Was ist der Unterschied zwischen einer XRechnung und einer E-Rechnung?

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung des Rechnungswesens begegnen viele Unternehmen den Begriffen XRechnung und E-Rechnung. Oft wird fälschlicherweise angenommen, dass beide Begriffe dasselbe bedeuten, aber das ist nicht der Fall. Hier erklären wir Ihnen die Unterschiede zwischen der XRechnung und der E-Rechnung und was dies für Ihr Unternehmen bedeutet.

1. Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (Elektronische Rechnung) ist jede Rechnung, die auf elektronischem Weg übermittelt wird. Dies kann in verschiedenen Formaten geschehen, wie:

• PDF-Dateien
• Scans von Papierrechnungen
• Rechnungen, die per E-Mail versendet werden

Der Zweck der E-Rechnung besteht darin, den manuellen Aufwand durch den Versand von Papierrechnungen zu verringern. Die Rechnung wird elektronisch übermittelt, jedoch ist das Format der Daten in vielen Fällen nicht strukturiert. Das bedeutet, dass eine E-Rechnung zwar elektronisch versendet wird, aber nicht automatisch von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden kann, ohne manuelle Eingriffe oder eine nachträgliche Bearbeitung.

Beispiele für eine E-Rechnung:

• Eine PDF-Rechnung, die per E-Mail an den Empfänger geschickt wird.
• Ein Scan einer Papierrechnung, der per E-Mail versendet wird.

2. Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist eine spezielle Form der E-Rechnung, die in Deutschland und vielen anderen EU-Ländern verwendet wird. Sie entspricht der europäischen Norm EN 16931 und wird hauptsächlich für die Abwicklung von Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern sowie zwischen Unternehmen vorgeschrieben.

Im Unterschied zur herkömmlichen E-Rechnung ist die XRechnung in einem strukturierten Datenformat erstellt, meist im XML-Format, das es ermöglicht, die Daten automatisch und ohne manuelle Eingriffe in Buchhaltungssysteme zu überführen.

Merkmale der XRechnung:

• Strukturiertes Datenformat (XML): Die Informationen in der Rechnung sind klar strukturiert und können direkt von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden.
• Verpflichtend für den öffentlichen Sektor: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ausschließlich im XRechnungsformat übermittelt werden.
• Maschinenlesbarkeit: Der größte Vorteil der XRechnung ist, dass sie automatisch von Software verarbeitet werden kann, ohne das eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.

3. Unterschiede im Detail

4. Warum ist die XRechnung die Zukunft?

Die XRechnung bietet erhebliche Vorteile gegenüber der herkömmlichen E-Rechnung:

• Zeitersparnis und Effizienz: Die automatische Verarbeitung spart Zeit und reduziert den manuellen Aufwand.
• Fehlerreduktion: Da keine manuelle Eingabe oder Bearbeitung erforderlich ist, wird die Fehlerquote deutlich reduziert.
• Gesetzliche Anforderungen: Ab 2025 ist die XRechnung in Deutschland für den Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern zwingend vorgeschrieben. Unternehmen, die sich frühzeitig umstellen, vermeiden potenzielle Verzögerungen oder Probleme bei der Rechnungsverarbeitung.

5. Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Während die E-Rechnung bereits einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung darstellt, bietet die XRechnung zusätzliche Vorteile durch ihre strukturierte und automatisierbare Form. Ab 2025 wird die XRechnung für viele Unternehmen in Deutschland verpflichtend sein, insbesondere im öffentlichen Sektor.

Für Ihr Unternehmen, insbesondere wenn Sie mit öffentlichen Auftraggebern oder anderen Unternehmen in Deutschland Geschäfte tätigen, ist es wichtig, sich frühzeitig auf die XRechnung umzustellen. So vermeiden Sie potenzielle Zahlungsausfälle oder Verzögerungen und profitieren gleichzeitig von den Vorteilen der Automatisierung.