XRechnung – einfach erklärt

Ab dem 1. Januar 2025 wird die XRechnung für Unternehmen in Deutschland verpflichtend, wenn sie Rechnungen an andere inländische Unternehmer oder den öffentlichen Sektor stellen. Doch was genau ist die XRechnung und warum wird sie so wichtig?

1. Definition der XRechnung

Die XRechnung ist ein elektronisches Rechnungsformat, das als XML-Datei erstellt wird. Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931, die festlegt, welche Daten in welcher Form übermittelt werden müssen. Das Format sorgt dafür, dass die Rechnungen maschinell lesbar und direkt in digitale Buchhaltungssysteme eingelesen werden können.

Die XRechnung ist also nicht einfach ein PDF oder ein Bild der Rechnung, sondern eine strukturierte Datei, die von Computerprogrammen verarbeitet werden kann – was man auch als maschinenlesbar bezeichnet.

2. Warum ist die XRechnung notwendig?

Die Einführung der XRechnung ist Teil der Bemühungen der Europäischen Union und Deutschlands, die Digitalisierung des Geschäftsverkehrs voranzutreiben. Durch das strukturierte Format können Rechnungen schneller verarbeitet und geprüft werden, wodurch Fehler und manuelle Eingaben minimiert werden.

Vorteile der XRechnung:

• Schnellere Abwicklung: Da die Rechnungen elektronisch erstellt und verarbeitet werden, reduziert sich die Bearbeitungszeit erheblich.
• Automatisierte Verarbeitung: Die XRechnung kann direkt in Buchhaltungssysteme importiert werden, was den manuellen Aufwand stark verringert.
• Vermeidung von Fehlern: Da keine manuelle Eingabe von Rechnungsdaten erforderlich ist, wird das Risiko von Eingabefehlern minimiert.
• Umweltfreundlich: Die Papier-Rechnung wird durch die XRechnung ersetzt, was den Papierverbrauch und den ökologischen Fußabdruck reduziert.

3. Wer muss eine XRechnung erstellen?

Jedes Unternehmen, das nach dem 1. Januar 2025 Geschäfte mit anderen inländischen Unternehmen oder dem öffentlichen Sektor macht, ist verpflichtet, eine XRechnung zu erstellen. Dies gilt für nahezu alle Branchen und Unternehmensgrößen.

Ausnahmen:

• Rechnungen mit einem Betrag unter 250 Euro (sogenannte Kleinbetragsrechnungen) sind von der Verpflichtung ausgenommen.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG, wie medizinische Leistungen, müssen keine XRechnung ausstellen.

4. Was muss in einer XRechnung enthalten sein?

Eine XRechnung muss alle steuerrechtlich relevanten Pflichtangaben enthalten, darunter:

• Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
• Rechnungsnummer und Datum
• Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Netto-Betrag, Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag

5. Wie erstellt man eine XRechnung?

Um eine XRechnung zu erstellen, benötigt man spezialisierte Software oder entsprechende Tools, die das XML-Format korrekt umsetzen. Es gibt bereits zahlreiche Anbieter auf dem Markt, die Lösungen zur Erstellung und Übermittlung von XRechnungen anbieten. Dabei muss sichergestellt werden, dass die Software den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

6. Wie wird die XRechnung übermittelt?

Die Übermittlung der XRechnung erfolgt in der Regel über elektronische Kanäle, zum Beispiel:

• Per E-Mail: Die XRechnung wird als XML-Datei verschickt.
• Über Plattformen: Unternehmen nutzen oft zentrale Plattformen wie das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement OnLine) zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen.
• Kundenportale: Einige größere Unternehmen und öffentliche Einrichtungen bieten eigene Portale an, über die Rechnungen hochgeladen und eingereicht werden können.

7. Was passiert, wenn keine XRechnung erstellt wird?

Ab dem 1. Januar 2025 können Rechnungen, die nicht im XRechnungsformat vorliegen, von öffentlichen Stellen abgelehnt werden. Das bedeutet, dass Unternehmen ihre Zahlungen möglicherweise nicht erhalten, wenn sie die XRechnung nicht korrekt einreichen.