E-Rechnung aufbewahren — acht Jahre, und zwar die XML-Datei

Acht Jahre, nicht mehr zehn

Wer sich die Aufbewahrungsfristen vor 2025 eingeprägt hat, hat die falsche Zahl im Kopf. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat im Wortlaut des § 14b Abs. 1 UStG das Wort „zehn“ durch „acht“ ersetzt. Dieselbe Verkürzung erfolgte in § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB für Buchungsbelege.

Die neue Frist wirkt für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch lief. Belege, deren zehn Jahre bis dahin bereits abgelaufen waren, leben dadurch nicht wieder auf.

Was nicht verkürzt wurde: Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte bleiben bei zehn Jahren. Gesenkt wurden ausschließlich die Buchungsbelege — Rechnungen gehören dazu, der Jahresabschluss nicht. Wer nach acht Jahren pauschal den ganzen Ordner vernichtet, vernichtet zu früh.

Das PDF ist nicht die Rechnung

Mit der Frist hat der häufigste Fehler in diesem Bereich gar nichts zu tun — er passiert beim Ablegen.

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei — bei der XRechnung eine XML-Datei. Sie ist die Rechnung. Das lesbare PDF, das ein Konverter daraus erzeugt, ist eine Darstellung dieser Rechnung, vergleichbar mit einer Fotokopie.

Wer nur das PDF ablegt, hat die Aufbewahrungspflicht nicht erfüllt. Der Fehler fällt nicht sofort auf, sondern bei der nächsten Betriebsprüfung — und dann für alle betroffenen Jahre gleichzeitig.

Umgekehrt spricht nichts dagegen, das PDF zusätzlich abzulegen. Für den Alltag ist es das nützlichere Dokument. Nur ersetzen darf es das Original nicht.

Wann die Frist beginnt

Nicht mit dem Rechnungsdatum. Nach § 147 Abs. 4 AO beginnt sie mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Eine Rechnung vom 15. März 2025 ist damit bis zum 31. Dezember 2033 aufzubewahren — acht volle Jahre, gerechnet ab dem 31. Dezember 2025. Praktisch bedeutet das: Ein Jahrgang lässt sich immer erst im Januar vernichten, nie unterjährig.

Was „ordnungsgemäß“ bedeutet

Die GoBD stellen drei Anforderungen, die über das bloße Behalten hinausgehen:

Unveränderbar. Die Datei darf nachträglich nicht geändert werden können, und Änderungen müssen erkennbar sein. Ein gewöhnlicher Ordner auf einem Netzlaufwerk erfüllt das nur, wenn organisatorisch sichergestellt ist, dass niemand darin arbeitet.

Nachvollziehbar. Es muss erkennbar sein, wie eine Rechnung in die Ablage gelangt ist und wo sie liegt.

Maschinell auswertbar. Die Datei muss über die gesamten acht Jahre lesbar bleiben — und zwar so, dass ein Prüfer sie auswerten kann. Ein Ausdruck genügt dafür nicht.

Was das für kleine Betriebe praktisch heißt

Für überschaubare Verhältnisse braucht es kein Archivsystem. Ein klar benannter Ordner, eine Datensicherung, und die Vereinbarung, dass in diesem Ordner nichts bearbeitet wird — damit ist der Kern erfüllt.

Wichtiger als die Technik ist die Zuständigkeit. Eingehende XML-Dateien dürfen nicht im Postfach liegen bleiben, sondern gehören in eine Ablage, die es auch in acht Jahren noch gibt. Und jemand muss sie dorthin bringen: Eine Aufgabe, die niemandem gehört, wird nicht erledigt.

Bleibt die Frage, wie Ihr Steuerberater an die Dateien kommt. Sie klingt technisch, ist aber organisatorisch — und gehört auf die Tagesordnung des nächsten Termins, nicht auf eine Später-Liste.

Wer eingehende XRechnungen zunächst nur lesbar machen will, kommt mit dem kostenlosen Konverter sofort weiter. Die Ablage der Originaldatei ersetzt er nicht — aber er beantwortet die Frage, was überhaupt in der Rechnung steht.

Der Sonderfall, den Handwerker kennen müssen

Bei Bauleistungen an Privatpersonen trifft die Aufbewahrungspflicht auch den Empfänger: Er muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren. Auf diese Pflicht ist in der Rechnung ausdrücklich hinzuweisen.

Der Hinweis wird gern vergessen, und sein Fehlen ist bußgeldbewehrt. Wer regelmäßig an Privatkunden baut, sollte ihn fest in die Rechnungsvorlage aufnehmen — dann kann er nicht mehr untergehen.