E-Rechnung als Kleinunternehmer — was gilt für Sie?
Kurz gesagt: Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — dafür gibt es keine Ausnahme. Vom Ausstellen einer E-Rechnung sind sie dagegen nach § 34a UStDV befreit und dürfen weiterhin Papier oder PDF verwenden. Die Empfangspflicht lässt sich kostenlos erfüllen.
Die kurze Antwort für Kleinunternehmer
Sie müssen empfangen können. Sie müssen nicht ausstellen.
Diese Asymmetrie ist der ganze Kern des Themas, und sie wird in Beratungsgesprächen regelmäßig verwechselt — meist in die für Sie unangenehme Richtung: Viele Kleinunternehmer glauben, sie müssten sich Software kaufen. Das stimmt nicht. Andere glauben, sie seien komplett ausgenommen. Das stimmt auch nicht.
Warum gilt die Empfangspflicht auch für Sie?
Weil sie nicht an Ihre Umsätze anknüpft, sondern an Ihren Status als Unternehmer nach § 2 UStG. Kleinunternehmer sind Unternehmer — die Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG betrifft nur die Erhebung der Umsatzsteuer, nicht die Unternehmereigenschaft.
Praktisch heißt das: Ihr Steuerberater, Ihr Werkzeuglieferant, Ihr Telefonanbieter und Ihre Versicherung werden Ihnen E-Rechnungen schicken. Diese müssen bei Ihnen ankommen, lesbar sein und acht Jahre aufbewahrt werden.
So erfüllen Sie die Pflicht — kostenlos, an einem Vormittag
Erstens: eine Adresse. Eine E-Mail-Adresse genügt. Wenn Sie eine geschäftliche Adresse haben, sind Sie fertig. Teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit.
Zweitens: lesbar machen. Wenn eine XML-Datei kommt, laden Sie sie in den kostenlosen Konverter und erhalten ein lesbares PDF. Keine Installation, keine Anmeldung, keine Kosten. Eine Anleitung steht unter XRechnung öffnen.
Drittens: aufbewahren. Und das ist der Punkt, der wirklich zählt: Legen Sie die XML-Datei ab, nicht nur das PDF. Ein Ordner auf einem Rechner mit Datensicherung genügt für kleine Verhältnisse; wichtig ist, dass die Dateien acht Jahre lang vorhanden und unverändert sind. Sprechen Sie das beim nächsten Termin mit Ihrem Steuerberater durch — es ist eine organisatorische Frage, keine technische.
Wann Sie trotz Befreiung ausstellen sollten
Die Befreiung schützt Sie rechtlich, aber nicht vor der Realität Ihrer Kunden. Zwei Fälle, in denen freiwilliges Ausstellen sinnvoll ist:
- Ihre Kunden sind größere Unternehmen oder Behörden. Dort läuft die Rechnungsprüfung teils vollständig automatisch. Eine Papierrechnung landet dann im Ausnahmeprozess — und wird später bezahlt. Gegenüber öffentlichen Auftraggebern ist die XRechnung ohnehin erforderlich, unabhängig von § 34a UStDV.
- Sie wollen nicht doppelt umstellen. Wenn absehbar ist, dass Sie die Kleinunternehmerregelung verlassen, ersparen Sie sich die zweite Umstellung, wenn Sie es gleich richtig aufsetzen.
Der günstigste Weg dafür ist die Excel-Rechnungsvorlage: Die kostenlose Fassung schreibt PDF-Rechnungen, die PRO-Fassung für 189 Euro exportiert zusätzlich XRechnung und ZUGFeRD — ohne laufende Kosten und ohne neue Software, die Sie lernen müssten.
Was Sie ausdrücklich nicht brauchen
Damit Ihnen niemand etwas verkauft, das Sie nicht benötigen:
- Kein Rechnungsprogramm. Für den Empfang brauchen Sie keine Software.
- Kein Abonnement. Die Empfangspflicht erzeugt keine laufenden Kosten.
- Kein Empfangsportal. Eine E-Mail-Adresse genügt, ein besonderes Postfach ist nicht vorgeschrieben.
- Keine Signatur. Eine elektronische Signatur ist für E-Rechnungen nicht erforderlich.
Häufige Fragen dazu
Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung ausstellen?
Nein. Nach § 34a UStDV sind Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit. Sie dürfen Ihre Rechnungen weiterhin auf Papier oder als PDF ausstellen — auch nach 2028.
Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmern. Es genügt eine E-Mail-Adresse, an die Geschäftspartner die Datei senden können, und ein Weg, die Datei zu lesen und aufzubewahren.
Was kostet mich die Umstellung?
Nichts, wenn Sie es einfach halten. Sie brauchen eine E-Mail-Adresse, die Sie ohnehin haben, und einen Weg, die XML-Datei lesbar zu machen — dafür genügt der kostenlose Konverter. Kosten entstehen erst, wenn Sie selbst E-Rechnungen ausstellen wollen, und dazu sind Sie nicht verpflichtet.
Sollte ich als Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen ausstellen?
Das kann sich lohnen, wenn Sie überwiegend Geschäftskunden haben. Manche größeren Kunden verarbeiten ausschließlich E-Rechnungen und schicken Papierrechnungen zurück, obwohl Sie befreit sind — nicht aus Böswilligkeit, sondern weil ihr Ablauf es nicht anders zulässt. Fragen Sie bei Ihren wichtigsten Kunden nach. Wenn dort E-Rechnungen erwartet werden, ist die Excel-Vorlage PRO der günstigste Einstieg.
Verliere ich die Befreiung, wenn ich die Kleinunternehmerregelung aufgebe?
Ja. Die Befreiung nach § 34a UStDV knüpft an den Status als Kleinunternehmer nach § 19 UStG an. Wer zur Regelbesteuerung wechselt oder die Umsatzgrenzen überschreitet, unterliegt der Ausstellungspflicht nach den allgemeinen Fristen — also ab 2027 oder 2028.