Wer ist von der XRechnung betroffen und wann?

Mit der Einführung der XRechnung ab dem 1. Januar 2025 stehen Unternehmen in Deutschland vor wichtigen Änderungen. Diese neue Regelung betrifft vor allem den Austausch von Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern (B2B) sowie die Abrechnung mit öffentlichen Auftraggebern (B2G). In diesem Abschnitt erfährst du, wer von den neuen Vorschriften betroffen ist, welche Fristen eingehalten werden müssen und welche Konsequenzen drohen, wenn die Anforderungen nicht erfüllt werden.

1. Wer ist betroffen?

Die Pflicht zur Ausstellung und Annahme der XRechnung betrifft insbesondere:

• Unternehmen in Deutschland, die Dienstleistungen oder Waren an andere inländische Unternehmen verkaufen (B2B).
• Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, wie z. B. Städte, Gemeinden, Schulen und andere staatliche Einrichtungen (B2G).
• Kleinunternehmer, sofern sie nicht von der Kleinunternehmerregelung profitieren, und Unternehmen aus der Landwirtschaft, sofern sie die Durchschnittssatzbesteuerung anwenden.
• Rechnungssteller im Bereich der Reiseleistungen oder der Differenzbesteuerung, die ebenfalls verpflichtet sind, XRechnungen zu verwenden.

Ausnahmen:

• Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie steuerfreie Umsätze (nach § 4 UStG) sind von der Verpflichtung zur XRechnung ausgenommen.
• Papierrechnungen und andere elektronische Rechnungsformate, die nicht der XRechnung entsprechen, werden ab dem 1. Januar 2025 für die meisten Unternehmen nicht mehr zulässig sein, außer während bestimmter Übergangsfristen.

2. Fristen für die Einführung der XRechnung

Die Einführung der XRechnung erfolgt stufenweise. Hier ist eine zeitliche Abfolge der wichtigsten Fristen und Übergangsregelungen:

• Bis zum 31. Dezember 2024:
  Unternehmen können weiterhin Papierrechnungen oder nicht-strukturierte elektronische Rechnungen (z.B. PDF) verwenden, wenn der Empfänger damit einverstanden ist.
• Ab dem 1. Januar 2025:
  Die Pflicht zur Nutzung der XRechnung tritt in Kraft. Ab diesem Datum müssen alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) und an öffentliche Auftraggeber (B2G) im XRechnungsformat übermittelt werden.Betroffene Unternehmen:
  • Alle Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, sind ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, ausschließlich XRechnungen zu verwenden.
  • Unternehmen, die Geschäfte mit anderen inländischen Unternehmern tätigen, müssen ab diesem Datum die XRechnung nutzen.
• Übergangsregelung für Kleinunternehmen (bis zum 31. Dezember 2026):
  Kleinunternehmen, die im vorherigen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von weniger als 800.000 Euro erzielt haben, dürfen weiterhin Papierrechnungen oder einfache elektronische Rechnungen verwenden.
• Übergangsfrist für den elektronischen Datenaustausch (EDI):
  Bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2027 ist es in bestimmten Fällen weiterhin möglich, Rechnungen im EDI-Format (elektronischer Datenaustausch) zu übermitteln, wenn dies vertraglich vereinbart wurde.

3. Sanktionen bei Nichteinhaltung

Die Nichteinhaltung der Pflicht zur Ausstellung einer XRechnung kann erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen:

• Ablehnung der Rechnung: Öffentliche Auftraggeber dürfen Rechnungen, die nicht im XRechnungsformat eingereicht werden, ablehnen. Das bedeutet, dass das Unternehmen keine Zahlung erhält, bis eine korrekte Rechnung übermittelt wurde.
• Verzögerung von Zahlungen: Auch zwischen inländischen Unternehmern können Zahlungen verzögert werden, wenn die Rechnungen nicht in der vorgeschriebenen Form eingereicht werden.
• Kein Vorsteuerabzug: Wenn ein Unternehmen eine Rechnung nicht im XRechnungsformat erhält, kann dies Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug haben, da die Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

4. Was müssen Unternehmen jetzt tun?

Um sicherzustellen, dass sie den neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, sollten Unternehmen folgende Schritte unternehmen:

• Frühzeitige Implementierung: Unternehmen sollten frühzeitig auf die Nutzung von XRechnungs-Tools und -Software umstellen, um Probleme bei der Umstellung zu vermeiden.
• Technische Infrastruktur prüfen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie in der Lage sind, XRechnungen zu erstellen und zu empfangen. Dazu gehört die Nutzung von geeigneten Systemen und Softwarelösungen.
• Schulung von Mitarbeitern: Mitarbeiter in der Buchhaltung und im Rechnungswesen sollten rechtzeitig über die neuen Anforderungen informiert und geschult werden.

5. Zusammenfassung der Fristen

Fazit:
Die Pflicht zur Nutzung der XRechnung wird für viele Unternehmen ab 2025 Realität. Durch die strikten Fristen und Sanktionen ist es wichtig, dass Unternehmen frühzeitig die notwendigen Schritte einleiten, um rechtzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereitet zu sein. Unternehmen sollten die technische Infrastruktur überprüfen, notwendige Software beschaffen und ihre Mitarbeiter schulen, um Sanktionen und Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.