E-Rechnung — Schulung für Unternehmen
auf Anfrage · Erstgespräch kostenfrei
Kurz gesagt: XRechnung PRO schult Mitarbeitende in Unternehmen zur E-Rechnung: rechtliche Pflichten und Fristen, die zulässigen Formate, der Umgang mit eingehenden Rechnungen, die Aufbewahrungspflicht und die praktische Umstellung im eigenen Betrieb. Die Schulung findet vor Ort oder online statt und richtet sich nach dem tatsächlichen Ablauf im Haus.
Was in der Schulung behandelt wird
Der Inhalt richtet sich nach Ihrem Betrieb. Diese Bereiche kommen fast immer vor:
Rechtlicher Rahmen. Was das Gesetz seit 2025 verlangt, welche Fristen für Ihren Betrieb gelten, warum ein PDF keine E-Rechnung mehr ist und was die Übergangsregelungen bedeuten. Konkret an Ihrer Umsatzgröße durchgerechnet, nicht allgemein.
Formate. XRechnung und ZUGFeRD, was der Unterschied ist und wann welches Format passt. Was die Leitweg-ID ist und woher sie kommt.
Rechnungseingang. Wie eingehende E-Rechnungen ankommen, wer sie prüft, was bei formalen Mängeln zu tun ist und warum der Vorsteuerabzug davon abhängt.
Aufbewahrung. Der Punkt, der in der Praxis am häufigsten falsch gemacht wird: aufbewahrungspflichtig ist die XML-Datei, nicht das erzeugte PDF. Acht Jahre, unveränderbar.
Rechnungsausgang. Welcher Weg für Ihre Software in Frage kommt, was die Sonderfälle sind — Abschlagsrechnung, Gutschrift, Reverse Charge — und wie man vor dem Versand prüft.
Übung an echten Dateien. Teilnehmende wandeln eine XRechnung um, prüfen eine fehlerhafte Datei und lesen die Fehlermeldung. Das ist der Teil, der hängen bleibt.
Was Sie danach in der Hand haben
Keine Zertifikate, sondern eine Liste. Am Ende der Schulung steht eine Checkliste mit den Punkten, die in Ihrem Betrieb noch offen sind — jeweils mit Zuständigem und Frist. Erfahrungsgemäß sind das zwischen fünf und fünfzehn Punkte, und drei davon kennt vorher niemand.
Was wir nicht machen
- Keine Produktschulung. Wir schulen auf die Anforderung, nicht auf unsere Software. Wenn ein Standardprodukt eines anderen Anbieters für Sie passt, sagen wir das.
- Keine steuerliche Beratung. Bei Zweifelsfragen zur Umsatzsteuer verweisen wir an Ihren Steuerberater.
- Keine Rechtsberatung. Wir stellen die Rechtslage dar und nennen die Quellen. Die rechtliche Bewertung Ihres Einzelfalls gehört zum Anwalt oder Steuerberater.
Für Steuerberatungskanzleien gibt es eine eigene Fassung: Schulung für Steuerberater.
So läuft es ab
- 1 Vorgespräch
Wir klären, welche Software Sie einsetzen, welche Rechnungsarten vorkommen und wer teilnimmt. Danach richtet sich der Inhalt — eine allgemeine Schulung nützt niemandem.
- 2 Unterlagen vorbereiten
Sie stellen anonymisierte Beispielrechnungen bereit. Wir arbeiten in der Schulung mit Ihren Rechnungen, nicht mit erfundenen.
- 3 Schulung
Halbtägig oder ganztägig, vor Ort oder online. Rechtliche Grundlagen, Formate, Ihr konkreter Ablauf, Übungen an echten Dateien.
- 4 Nachbereitung
Sie erhalten die Unterlagen und eine Checkliste mit den Punkten, die in Ihrem Betrieb noch offen sind — mit Zuständigkeit und Frist.
Häufige Fragen
Wie viele Personen können teilnehmen?
Sinnvoll sind bis zu zwölf Personen, damit Rückfragen zu konkreten Vorgängen möglich bleiben. Bei größeren Gruppen wird es ein Vortrag statt einer Schulung — dann sollten wir über zwei Termine sprechen.
Bringt eine Schulung etwas, wenn wir die Software noch nicht haben?
Ja, und der Zeitpunkt ist sogar günstig. Wer die Anforderungen versteht, bevor er eine Lösung auswählt, kauft seltener das Falsche. Wir schulen ausdrücklich nicht auf ein Produkt, sondern auf die Anforderung.
Ist das eine steuerliche Beratung?
Nein. Wir erklären die technischen und organisatorischen Anforderungen der E-Rechnung und die gesetzlichen Fristen. Steuerliche Beratung im Einzelfall darf und will wir nicht leisten — dafür ist Ihr Steuerberater zuständig, und bei Zweifelsfragen verweisen wir ausdrücklich dorthin.
Können Sie auch nur zu einem einzelnen Thema schulen?
Ja. Häufig gefragt sind zwei Halbtage getrennt nach Zielgruppe: einer für die Buchhaltung zum Rechnungseingang und zur Aufbewahrung, einer für die IT zu Formaten und Schnittstellen.