Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen — und ab wann?
Kurz gesagt: Von der Empfangspflicht ist seit dem 1. Januar 2025 jedes inländische Unternehmen betroffen, unabhängig von Rechtsform, Größe und Umsatz — auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb. Von der Ausstellungspflicht sind nur Unternehmen betroffen, die Leistungen an andere inländische Unternehmen abrechnen, gestaffelt ab 2027 und 2028.
Die einfache Antwort
Sind Sie Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes? Dann ja.
Nur anders, als die meisten befürchten. E-Rechnungen schreiben müssen Sie vorerst nicht — das kommt später, und für einen Teil der Betriebe nie. Sie müssen sie empfangen können. Seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist.
Betroffenheit nach Situation
| Ihre Situation | Empfangen | Ausstellen |
|---|---|---|
| GmbH, UG, AG mit B2B-Kunden | Pflicht seit 2025 | ab 2027 oder 2028, je nach Umsatz |
| Einzelunternehmen, Freiberufler mit B2B-Kunden | Pflicht seit 2025 | ab 2027 oder 2028, je nach Umsatz |
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | Pflicht seit 2025 | befreit nach § 34a UStDV |
| Handwerksbetrieb mit Privat- und Geschäftskunden | Pflicht seit 2025 | für die B2B-Rechnungen, ab 2027 oder 2028 |
| Nur Privatkunden (Einzelhandel, Gastronomie, Praxis) | Pflicht seit 2025 | keine Pflicht für Rechnungen an Privatpersonen |
| Verein, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb | Pflicht seit 2025 | ab 2027 oder 2028, je nach Umsatz |
| Umsatzsteuerpflichtige Vermietung | Pflicht seit 2025 | ab 2027 oder 2028, je nach Umsatz |
| Ausländisches Unternehmen ohne inländische Niederlassung | nicht betroffen | nicht betroffen |
Der häufigste Irrtum
„Wir stellen nur Rechnungen an Privatkunden, uns betrifft das nicht.“
Das ist der teuerste Satz zu diesem Thema. Denn die Empfangspflicht hängt nicht daran, an wen Sie schreiben — sie hängt daran, dass Sie Unternehmer sind. Und Ihr Steuerberater, Ihr Werkzeuglieferant, Ihre Werkstatt und Ihr Versicherungsmakler werden Ihnen E-Rechnungen schicken, ob Ihnen das gelegen kommt oder nicht.
Betroffen sind deshalb auch Betriebe, die selbst nie eine E-Rechnung ausstellen werden. Arztpraxen. Friseure. Restaurants. Einzelhändler.
Was Betroffenheit praktisch bedeutet
Nicht um eine Softwareanschaffung. Um drei Fähigkeiten:
- Annehmen. Eine E-Mail-Adresse, an die Geschäftspartner die Datei senden können, und jemand, der dort hineinschaut.
- Lesen. Ein Weg, aus der XML-Datei eine lesbare Rechnung zu machen — dafür genügt der kostenlose Konverter.
- Aufbewahren. Die XML-Originaldatei acht Jahre revisionssicher archivieren. Das PDF, das Sie daraus erzeugen, ist eine Arbeitskopie und ersetzt das Original nicht.
An Punkt drei scheitern die meisten Umstellungen. Er fällt auch am spätesten auf: bei der Betriebsprüfung, dann aber für alle Jahre auf einmal.
Wer muss besonders früh handeln?
Zwei Gruppen. Beide früher, als ihnen lieb ist:
- Zulieferer der öffentlichen Hand. Für Sie gilt die Pflicht längst — gegenüber Bundesbehörden seit dem 27. November 2020. Wer dort noch auf Papier abrechnet, wartet heute schon länger auf sein Geld.
- Betriebe über 800.000 Euro Umsatz. Ihre Ausstellungspflicht beginnt am 1. Januar 2027. Maßgeblich ist der Umsatz des Jahres 2026 — also der, den Sie gerade machen. Kann Ihre Software keine XRechnung, muss das 2026 geklärt werden. Nicht im Dezember 2026.
Eine Selbsteinschätzung mit konkreten Schritten steht unter Vorbereitung auf die XRechnung, passende Checklisten nach Betriebsgröße gibt es hier zum Download.
Häufige Fragen dazu
Bin ich als Kleinunternehmer betroffen?
Ja, aber nur beim Empfang. Auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Sie seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Vom Ausstellen einer E-Rechnung sind Kleinunternehmer nach § 34a UStDV befreit — Sie dürfen weiterhin Papier oder PDF verwenden. Ausführlich für Kleinunternehmer.
Gilt die Pflicht auch für Vereine?
Für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb ja. Ein Verein ist insoweit Unternehmer im Sinne des § 2 UStG und muss E-Rechnungen empfangen können. Der ideelle Bereich ohne unternehmerische Tätigkeit ist nicht betroffen.
Was ist bei Vermietung?
Wer umsatzsteuerpflichtig vermietet, also zur Umsatzsteuer optiert hat, ist Unternehmer und von der Empfangspflicht betroffen. Bei umsatzsteuerfreier Wohnraumvermietung besteht keine Pflicht zur E-Rechnung — Sie sollten trotzdem eingehende E-Rechnungen lesen können, weil Ihre Handwerker sie bald so ausstellen.
Muss ich auch bei Auslandsgeschäften E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Die deutsche Pflicht betrifft ausschließlich Umsätze, bei denen beide Beteiligten im Inland ansässig sind. Für innergemeinschaftliche Lieferungen und Drittlandsgeschäfte gelten die Regeln des jeweiligen Landes — mehrere EU-Staaten führen vergleichbare Pflichten ein.