E-Rechnungspflicht für Installateure und SHK-Betriebe
Kurz gesagt: Installations- und SHK-Betriebe müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können und ab 2027 beziehungsweise 2028 auch selbst ausstellen, soweit sie an Unternehmen, Hausverwaltungen oder Kommunen abrechnen. Rechnungen an Privatkunden bleiben davon unberührt. Besondere Aufmerksamkeit verlangen Abschlagsrechnungen und Bauleistungen nach § 13b UStG.
Was sich für Installationsbetriebe geändert hat
Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das betrifft Sie unabhängig davon, ob Sie Bäder für Privatkunden bauen oder Heizungsanlagen für Wohnungsgesellschaften: Ihr Großhändler, Ihr Werkzeuglieferant und Ihr Steuerberater stellen bereits um.
Beim Ausstellen haben Sie mehr Zeit. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle — jeweils nur für Rechnungen an andere Unternehmen.
Die drei Fälle, die im SHK-Bereich Probleme machen
Abschlags- und Schlussrechnungen. Bei einem Badumbau über drei Monate schreiben Sie zwei Abschläge und eine Schlussrechnung. In der E-Rechnung müssen die Abschläge in der Schlussrechnung als Vorauszahlung erscheinen, damit der Zahlbetrag stimmt. Wenn Ihre Software das nicht sauber abbildet, weicht die Summe der Positionen vom Zahlbetrag ab — und genau darauf prüft die Norm. Die Rechnung wird dann abgelehnt.
Bauleistungen mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Rechnen Sie nach § 13b UStG ab, muss die Rechnung die Steuerkategorie AE mit Steuersatz null tragen und den Hinweis enthalten, dass der Leistungsempfänger die Steuer schuldet. Standardexporte belegen hier häufig 19 Prozent oder lassen den Hinweis weg.
Gemischte Steuersätze. Material zum Regelsteuersatz, in Einzelfällen begünstigte Leistungen — die E-Rechnung verlangt eine getrennte Aufschlüsselung je Steuersatz. Die Summen müssen für jeden Satz einzeln aufgehen.
Alle drei Fälle sollten Sie vor dem Stichtag an einem echten Vorgang durchspielen und mit dem Validator prüfen.
Wenn die Branchensoftware nicht mitmacht
Das ist der Regelfall, nicht die Ausnahme. SHK-Programme sind oft langlebig, und die Hersteller koppeln E-Rechnungsfähigkeit an einen kostenpflichtigen Versionswechsel — oder bieten sie gar nicht an.
Sie haben zwei Möglichkeiten, die Ihre Software unangetastet lassen:
- XrPDF Druckertreiber. Sie drucken die Rechnung aus Ihrem Programm auf einen virtuellen Drucker; daraus entstehen PDF und XRechnung. Keine Schnittstelle, kein Datenexport, keine Umgewöhnung für das Büro.
- Individuelle Schnittstelle. Wenn Ihre Software eine Datenbank oder eine Exportfunktion hat, lässt sich daraus direkt eine normgerechte Rechnung erzeugen.
Rechnungen an Kommunen und Wohnungsgesellschaften
Zwei Auftraggebergruppen verlangen die XRechnung bereits heute:
- Kommunen, Ämter, Landesbehörden. Hier ist die XRechnung vorgeschrieben, und die Leitweg-ID ist Pflichtfeld. Sie bekommen sie mit dem Auftrag — hinterlegen Sie sie dauerhaft in Ihren Stammdaten, sonst fehlt sie bei der nächsten Rechnung wieder.
- Wohnungsbaugesellschaften und große Hausverwaltungen. Rechtlich sind sie Unternehmen wie jedes andere, praktisch verarbeiten viele bereits ausschließlich E-Rechnungen. Papierrechnungen landen dort im Ausnahmeprozess und werden später bezahlt.
Konkret für diese Woche
- Klären, an welche Adresse E-Rechnungen bei Ihnen gehen und wer sie ansieht.
- Beim Softwarehersteller schriftlich nachfragen: E-Rechnung ja oder nein, ab wann, was kostet es.
- Prüfen, ob eine Ihrer Abschlagsrechnungen im aktuellen Export sauber durch den Validator läuft.
- Bei Kommunalaufträgen die Leitweg-ID in den Stammdaten hinterlegen.
Wenn Sie nicht weiterkommen, schreiben Sie uns — mit Angabe Ihrer Software und Ihrer Rechnungsarten. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden.
Häufige Fragen dazu
Wir rechnen fast nur mit Privatkunden ab. Was müssen wir tun?
Sie müssen E-Rechnungen empfangen können — das gilt seit 2025 unabhängig von Ihrem Kundenkreis. Ihre Rechnungen an Privatkunden dürfen weiterhin auf Papier oder als PDF gestellt werden. Sobald Sie aber für eine Hausverwaltung, eine Firma oder eine Kommune arbeiten, gilt für diese Rechnungen die Ausstellungspflicht nach den allgemeinen Fristen.
Wie stelle ich eine Abschlagsrechnung als E-Rechnung?
Die Norm sieht Abschlagsrechnungen vor. Jede Abschlagsrechnung ist eine eigene, vollständige Rechnung. In der Schlussrechnung werden die geleisteten Abschläge als Vorauszahlungen ausgewiesen, sodass der Zahlbetrag nur den Restbetrag umfasst. Prüfen Sie das an einem echten Vorgang, bevor Sie umstellen — wenn die Software die Verrechnung falsch abbildet, gehen die Summen nicht auf und die Rechnung wird zurückgewiesen.
Wie wird Reverse Charge bei Bauleistungen abgebildet?
Über die Steuerkategorie AE mit Steuersatz null, zusammen mit dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Der Steuerbetrag der Rechnung ist dann null, der Nettobetrag entspricht dem Zahlbetrag. Diese Konstellation wird von Standardexporten häufig falsch belegt — prüfen Sie sie ausdrücklich mit dem Validator.
Unsere SHK-Software kann keine XRechnung. Was jetzt?
Sie brauchen keinen Systemwechsel. Mit dem XrPDF Druckertreiber drucken Sie die Rechnung wie bisher aus Ihrer Software, und daraus entsteht neben dem PDF eine geprüfte XRechnung. Alternativ lässt sich eine Schnittstelle zu Ihrem System bauen.