Fristen der E-Rechnungspflicht 2025, 2027 und 2028
Kurz gesagt: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — dafür gibt es keine Übergangsregelung. Beim Ausstellen greift eine Staffel: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle inländischen B2B-Umsätze.
Wer muss wann was können?
Die Pflichten unterscheiden sich danach, ob Sie eine Rechnung bekommen oder schreiben. Diese Unterscheidung wird in der Praxis am häufigsten übersehen.
| Zeitraum | Empfangen | Ausstellen |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | Pflicht für alle | Papier und PDF weiter erlaubt |
| 1.1.2025 – 31.12.2026 | Pflicht für alle | Papier und PDF weiter erlaubt (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers) |
| 1.1.2027 – 31.12.2027 | Pflicht für alle | Pflicht bei über 800.000 € Vorjahresumsatz, sonst weiter Übergangsregelung |
| ab 1.1.2028 | Pflicht für alle | Pflicht für alle |
Bin ich ab 2027 verpflichtet?
Vier Fälle, und der erste entscheidet.
| Ihre Lage | Ab wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen |
|---|---|
| Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € | 1. Januar 2027 |
| Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 € | 1. Januar 2028 |
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | gar nicht — dauerhaft befreit |
| Sie rechnen über EDI ab | 1. Januar 2028, unabhängig vom Umsatz |
Maßgeblich ist nicht der Umsatz aus Ihrer BWA, sondern der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG des vorangegangenen Kalenderjahres — für die Pflicht ab 2027 also das Jahr 2026. Die beiden Zahlen können auseinanderfallen. Im Zweifel klärt das Ihr Steuerberater in zwei Minuten.
Empfangen müssen alle, seit dem 1. Januar 2025. Diese Zeile hat keine Ausnahme — auch nicht für Kleinunternehmer.
Sonderfall EDI: ein Jahr länger, ohne Umsatzgrenze
Wer heute über EDI abrechnet, darf das bis zum 31. Dezember 2027 weiterführen — auch bei einem Umsatz weit über 800.000 Euro. Das steht in § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG und ist eine eigenständige Regel, nicht Teil der Umsatzstaffel.
Zwei Bedingungen hängen daran: Der Empfänger muss zustimmen, und es muss sich um EDI im Sinne von Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG handeln — nicht jeder Dateiaustausch zwischen zwei Systemen fällt darunter.
Ab 2028 gilt die Regel nicht mehr. Dann muss auch ein EDI-Verfahren die Angaben nach EN 16931 liefern.
Warum 2028 für viele faktisch 2027 bedeutet
Die Pflicht ist gestaffelt, die Praxis ist es nicht. Unternehmen über 800.000 Euro stellen ihre Rechnungsprozesse zum 1. Januar 2027 um — und viele von ihnen werden von ihren Lieferanten dann dasselbe erwarten, auch wenn deren eigene Frist erst ein Jahr später greift.
Rechtlich kann niemand von Ihnen eine E-Rechnung verlangen, bevor Sie dazu verpflichtet sind. Praktisch gilt: Wer 2027 als Lieferant eines großen Kunden noch Papier schickt, bekommt Rückfragen — und in Einkaufsabteilungen, die auf automatische Verarbeitung umgestellt haben, kostet eine Papierrechnung Bearbeitungszeit, die jemand bezahlen muss.
Das ist kein Grund zur Eile, aber einer, die eigene Frist nicht als Planungsziel zu nehmen.
Was heißt „empfangen können“ konkret?
Es genügt, wenn Sie eine E-Mail-Adresse bereithalten, an die Geschäftspartner E-Rechnungen senden können, und wenn Sie die eingehende Datei lesen und aufbewahren können. Ein besonderes Empfangsportal ist nicht vorgeschrieben.
Praktisch heißt das drei Dinge:
- Eine Adresse, die Sie überwachen. Viele Betriebe richten dafür
rechnung@ein. - Ein Weg, die Datei lesbar zu machen. Dafür genügt der kostenlose Konverter, bei größeren Mengen der E-Mail-Konverter.
- Revisionssichere Aufbewahrung der XML-Datei. Aufbewahrungspflichtig ist das strukturierte Original, nicht das daraus erzeugte PDF. Das ist der Punkt, an dem die meisten Umstellungen unvollständig bleiben.
Warum ist ein PDF keine E-Rechnung mehr?
Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Gesetz drei Arten von Rechnungen:
- E-Rechnung — strukturiertes Format nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
- Sonstige Rechnung — alles andere in elektronischer Form, insbesondere die PDF-Datei per E-Mail.
- Papierrechnung — der Ausdruck.
Eine PDF-Rechnung ist damit rechtlich eine sonstige Rechnung. Solange die Übergangsregelung läuft, dürfen Sie sie noch verwenden — aber nur mit Zustimmung des Empfängers, und diese Zustimmung sollte dokumentiert sein.
