XRechnung-Konverter im Vergleich — welcher Weg passt?
Kurz gesagt: Es gibt fünf Wege, eine XRechnung lesbar zu machen: ein Online-Konverter im Browser, ein Programm auf dem eigenen Rechner, ein E-Mail-Dienst, eine Schnittstelle für die eigene Anwendung und der kostenlose Viewer der Verwaltung. Welcher passt, hängt an drei Fragen — wie oft, wie sensibel sind die Daten, und soll es automatisch laufen.
Die drei Fragen, die den Weg bestimmen
Bevor Sie Werkzeuge vergleichen, klären Sie drei Dinge. Danach bleibt meist nur eine Möglichkeit übrig.
- Wie oft? Eine Rechnung im Monat ist eine andere Aufgabe als dreißig am Tag.
- Wie empfindlich sind die Daten? Wenn Rechnungsdaten Ihr Netz nicht verlassen dürfen, entfällt jeder Webdienst — auch unserer.
- Soll es ohne Zutun laufen? Automatisierung kostet Geld, spart aber Arbeitszeit.
Die fünf Wege im Vergleich
| Online-Konverter | Programm auf dem PC | E-Mail-Dienst | Schnittstelle | Viewer der Verwaltung | |
|---|---|---|---|---|---|
| Installation nötig | nein | ja | nein | Programmierung | nein |
| Datei verlässt den Rechner | ja | ja (zur Verarbeitung) | ja | ja | nein |
| Läuft automatisch | nein | mit Ordnerüberwachung | ja | ja | nein |
| Ergebnis | PDF per Mail | PDF im eigenen System | Anzeige im Browser | ||
| Kosten | kostenlos | Testfassung kostenlos | ab 49 €/Monat | ab 49 €/Monat | kostenlos |
| Geeignet für | einzelne Dateien | Büro mit regelmäßigem Eingang | laufenden Eingang | eigene Anwendung | einmaliges Ansehen |
Wann welcher Weg passt
Online-Konverter im Browser. Für den Einzelfall die schnellste Lösung: Datei hineinziehen, PDF herunterladen. Kein Konto, keine Installation. Unser kostenloser Konverter arbeitet so.
Programm auf dem eigenen Rechner. Sinnvoll, wenn im Büro regelmäßig Rechnungen anfallen und Sie die Ablage auf Ihrem Rechner behalten wollen. Die HotFolder-Fassung unseres Windows-Konverters überwacht einen Ordner und arbeitet dann ohne Zutun.
E-Mail-Dienst. Der praktischste Weg bei laufendem Eingang, weil er ohne Software funktioniert: Rechnung weiterleiten, PDF kommt zurück. Fast jedes System kann E-Mails senden, deshalb passt der E-Mail-Konverter auch dort, wo Programmierung nicht in Frage kommt.
Schnittstelle. Wenn die Umwandlung in Ihrer eigenen Anwendung passieren soll, führt eine API zum saubersten Ergebnis — das PDF landet direkt dort, wo es hingehört.
Viewer der Verwaltung. Der von der öffentlichen Verwaltung bereitgestellte XRechnung-Viewer zeigt eine Rechnung im Browser an, ohne die Datei an einen Anbieter zu übertragen. Für das einmalige Ansehen ist er eine gute Wahl, und wir nennen ihn hier ausdrücklich, obwohl wir selbst einen Konverter anbieten.
Wann unsere Lösungen nicht die richtigen sind
Damit dieser Vergleich etwas wert ist, hier die Fälle, in denen Sie bei uns falsch sind:
- Sie wollen eine einzelne Rechnung nur ansehen und keine Datei irgendwohin laden. Dann nehmen Sie den Viewer der Verwaltung.
- Ihr Buchhaltungsprogramm kann es schon. Dann brauchen Sie nichts zusätzlich. Fragen Sie erst dort, bevor Sie irgendwo etwas kaufen.
- Rechnungsdaten dürfen Ihr Netz grundsätzlich nicht verlassen. Unsere Werkzeuge übertragen die Datei zur Verarbeitung. Sprechen Sie uns auf eine lokal arbeitende Lösung an — vorhanden ist sie derzeit nicht.
- Sie brauchen die Rechnungsdaten strukturiert in der Buchhaltung, nicht als PDF. Ein Konverter macht Rechnungen lesbar. Für die Übernahme in die Buchhaltung brauchen Sie eine Anbindung.
Der Punkt, den jeder Vergleich übersieht
Egal welchen Weg Sie wählen: Aufbewahrungspflichtig ist nach § 14b UStG die XML-Datei, nicht das erzeugte PDF. Ein Werkzeug, das nur ein schönes PDF liefert und das Original nicht mitnimmt, löst Ihr Problem nur zur Hälfte.
Prüfen Sie deshalb bei jeder Lösung, wo die Originaldatei bleibt. Unser E-Mail-Konverter sendet sie aus genau diesem Grund im Rücklauf mit.
Häufige Fragen dazu
Gibt es einen kostenlosen XRechnung-Viewer, bei dem die Datei den Rechner nicht verlässt?
Ja. Der von der Verwaltung bereitgestellte XRechnung-Viewer verarbeitet die Datei im Browser, ohne sie an einen Anbieter zu übertragen. Wenn Ihnen das wichtig ist, ist er die richtige Wahl — auch wenn wir selbst einen Konverter anbieten. Unsere Lösungen haben ihren Vorteil bei Mengen und Automatisierung, nicht beim reinen Ansehen einer einzelnen Datei.
Was ist der Unterschied zwischen einem Viewer und einem Konverter?
Ein Viewer zeigt die Rechnung am Bildschirm an. Ein Konverter erzeugt daraus eine Datei, in der Regel ein PDF, die Sie ablegen, weiterleiten oder ausdrucken können. Wenn Sie die Rechnung nur einmal ansehen wollen, genügt ein Viewer. Wenn Sie sie in einem Ordner oder Dokumentenmanagement brauchen, brauchen Sie einen Konverter.
Kann mein Buchhaltungsprogramm das nicht selbst?
Zunehmend ja. Die gängigen Programme haben in den letzten Jahren einen Betrachter nachgerüstet. Prüfen Sie das zuerst — wenn Ihre Software eingehende E-Rechnungen anzeigen kann, brauchen Sie keinen zusätzlichen Weg. Fragen Sie beim Hersteller ausdrücklich nach der Anzeige eingehender Rechnungen, nicht nur nach der Ausstellung.
Welcher Weg ist der günstigste?
Beim Ansehen einzelner Rechnungen sind mehrere Wege kostenlos, darunter unser Online-Konverter und der Viewer der Verwaltung. Kosten entstehen erst bei Automatisierung. Rechnen Sie dabei die Arbeitszeit mit: Wer täglich zehn Rechnungen von Hand hochlädt, gibt mehr Geld aus als jemand mit einem Dienst für 49 Euro im Monat.