layout und Ablauf bleiben, der Export kommt dazu.
Die drei Fragen, die Sie diese Woche klären sollten
- Kommen E-Rechnungen bei uns an, und liest sie jemand? Adresse festlegen, Zuständigkeit benennen.
- Wo liegen die XML-Dateien in acht Jahren? Nicht das PDF — die XML-Datei ist das Original. Frage für den Steuerberater.
- Was sagt unser Softwarehersteller schriftlich? Kann das Programm E-Rechnungen, ab wann, zu welchem Preis. Die Antwort per E-Mail, nicht am Telefon.
Bleibt etwas unklar, beschreiben Sie uns Ihre Situation — welche Software, welche Kundenarten, welche Rechnungsarten. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden mit einer Einschätzung, welcher Weg für Ihren Betrieb der günstigste ist.
Häufige Fragen dazu
Wir arbeiten nur für Privatkunden. Betrifft uns die E-Rechnung?
Ja, beim Empfang. Für Ihre Rechnungen an Privatkunden bleibt Papier zulässig, aber Ihre Lieferanten, Ihr Großhändler, Ihre Werkstatt und Ihr Steuerberater werden Ihnen E-Rechnungen schicken. Die müssen Sie annehmen, lesen und acht Jahre aufbewahren können.
Wie funktionieren Abschlags- und Schlussrechnungen als E-Rechnung?
Die Norm EN 16931 kennt Abschlagsrechnungen. In der Schlussrechnung werden die bereits abgerechneten Abschläge als Vorauszahlungen ausgewiesen, sodass nur der Restbetrag zu zahlen ist. Wichtig ist, dass Ihre Software das abbildet — bei selbst gebauten Exporten ist das eine typische Fehlerquelle, weil die Summen dann nicht aufgehen.
Was ist mit Bauleistungen und § 13b UStG?
Reverse Charge lässt sich in der E-Rechnung sauber darstellen: Die Steuerkategorie wird mit dem Code AE ausgewiesen, der Steuersatz beträgt null, und ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gehört in die Rechnung. Prüfen Sie, ob Ihre Software diesen Fall kennt — er wird bei Standardexporten häufig falsch belegt.
Unsere Handwerkersoftware kann keine XRechnung. Müssen wir wechseln?
Nein. Der XrPDF Druckertreiber ist genau für diesen Fall gebaut: Sie drucken die Rechnung wie bisher aus Ihrer Software auf einen virtuellen Drucker, und daraus entsteht neben dem PDF eine geprüfte XRechnung. Ihr System und Ihre Abläufe bleiben unverändert.
Brauchen wir für Kommunen eine Leitweg-ID?
Ja. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die Leitweg-ID ein Pflichtfeld. Sie erhalten sie mit dem Auftrag oder der Bestellung und müssen sie unverändert in die Rechnung übernehmen. Hinterlegen Sie sie am besten dauerhaft beim jeweiligen Auftraggeber in Ihren Stammdaten.