Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und E-Rechnung?
Kurz gesagt: E-Rechnung ist der gesetzliche Oberbegriff für jede Rechnung, die ihre Daten strukturiert und maschinenlesbar nach der Norm EN 16931 enthält. Die XRechnung ist eine konkrete Ausprägung dieses Oberbegriffs, nämlich der in Deutschland festgelegte Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Jede XRechnung ist eine E-Rechnung, aber nicht jede E-Rechnung ist eine XRechnung.
Der Unterschied in einem Satz
E-Rechnung ist die Gattung, XRechnung ist die Art. Wer XRechnung sagt, meint immer eine E-Rechnung. Wer E-Rechnung sagt, meint nicht zwingend eine XRechnung.
Was macht eine Rechnung zur E-Rechnung?
Nach § 14 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Entscheidend sind zwei Eigenschaften:
- Strukturiert. Jede Angabe steht in einem benannten Feld, nicht als Text an einer bestimmten Stelle im Layout.
- Maschinell verarbeitbar. Die Software des Empfängers kann die Rechnung ohne menschliches Zutun einlesen.
Ein PDF erfüllt beides nicht. Es transportiert das Aussehen einer Rechnung, nicht deren Daten.
Die drei Kategorien im Vergleich
| E-Rechnung | Sonstige Rechnung | Papierrechnung | |
|---|---|---|---|
| Beispiele | XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1 | PDF per E-Mail, Scan, Word | Ausdruck, Brief |
| Daten maschinenlesbar | ja | nein | nein |
| Norm EN 16931 erfüllt | ja | nein | nein |
| Ab 2028 im inländischen B2B zulässig | ja | nein | nein |
| Zustimmung des Empfängers nötig | nein | ja | nein |
Der letzte Punkt überrascht viele: Für die E-Rechnung braucht es keine Zustimmung, für das PDF schon. Das Verhältnis hat sich mit der Gesetzesänderung umgedreht.
Und wo bleibt die XRechnung?
Die XRechnung ist die deutsche Umsetzung der Norm für den öffentlichen Sektor, gepflegt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Sie legt über die europäische Norm hinaus zusätzliche Regeln fest — etwa die Leitweg-ID, mit der eine Rechnung die zuständige Stelle in der Verwaltung erreicht.
Eine XRechnung ist immer eine reine XML-Datei. Wer sie ansehen will, braucht einen Betrachter oder wandelt sie um; dafür genügt der kostenlose Konverter von XRechnung PRO.
Welche Bezeichnung sollte ich im Gespräch verwenden?
Wenn Ihr Steuerberater oder Ihr Softwarehaus nach dem Format fragt, hilft diese Zuordnung:
- „Ich brauche eine E-Rechnung“ — richtig, wenn es um die gesetzliche Pflicht geht.
- „Ich brauche eine XRechnung“ — richtig, wenn der Empfänger eine Behörde ist oder ausdrücklich dieses Format verlangt.
- „Ich brauche eine ZUGFeRD-Rechnung“ — richtig, wenn der Empfänger ein Unternehmen ist und ein lesbares PDF mitkommen soll.
Alle drei Wege deckt XRechnung PRO ab: die Excel-Vorlage PRO exportiert XRechnung und ZUGFeRD, XrPDF erzeugt beides aus einem Druckvorgang.
Häufige Fragen dazu
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine PDF-Datei, die per E-Mail versandt wird, gesetzlich als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung muss ihre Daten strukturiert und maschinenlesbar enthalten. Ein PDF enthält ein Bild der Rechnung, keine auslesbaren Felder.
Muss ich mich zwischen XRechnung und ZUGFeRD entscheiden?
Als Aussteller ja, für jede Rechnung. Beide Formate sind zulässig. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die XRechnung der sichere Weg, weil sie dort vorgeschrieben oder ausdrücklich erwartet wird. Zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD oft angenehmer, weil die Datei gleichzeitig ein lesbares PDF ist.
Welches Format muss ich empfangen können?
Grundsätzlich jedes Format nach EN 16931 — in der Praxis vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Sie können mit dem Geschäftspartner ein bestimmtes Format vereinbaren, aber Sie können nicht verlangen, gar keine E-Rechnung zu erhalten.