XRechnung öffnen und lesen — so geht es
Kurz gesagt: Eine XRechnung ist eine XML-Datei und lässt sich mit einem Doppelklick nicht sinnvoll anzeigen. Um sie zu lesen, wandeln Sie die Datei in ein PDF um oder öffnen sie in einem Betrachter. Der kostenlose Online-Konverter von XRechnung PRO erledigt das im Browser in wenigen Sekunden, ohne Installation und ohne Anmeldung.
Vier Wege, eine XRechnung zu lesen
Welcher passt, hängt nur davon ab, wie oft Sie das brauchen.
| Situation | Weg | Kosten |
|---|---|---|
| Einzelne Rechnung, gelegentlich | Online-Konverter im Browser | kostenlos |
| Mehrere Rechnungen am Tag | E-Mail-Konverter | ab 49 € im Monat |
| Regelmäßig, Daten sollen den Rechner nicht verlassen | Konverter für Windows | Testfassung kostenlos |
| Eigene Anwendung soll es können | API-Schnittstelle | ab 49 € im Monat |
Der schnellste Weg, Schritt für Schritt
- Datei speichern. Speichern Sie den XML-Anhang aus der E-Mail auf Ihrem Rechner.
- Konverter öffnen. Keine Anmeldung, kein Konto.
- Datei hineinziehen. Bis 5 MB, das reicht für praktisch jede Rechnung.
- Rechnung lesen und PDF herunterladen. Die Ansicht zeigt alle Positionen, Steuersätze und Summen.
Und dann der Schritt, den fast alle vergessen: die XML-Datei aufbewahren. Sie ist das Original im Sinne des Gesetzes. Legen Sie sie zusammen mit dem PDF ab, damit bei der nächsten Betriebsprüfung beides vorhanden ist.
Was ist, wenn die Datei ein PDF ist?
Dann haben Sie wahrscheinlich eine ZUGFeRD-Rechnung bekommen. Die öffnen Sie ganz normal — das strukturierte XML steckt unsichtbar in der PDF-Datei. Für Sie als Empfänger heißt das: nichts zu tun, außer die Datei so aufzubewahren, wie sie ist. Löschen Sie sie nicht und wandeln Sie sie nicht in ein anderes PDF um, sonst geht der strukturierte Teil verloren.
Mehr dazu: Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD.
Wie erkenne ich, ob die Rechnung überhaupt gültig ist?
Lesbar machen und Prüfen sind zwei verschiedene Dinge. Wenn Sie wissen wollen, ob eine eingegangene Rechnung den Anforderungen der Norm entspricht — etwa weil Sie Zweifel an den Angaben haben —, prüfen Sie sie mit dem XRechnung-Validator. Er nennt fehlende Pflichtangaben im Klartext.
Bei einer eingehenden Rechnung mit formalen Fehlern gilt: Fordern Sie eine korrigierte Rechnung an. Ohne ordnungsgemäße Rechnung ist der Vorsteuerabzug gefährdet — und das ist Ihr Risiko, nicht das des Ausstellers.
Häufige Fragen dazu
Warum passiert beim Doppelklick auf die XML-Datei nichts Vernünftiges?
Weil Windows XML-Dateien im Browser oder im Editor öffnet und dort der Quelltext erscheint — hunderte Zeilen mit spitzen Klammern. Die Datei ist nicht defekt, sie ist für Software gemacht und nicht für die Anzeige. Um sie zu lesen, brauchen Sie einen Konverter oder Betrachter.
Kann ich das PDF statt der XML-Datei aufbewahren?
Nein. Nach § 14b UStG ist der strukturierte Teil aufbewahrungspflichtig, also die XML-Datei. Das aus ihr erzeugte PDF ist eine Arbeitskopie. Bewahren Sie beides auf, wenn Sie mögen — aber die XML-Datei dürfen Sie nicht löschen.
Ist das Hochladen meiner Rechnung sicher?
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt, und die hochgeladene Datei wird nach der Umwandlung nicht dauerhaft auf unseren Servern gespeichert. Wenn Sie Rechnungsdaten grundsätzlich nicht in einen Browserdienst geben möchten, nutzen Sie den Konverter für Windows — er arbeitet auf Ihrem eigenen Rechner.
Mein Buchhaltungsprogramm zeigt die XRechnung nicht an. Was nun?
Prüfen Sie beim Hersteller, ob es ein Update gibt — die meisten gängigen Programme haben inzwischen einen Betrachter nachgerüstet. Solange das nicht der Fall ist, wandeln Sie eingehende Rechnungen mit dem Konverter um und legen PDF und XML gemeinsam ab.