Um eine XRechnung zu erstellen, benötigen Sie spezielle Software, die das XML-Format unterstützt. Sie können entweder online-Tools nutzen oder auf Programme wie unsere Excel-Lösungen zurückgreifen, die XRechnungen und ZUGFeRD-Formate direkt exportieren können. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie bereits Rechnungen in Excel erstellen und diese einfach konvertieren möchten.

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) oder anderen Unternehmen (B2B) zusammenarbeiten, verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form zu versenden, vorzugsweise im XRechnung-Format. Diese Verpflichtung soll den Verwaltungsaufwand verringern und die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung vorantreiben. Hierbei ist die Übergangsfrist bis 31.12.2027 zu beachten, sowie weitere Ausnahmereglungen.

Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die mit speziellen Viewern wie dem „XRechnung Viewer“ geöffnet werden kann. Alternativ bieten wir einen XRechnung-nach-PDF-Konverter an, mit dem Sie Ihre Rechnungen in ein lesbares Format umwandeln können.

Um XRechnungen zu empfangen, benötigen Sie eine entsprechende Software, die das XML-Format verarbeiten kann. DATEV und andere Buchhaltungsprogramme bieten oft Module für den Empfang von E-Rechnungen an. Wir bieten auch individuelle Programmierlösungen an, um XRechnungen direkt in Ihre bestehende Buchhaltungssoftware zu integrieren.

Ja, ein Beispiel für eine XRechnung können Sie auf unserer Webseite finden. Das Beispiel zeigt, wie die verschiedenen Pflichtfelder ausgefüllt werden müssen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Mit unseren Excel-Lösungen können Sie ebenfalls leicht XRechnungen generieren.

Die Leitweg-ID ist eine spezielle Identifikationsnummer, die sicherstellt, dass die elektronische Rechnung den richtigen öffentlichen Empfänger erreicht. Sie wird vom öffentlichen Auftraggeber bereitgestellt und muss in der XRechnung angegeben werden.

Um eine PDF-Datei in eine XRechnung zu konvertieren, benötigen Sie eine OCR-Software zur Texterkennung und ein Tool zur Formatierung in das XML-basierte XRechnung-Format oder eine KI gesteuerter Softwarelösung. Wir bieten einen spezialisierten PDF-nach-XRechnung-Konverter an, der diesen Prozess automatisiert.

Es gibt verschiedene Softwarelösungen, um XRechnungen zu erstellen, zu empfangen und zu validieren. Programme wie DATEV, Lexware, oder spezielle E-Rechnungsplattformen können genutzt werden. Wir bieten darüber hinaus eine Excel-Lösung an, die sowohl XRechnungen als auch ZUGFeRD-Formate exportieren kann.

Das Format der XRechnung basiert auf dem XML-Standard und muss bestimmten Vorgaben entsprechen, damit die Rechnung von öffentlichen Stellen verarbeitet werden kann. Dazu gehören Pflichtfelder wie die Leitweg-ID, Steuerinformationen und die Angabe des Gesamtbetrags. Unsere Excel-Lösung hilft Ihnen, diese Vorgaben automatisch einzuhalten.

Ja, es gibt spezielle Tools zur Validierung von XRechnungen, um sicherzustellen, dass die XML-Datei allen gesetzlichen Anforderungen entspricht. Wir bieten auch einen XRechnung-Validator an, mit dem Sie Ihre Dateien vor dem Versand überprüfen können.

E-Rechnungen müssen, genau wie Papierbelege, gesetzeskonform archiviert werden. Dies bedeutet, dass sie für die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von in der Regel 10 Jahren gespeichert werden müssen. Unsere Lösungen unterstützen Sie bei der sicheren Speicherung und Archivierung Ihrer E-Rechnungen.