Checklisten zur Umstellung auf die E-Rechnung
Kurz gesagt: XRechnung PRO stellt drei Checklisten für die Umstellung auf die E-Rechnung kostenlos als PDF bereit, gestaffelt nach Betriebsgröße für Selbstständige und Kleinstunternehmen, für kleine und mittlere Unternehmen sowie für große Unternehmen. Die Dateien lassen sich ohne Anmeldung und ohne Angabe einer E-Mail-Adresse herunterladen.
Die drei Checklisten
Alle drei Dateien decken dieselben Themen ab, unterscheiden sich aber in Tiefe und Zuständigkeiten. Wählen Sie danach, wie viele Personen bei Ihnen an der Rechnungsstellung beteiligt sind.
- Checkliste für Selbstständige und Kleinstunternehmen (PDF) — für Einzelunternehmen, Freiberufler und Betriebe ohne eigene Buchhaltung. Schlank gehalten, mit Fokus auf Empfang und Aufbewahrung.
- Checkliste für kleine und mittlere Unternehmen (PDF) — für Betriebe mit eigener Buchhaltung und gewachsener Software. Enthält zusätzlich die Klärung mit dem Softwarehersteller und die Stammdatenpflege.
- Checkliste für große Unternehmen (PDF) — für Unternehmen mit IT-Abteilung, mehreren Standorten oder Konzernstrukturen. Behandelt außerdem Rollen, Testverfahren und Massenverarbeitung.
Was in jeder Checkliste steht
Die sechs Bereiche, die bei jeder Umstellung geklärt werden müssen:
- Empfang — Adresse, Zuständigkeit, Überwachung
- Lesbarmachen — welcher Weg, wer macht es, bei welcher Menge
- Aufbewahrung — wo liegen die XML-Originale acht Jahre, unveränderbar
- Software — schriftliche Auskunft des Herstellers, Termin, Kosten
- Stammdaten — USt-IdNr., IBAN, Anschriften, Leitweg-ID
- Ausstellung — Format, Testlauf, Stichtag
Wenn Sie beim Abarbeiten hängen bleiben
Die häufigsten zwei Punkte, an denen es stockt, und was dann zu tun ist:
„Mein Softwarehersteller antwortet nicht oder bietet kein Update an.“ Dann brauchen Sie einen Weg ohne den Hersteller. XrPDF erzeugt die XRechnung aus dem Druckvorgang, ohne dass am bestehenden System etwas geändert wird.
„Ich weiß nicht, wo ich die XML-Dateien aufbewahren soll.“ Das ist keine technische, sondern eine organisatorische Frage — und die richtige Adresse dafür ist Ihr Steuerberater. Er kennt Ihre Archivierung und weiß, ob das vorhandene System die Anforderungen erfüllt. Kommen Sie mit dieser Frage zum nächsten Termin, nicht mit der Frage nach Software.
Bleibt etwas offen, schreiben Sie uns kurz — mit welchem System Sie arbeiten und woran es hakt. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden mit einer Einschätzung.
Häufige Fragen dazu
Muss ich meine E-Mail-Adresse angeben, um die Checklisten zu bekommen?
Nein. Die Dateien liegen frei zum Download. Wir halten es für unpassend, ausgerechnet eine Hilfe zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten gegen Adressdaten herauszugeben.
Welche Checkliste passt zu mir?
Nach Zahl der Beteiligten, nicht nach Umsatz. Arbeiten Sie allein oder mit einer Aushilfe, nehmen Sie die Fassung für Selbstständige. Haben Sie eine eigene Buchhaltung, passt die Fassung für kleine und mittlere Unternehmen. Gibt es eine IT-Abteilung und mehrere Standorte, nehmen Sie die Fassung für große Unternehmen.