Welche Folgen hat ein Verstoß?
Ein eigener Bußgeldtatbestand für „keine E-Rechnung“ existiert nicht. Die Folgen ergeben sich mittelbar und sind trotzdem unangenehm:
- Vorsteuerabzug in Gefahr. Liegt keine ordnungsgemäße Rechnung vor, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen. Bei einer Betriebsprüfung trifft das rückwirkend ganze Jahrgänge.
- Kein Anspruch auf eine andere Form. Ab dem Zeitpunkt der Pflicht kann der Empfänger nicht verlangen, dass ihm stattdessen ein PDF geschickt wird — und der Aussteller darf es nicht mehr.
- Zahlungsverzögerungen. Wer nicht verarbeiten kann, was ankommt, zahlt zu spät. Das kostet Skonto und belastet die Geschäftsbeziehung.
- Aufbewahrungsmängel. Wer nur das PDF archiviert und die XML-Datei verwirft, verstößt gegen die Aufbewahrungspflicht — unabhängig davon, ob die Rechnung sonst korrekt war.
Was ist mit Rechnungen an Behörden?
Dort gilt die Pflicht deutlich länger. Gegenüber Bundesbehörden müssen Rechnungen bereits seit dem 27. November 2020 elektronisch übermittelt werden, in den meisten Bundesländern seit 2022 oder 2023. Maßgeblich ist die jeweilige E-Rechnungsverordnung des Bundes oder des Landes. Bei diesen Rechnungen ist die Leitweg-ID ein Pflichtfeld.
Eine Ausnahme, die kleinere Betriebe entlastet: Direktaufträge bis 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer sind nach § 3 Abs. 3 ERechV von der Pflicht ausgenommen. Die Reparatur für 400 Euro im Auftrag eines Bundesamts verlangt also keine XRechnung — der Rahmenvertrag über 40.000 Euro sehr wohl.
Was sollte ich jetzt tun?
Wenn Sie noch nichts umgestellt haben, ist die Reihenfolge wichtiger als die Geschwindigkeit:
- Prüfen, ob eingehende E-Rechnungen bei Ihnen ankommen und lesbar sind.
- Klären, wie Sie die XML-Originale acht Jahre lang aufbewahren.
- Erst dann klären, wie Sie selbst E-Rechnungen ausstellen — dafür haben Sie je nach Umsatz bis 2027 oder 2028 Zeit.
Eine ausführliche Anleitung mit Checkliste steht unter Vorbereitung auf die XRechnung.
Häufige Fragen dazu
Gilt die Übergangsregelung bis 2027 auch für den Empfang von E-Rechnungen?
Nein. Die Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG gelten ausschließlich für Rechnungsaussteller. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 ausnahmslos für jedes inländische Unternehmen. Ein technisches Postfach — in der Praxis genügt eine E-Mail-Adresse — muss vorhanden sein.
Zählt der Umsatz von 2026 oder der laufende Umsatz für die 800.000-Euro-Grenze?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres. Für die Pflicht ab dem 1. Januar 2027 ist das der Umsatz des Jahres 2026. Wer 2026 über 800.000 Euro lag, muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen; wer darunter lag, hat bis Ende 2027 Zeit.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung empfangen kann?
Ein unmittelbares Bußgeld ist für den Empfang nicht vorgesehen. Das praktische Risiko liegt woanders: Der Rechnungsaussteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er die E-Rechnung abgesendet hat. Wer sie nicht verarbeiten kann, riskiert den Vorsteuerabzug, weil ihm keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Gesetzes vorliegt, und gerät zusätzlich in Verzug bei der Zahlung.
Muss ich Rechnungen an Privatkunden auch als E-Rechnung ausstellen?
Nein. Die Pflicht betrifft ausschließlich inländische Umsätze zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen dürfen weiterhin auf Papier oder als PDF ausgestellt werden.
Gilt die Ausstellungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit — dauerhaft, nicht nur übergangsweise, nach § 34a UStDV. Papier und PDF bleiben für sie zulässig. Die Empfangspflicht gilt dagegen auch für sie, seit dem 1. Januar 2025 und ohne Ausnahme. Mehr dazu: E-Rechnung als Kleinunternehmer.
Ich rechne über EDI ab. Gilt für mich auch der 1. Januar 2027?
Nein. Für Rechnungen, die über ein EDI-Verfahren übermittelt werden, läuft die Übergangsregelung nach § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG bis zum 31. Dezember 2027 — und zwar unabhängig vom Umsatz. Diese Regel steht neben der Umsatzstaffel, nicht in ihr. Vorausgesetzt ist die Zustimmung des Empfängers und ein EDI-Verfahren im Sinne von Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG. Ab 2028 muss auch ein EDI-Verfahren die Angaben nach EN 16931 liefern.
Gilt die Pflicht auch für Kleinbetragsrechnungen?
Nein. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. Sie dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.