Bestehende Excel-Rechnungsvorlagen erweitern
auf Anfrage · Erstgespräch kostenfrei
Kurz gesagt: XRechnung PRO erweitert eine vorhandene Excel-Rechnungsvorlage so, dass sie zusätzlich zum PDF eine normgerechte XRechnung und auf Wunsch eine ZUGFeRD-Rechnung ausgibt. Layout, Felder und der gewohnte Ablauf bleiben unverändert — es kommt nur eine Ausgabefunktion hinzu. Für ein Angebot genügt eine leere Vorlage ohne echte Kundendaten.
Warum eine gewachsene Vorlage wertvoll ist
Wer seit Jahren mit einer eigenen Excel-Rechnungsvorlage arbeitet, hat darin mehr investiert als es aussieht: die richtige Reihenfolge der Felder, die Formulierungen, die Rabattlogik, den Nummernkreis, die Textbausteine für wiederkehrende Leistungen. Das alles funktioniert, und alle im Betrieb kennen es.
Diese Vorlage gegen eine fremde zu tauschen, nur weil eine Exportfunktion fehlt, ist ein schlechtes Geschäft. Deshalb gibt es diese Leistung.
Was genau eingebaut wird
Eine Schaltfläche, die aus den Daten des aktuellen Rechnungsblatts eine normgerechte XRechnung erzeugt. Dazu gehört mehr als das Schreiben einer XML-Datei:
- Zuordnung Ihrer Felder zu den Business Terms der Norm EN 16931
- Prüfung vor der Ausgabe — rechnen die Summen auf, sind alle Pflichtfelder belegt
- Leitweg-ID je Kunde, wenn Sie an öffentliche Auftraggeber abrechnen
- Steuerkategorien richtig belegt, auch bei Reverse Charge und Steuerbefreiung
- Ablage an einem Ort, den Sie festlegen, mit sprechendem Dateinamen
- Auf Wunsch zusätzlich ZUGFeRD, also ein PDF mit eingebettetem XML
Was wir zum Angebot brauchen
Nur eines: eine leere Kopie Ihrer Vorlage, ohne echte Kundendaten, an excel-schnittstelle@xrechnung.pro.
Wenn bei Ihnen Sonderfälle vorkommen — Abschlagsrechnungen, Gutschriften, gemischte Steuersätze, Bauleistungen mit Reverse Charge —, schreiben Sie das dazu. Diese Fälle bestimmen den Aufwand mehr als das Layout.
Sie erhalten innerhalb von 24 Stunden ein Angebot mit Preis und Termin.
Wann wir abraten
Es gibt Fälle, in denen eine Erweiterung nicht der richtige Weg ist, und wir sagen das dann:
- Die Vorlage ist über Jahre verschachtelt gewachsen und niemand versteht sie vollständig. Dann ist eine Erweiterung ein Risiko, kein Fortschritt.
- Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig damit. Excel ist dafür nicht gebaut; das Problem wird durch eine Exportfunktion nicht kleiner.
- Sie schreiben hunderte Rechnungen im Monat. Dann ist die Vorlage ohnehin am Ende ihrer Möglichkeiten, und eine Anbindung an ein System lohnt sich mehr.
- Ihre Rechnungen entstehen eigentlich in einer anderen Software und werden nur in Excel abgeschrieben. Dann setzen Sie besser dort an, etwa mit dem XrPDF Druckertreiber.
So läuft es ab
- 1 Leere Vorlage senden
Senden Sie uns Ihre Rechnungsvorlage ohne echte Kundendaten an excel-schnittstelle@xrechnung.pro. Eine ausgeräumte Kopie genügt völlig.
- 2 Angebot innerhalb von 24 Stunden
Wir sehen uns den Aufbau an und nennen Preis und Termin. Wenn Ihre Vorlage so gebaut ist, dass eine Erweiterung unwirtschaftlich wäre, sagen wir das und schlagen einen anderen Weg vor.
- 3 Erweiterung
Wir bauen die Exportfunktion ein, ohne Layout, Formeln oder Ihre Arbeitsweise zu verändern. Es kommt eine Schaltfläche hinzu, sonst sieht alles aus wie vorher.
- 4 Test mit Ihren Rechnungen
Wir erzeugen aus Ihrer Vorlage echte XRechnungen und prüfen sie gegen die Norm — einschließlich der Sonderfälle, die bei Ihnen vorkommen.
- 5 Übergabe
Sie erhalten die erweiterte Datei mit einer kurzen Anleitung. Auf Wunsch weisen wir Ihre Mitarbeitenden in einem Termin ein.
Häufige Fragen
Warum soll ich eine leere Vorlage senden und keine echte Rechnung?
Weil wir für die Analyse den Aufbau brauchen, nicht Ihre Kundendaten. Eine Vorlage mit Namen, Anschriften und Beträgen echter Kunden zu versenden, ist datenschutzrechtlich unnötig riskant — für uns genügt eine ausgeräumte Kopie. Wenn ein Sonderfall nur mit Beispielwerten verständlich wird, nehmen Sie erfundene.
Bleibt mein Layout wirklich unverändert?
Ja. Die Erweiterung ergänzt eine Ausgabefunktion, sie baut die Vorlage nicht um. Ihr Briefkopf, Ihre Spalten, Ihre Formeln und Ihre Nummernkreise bleiben. Sichtbar ist am Ende eine zusätzliche Schaltfläche.
Was ist, wenn meine Vorlage sehr verschachtelt ist?
Dann sehen wir uns an, ob eine Erweiterung wirtschaftlich sinnvoll ist. Manche über Jahre gewachsenen Dateien sind so aufgebaut, dass ein Neuaufbau günstiger wäre als eine Erweiterung — in diesem Fall sagen wir es und schlagen entweder unsere fertige Vorlage oder den XrPDF Druckertreiber vor.
Funktioniert das auch mit Google Sheets oder LibreOffice?
Nein. Die Erweiterung nutzt Excel-Makros und Windows-Funktionen für die Dateiausgabe. In Google Sheets und LibreOffice funktioniert das nicht. Wenn Sie dort arbeiten, ist der Druckertreiber der passendere Weg.
Können Sie auch eine Access-Datenbank erweitern?
Ja, das ist eine eigene Leistung: Anpassung bestehender Access-Anwendungen.