Vorbereitung auf die E-Rechnung — was Sie jetzt tun sollten
Kurz gesagt: Die Umstellung auf die E-Rechnung gelingt in sieben Schritten. Zuerst wird der Empfang sichergestellt, weil diese Pflicht seit 2025 gilt und keine Übergangsfrist hat. Danach folgen die revisionssichere Aufbewahrung der XML-Originale, die Prüfung der eigenen Software und erst zuletzt die Ausstellung eigener E-Rechnungen — für die je nach Umsatz bis 2027 oder 2028 Zeit bleibt.
Die richtige Reihenfolge
Der häufigste Fehler bei der Umstellung ist, mit dem Ausstellen anzufangen. Das ist verständlich — man denkt an eigene Rechnungen —, aber es ist die falsche Reihenfolge. Die Empfangspflicht gilt bereits, die Ausstellungspflicht erst 2027 oder 2028.
Arbeiten Sie deshalb von hinten nach vorn: erst das, was heute gilt.
Schritt 1 bis 3: Was sofort erledigt sein muss
Empfangsadresse festlegen. Eine Adresse wie rechnung@ihrefirma.de, die jemand tatsächlich liest. Sie muss nirgends angemeldet werden, sollte aber im Impressum und in Ihren Geschäftsunterlagen stehen.
Lesbarmachen. Wenn eine XRechnung ankommt, muss jemand sie prüfen können. Bei wenigen Rechnungen im Monat genügt der kostenlose Konverter. Kommen täglich Rechnungen, lohnt der E-Mail-Konverter, der die Umwandlung automatisch übernimmt.
Aufbewahrung. Hier wird es ernst. Aufbewahrungspflichtig ist die XML-Datei, nicht das PDF. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Ihrem Dokumentenmanagement, wo diese Dateien acht Jahre unveränderbar liegen. Wer nur das erzeugte PDF ablegt, hat ein Problem — es fällt nur erst bei der nächsten Betriebsprüfung auf.
Schritt 4 bis 7: Was bis 2027 stehen muss
Geschäftspartner informieren. Teilen Sie Ihre Empfangsadresse aktiv mit. Fragen Sie bei größeren Kunden nach, welches Format sie erwarten — XRechnung oder ZUGFeRD. Eine einmalige Klärung erspart dauerhaft Rückfragen.
Software prüfen — schriftlich. Fragen Sie Ihren Softwarehersteller nicht am Telefon, sondern per E-Mail: Erzeugt das Programm E-Rechnungen nach EN 16931? Ab welcher Version? Was kostet das Update? Die schriftliche Antwort ist Ihre Entscheidungsgrundlage — und im Zweifel Ihr Nachweis, dass Sie sich gekümmert haben.
Stammdaten ergänzen. Eine normgerechte E-Rechnung braucht Angaben, die in gewachsenen Kundenstämmen häufig fehlen:
- vollständige Anschrift mit Land
- USt-IdNr. oder Steuernummer des Kunden
- eigene IBAN in korrekter Schreibweise
- bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID je Empfänger
Ausstellung testen. Erzeugen Sie vor dem Stichtag eine echte Rechnung, prüfen Sie sie mit dem Validator und senden Sie sie an einen Kunden, der Ihnen Rückmeldung gibt. Ein Test, der erst am 2. Januar stattfindet, ist kein Test, sondern ein Risiko.
Was tun, wenn die Software nicht mitspielt?
Das ist der häufigste Fall in kleinen und mittleren Betrieben — Warenwirtschaft aus den Zweitausendern, Access-Datenbank vom früheren Mitarbeiter, gewachsene Excel-Vorlage. Sie haben drei Möglichkeiten, in aufsteigender Reihenfolge des Aufwands:
- Rechnung drucken und die XRechnung daraus erzeugen. XrPDF arbeitet als virtueller Drucker — das bestehende System bleibt unangetastet.
- Vorlage erweitern lassen. Bei Excel und Access lässt sich der Export nachrüsten, ohne Layout und Abläufe zu verändern: Excel-Vorlagen oder Access-Anwendungen.
- Schnittstelle bauen. Bei ERP- und CRM-Systemen mit Datenbankzugang ist eine eigene Anbindung der saubere Weg.
Checklisten für Ihren Betrieb
Für die Umstellung gibt es drei Checklisten, gestaffelt nach Betriebsgröße — kostenlos und ohne E-Mail-Abfrage zum Download.
Häufige Fragen dazu
Womit fange ich an, wenn ich noch gar nichts gemacht habe?
Mit dem Empfang. Legen Sie eine Adresse fest, an die E-Rechnungen gehen, und klären Sie, wie Sie eine XML-Datei lesbar machen. Beides ist an einem Vormittag erledigt und deckt die Pflicht ab, die bereits gilt. Die Ausstellung eigener E-Rechnungen hat Zeit bis 2027 oder 2028.
Muss ich eine neue Buchhaltungssoftware kaufen?
Nicht zwingend. Für den Empfang genügt eine Möglichkeit, die Datei zu lesen und aufzubewahren. Für die Ausstellung brauchen Sie eine Lösung, die normgerechte Dateien erzeugt — das kann eine erweiterte Excel-Vorlage sein, ein Druckertreiber wie XrPDF oder eine Schnittstelle zum bestehenden System. Ein Systemwechsel ist der aufwendigste von mehreren Wegen, nicht der einzige.
Was mache ich, wenn mein Softwarehersteller kein Update anbietet?
Dann brauchen Sie einen Weg, der ohne Mitwirkung des Herstellers funktioniert. Genau dafür ist XrPDF gedacht: Sie drucken die Rechnung wie bisher aus Ihrem System, und die XRechnung entsteht aus dem Druckvorgang. Alternativ lässt sich eine Schnittstelle bauen.
Wie prüfe ich, ob meine E-Rechnung wirklich normgerecht ist?
Mit einer echten Prüfung gegen die Norm, nicht durch Ansehen. Der XRechnung-Validator prüft kostenlos gegen EN 16931 und XRechnung 3.0 und nennt jede Abweichung im Klartext. Machen Sie das einmal mit einer echten Rechnung, bevor Sie umstellen.