Rechtliche Grundlagen der XRechnung
Kurz gesagt: Die XRechnung beruht auf einer Kette von Rechtsakten: Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtete die Mitgliedstaaten zu einem einheitlichen Format, die Norm EN 16931 legt das Datenmodell fest, die E-Rechnungsverordnung regelt den Verkehr mit Bundesbehörden, und § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes macht die E-Rechnung zwischen Unternehmen verpflichtend.
Die Kette der Rechtsakte
Vier Ebenen, die aufeinander aufbauen. Wer sie auseinanderhält, versteht am Ende auch, warum die XRechnung so aussieht, wie sie aussieht — und warum das Gesetz sie an keiner Stelle namentlich verlangt.
1. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtete alle Mitgliedstaaten, bis 2019 dafür zu sorgen, dass öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Sie schrieb kein Format vor, sondern gab dem europäischen Normungsinstitut CEN den Auftrag, eines zu entwickeln.
2. Die Norm EN 16931 ist das Ergebnis dieses Auftrags. Sie definiert kein Dateiformat, sondern ein semantisches Datenmodell: Welche Angaben enthält eine Rechnung, wie heißen sie, welche sind verpflichtend. Die Felder werden als Business Terms mit den Kennungen BT-1 bis BT-181 geführt. Zulässig sind zwei Syntaxen, UBL und UN/CEFACT CII.
3. Die E-Rechnungsverordnung (ERechV) setzt die Richtlinie für den Bund um. Sie bestimmt, dass Rechnungen an Bundesbehörden elektronisch zu übermitteln sind, und legt die XRechnung als maßgeblichen Standard fest. Die Länder haben eigene, teils abweichende Verordnungen erlassen.
4. § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes geht darüber hinaus. Er betrifft nicht mehr nur den öffentlichen Sektor, sondern den gesamten inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung dort der gesetzliche Regelfall.
Was § 14 UStG genau verlangt
Der Wortlaut ist sperrig, die Aussage einfach.
Das Gesetz definiert die E-Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der Norm EN 16931 entsprechen — oder einem Format, auf das sich Aussteller und Empfänger geeinigt haben, solange die erforderlichen Angaben richtig extrahierbar sind.
Daraus folgen zwei Dinge, die häufig übersehen werden:
- Das Gesetz nennt die XRechnung nicht. Es verlangt ein Format nach EN 16931 — XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 erfüllen das beide.
- Für die E-Rechnung ist keine Zustimmung des Empfängers erforderlich. Umgekehrt braucht die sonstige Rechnung, also das PDF, eine Zustimmung.
Aufbewahrung — der unterschätzte Teil
§ 14b UStG verlangt die Aufbewahrung über acht Jahre. Diese Frist ist neu: Bis Ende 2024 waren es zehn Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat im Gesetzestext das Wort „zehn“ durch „acht“ ersetzt, wirksam für alle Rechnungen, deren Frist am 1. Januar 2025 noch lief.
Nicht alles ist damit auf acht Jahre gesunken. Verkürzt wurden die Buchungsbelege, und dazu zählen Rechnungen. Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren.
Für die E-Rechnung heißt die Aufbewahrungspflicht konkret: Sie müssen die strukturierte Datei aufbewahren, nicht deren Darstellung.
Wer eine eingehende XRechnung in ein PDF umwandelt, das PDF ablegt und die XML-Datei löscht, hat seine Aufbewahrungspflicht verletzt — auch wenn das PDF inhaltlich vollständig ist. Das ist der Punkt, an dem viele Umstellungen unvollständig bleiben.
Zusätzlich gelten die GoBD: unveränderbare Ablage, Nachvollziehbarkeit, maschinelle Auswertbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist.
Was gilt gegenüber Behörden?
| Empfänger | Rechtsgrundlage | Pflicht seit |
|---|---|---|
| Bundesbehörden | ERechV | 27. November 2020 |
| Landesbehörden | jeweilige Landesverordnung | überwiegend 2022 bis 2024 |
| Kommunen | Landesrecht, teils abweichend | unterschiedlich |
Bei diesen Rechnungen ist die Leitweg-ID ein Pflichtfeld. Sie wird vom Auftraggeber mitgeteilt und muss unverändert übernommen werden.
Keine Rechtsberatung
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Häufige Fragen dazu
Ist die XRechnung selbst ein Gesetz?
Nein. Die XRechnung ist ein technischer Standard, herausgegeben von der KoSIT. Verpflichtend wird sie durch Rechtsakte, die auf sie verweisen — etwa die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Das Umsatzsteuergesetz selbst nennt die XRechnung nicht namentlich, sondern verlangt ein Format nach EN 16931; die XRechnung erfüllt diese Anforderung.
Wie lange muss ich eine E-Rechnung aufbewahren?
Acht Jahre nach § 14b UStG — bis Ende 2024 waren es zehn. Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Teil, also die XML-Datei beziehungsweise bei ZUGFeRD das eingebettete XML. Ein daraus erzeugtes PDF ist eine Arbeitskopie und genügt der Aufbewahrungspflicht nicht. Ausführlich zur Aufbewahrung.
Muss die E-Rechnung signiert werden?
Nein. Eine elektronische Signatur ist für die E-Rechnung nicht vorgeschrieben. Erforderlich ist, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind — das kann durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren nach § 14 Abs. 3 UStG sichergestellt werden.
Gelten in anderen EU-Ländern dieselben Regeln?
Die Norm EN 16931 gilt europaweit, die nationalen Ausprägungen und Fristen unterscheiden sich aber erheblich. Italien hat mit FatturaPA früh eine eigene Pflicht eingeführt, Frankreich nutzt Factur-X, andere Staaten folgen zu unterschiedlichen Terminen. Für inländische Umsätze in Deutschland ist ausschließlich § 14 UStG maßgeblich.