Die rechtlichen Grundlagen der XRechnung

Die Einführung der XRechnung in Deutschland basiert auf klaren rechtlichen Vorgaben und stellt einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung des öffentlichen Beschaffungswesens dar. Mit der XRechnung wird die elektronische Rechnungsstellung standardisiert und gesetzlich verpflichtend, insbesondere für den Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern. Hier erfahren Sie mehr über die wichtigsten gesetzlichen Regelungen und Anforderungen, die für die XRechnung gelten.

1. Europäische Vorgaben

Die Grundlage für die Einführung der XRechnung bildet die europäische Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014. Diese Richtlinie schreibt die Verwendung eines einheitlichen elektronischen Rechnungsformats im öffentlichen Auftragswesen vor. Ziel ist es, die grenzüberschreitende elektronische Rechnungsstellung in der EU zu erleichtern und sicherzustellen, dass Rechnungen in einem einheitlichen Format übermittelt werden, das die automatisierte Verarbeitung ermöglicht.

Quelle:

• Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen: europa.eu

2. Nationale Umsetzung in Deutschland

In Deutschland wurde die europäische Richtlinie durch verschiedene gesetzliche Regelungen in nationales Recht überführt. Dazu gehören insbesondere:

• E-Rechnungs-Gesetz (ERechG): Das Gesetz zur Umsetzung der EU-Richtlinie, das die rechtlichen Grundlagen für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland festlegt. Es verpflichtet öffentliche Auftraggeber dazu, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.

• E-Rechnungs-Verordnung (ERechV): Diese Verordnung ergänzt das ERechG und legt die Details zur Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung fest. Hierbei wird auch das Format der XRechnung als Pflichtformat für die Rechnungsstellung an den Bund festgelegt.

• Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (XRechnung-Verordnung): Diese Verordnung schreibt vor, dass die XRechnung als Standardformat für Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen des Bundes verwendet werden muss. Die XRechnung erfüllt die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und gewährleistet die maschinelle Lesbarkeit.

Quelle:

• E-Rechnungs-Gesetz und E-Rechnungs-Verordnung: bundesfinanzministerium.de

3. Zeitliche Vorgaben und Fristen

Ab dem 1. Januar 2025 wird die Nutzung der XRechnung in Deutschland verpflichtend für alle Rechnungen, die im öffentlichen Beschaffungswesen gestellt werden. Dies gilt sowohl für den Bund als auch für alle Länder und Kommunen. Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ausstellen, müssen ab diesem Datum die XRechnung verwenden.

Für Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro gibt es eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026, innerhalb derer sie weiterhin Papierrechnungen oder nicht strukturierte elektronische Rechnungen verwenden dürfen.

Quelle:

• Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung: bund.de

4. Normen und Standards

Die XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931, die die technischen Spezifikationen für elektronische Rechnungen festlegt. Diese Norm gewährleistet, dass Rechnungen in einem strukturierten Format erstellt werden, das maschinenlesbar ist und damit die automatisierte Verarbeitung ermöglicht.

Die XRechnung wird in einem XML-Format erstellt, das es öffentlichen Auftraggebern ermöglicht, Rechnungen automatisch in ihre Buchhaltungssysteme zu integrieren, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Die Einhaltung der EN 16931 ist eine gesetzliche Voraussetzung für die XRechnung, um sicherzustellen, dass die Rechnungsstellung sowohl national als auch europaweit standardisiert erfolgt.

Quelle:

• EN 16931 – Technische Norm zur elektronischen Rechnungsstellung: CEN.eu

5. Vorgaben für öffentliche Auftraggeber

Gemäß den rechtlichen Grundlagen sind öffentliche Auftraggeber ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet:

• Elektronische Rechnungen im XRechnungsformat zu akzeptieren.
• Rechnungen, die nicht im XRechnungsformat eingereicht werden, zurückzuweisen.

Dies bedeutet, dass Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, sicherstellen müssen, dass ihre Rechnungen vollständig den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, um Verzögerungen und Zahlungsausfälle zu vermeiden.

Quelle:

• Verpflichtung zur Nutzung des XRechnungsformats: koesit.de

6. Fazit: Rechtliche Bedeutung der XRechnung

Die Einführung der XRechnung stellt sicher, dass der Prozess der Rechnungsstellung im öffentlichen Beschaffungswesen in Deutschland und der EU vereinheitlicht wird. Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, müssen sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und die XRechnung korrekt umsetzen.

Eine rechtzeitige Umstellung auf die XRechnung ist nicht nur wichtig, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sondern auch, um von den Vorteilen der automatisierten Verarbeitung und der daraus resultierenden Kosteneinsparungen zu profitieren. Die Nichteinhaltung dieser Anforderungen kann zu Verzögerungen in der Bezahlung oder sogar zur Ablehnung der Rechnungen führen.