Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Der Unterschied in einem Bild

Stellen Sie sich zwei Umschläge vor.

Im ersten liegt ein Datensatz, den nur eine Maschine liest — das ist die XRechnung. Im zweiten liegt ein gewöhnlicher Ausdruck, den Sie sofort lesen können, in dessen Rückseite aber derselbe Datensatz eingenäht ist, sodass auch die Buchhaltungssoftware des Empfängers damit arbeiten kann — das ist ZUGFeRD.

Beide Umschläge enthalten dieselbe Rechnung.

Die Formate im direkten Vergleich

Merkmal	XRechnung	ZUGFeRD ab 2.0.1
Dateityp	.xml	.pdf (PDF/A-3 mit eingebettetem XML)
Für Menschen lesbar	nein, nur mit Betrachter	ja, wie jedes PDF
Für Maschinen lesbar	ja	ja
Syntax	UBL oder UN/CEFACT CII	UN/CEFACT CII
Erfüllt EN 16931	ja	ja, im Profil EN 16931 oder höher
Pflichtfeld Leitweg-ID	ja, bei öffentlichen Auftraggebern	nur wenn vom Empfänger verlangt
Bei Behörden	überall akzeptiert	häufig, aber nicht durchgängig
Typische Dateigröße	5–50 KB	100–800 KB
Risiko widersprüchlicher Angaben	nein	ja — Sichtfassung und XML können abweichen

Der versteckte Nachteil von ZUGFeRD

Eine ZUGFeRD-Datei enthält dieselbe Rechnung zweimal. Und zwei Darstellungen können auseinanderlaufen.

Ein Beispiel: Im PDF stehen 773,50 Euro brutto, im eingebetteten XML 737,50 Euro. Ein Zahlendreher, schnell passiert. Für Ihren Kunden ist es trotzdem ein Problem — denn maßgeblich ist das XML, nicht das, was er auf dem Bildschirm sieht.

Meist steckt eine fehlerhafte Erzeugung dahinter, etwa wenn die Sichtfassung nach dem Einbetten noch angefasst wurde. Deshalb vergleicht jede ZUGFeRD-Datei aus unseren Werkzeugen vor der Ausgabe die Summen beider Darstellungen.

Welches Format sollten Sie verwenden?

Nach Empfänger entscheiden:

• Öffentlicher Auftraggeber — XRechnung. Sie ist dort vorgeschrieben oder wird ausdrücklich erwartet, und die Leitweg-ID ist sauber vorgesehen.
• Geschäftskunde mit moderner Buchhaltungssoftware — beides funktioniert. Fragen Sie einmal nach, dann ist die Sache dauerhaft geklärt.
• Geschäftskunde, der die Rechnung noch von Hand prüft — ZUGFeRD. Ihr Gegenüber kann das PDF wie gewohnt öffnen, und die Pflicht ist trotzdem erfüllt.
• Sie wissen es nicht — ZUGFeRD ist die verträglichere Wahl, weil die Rechnung in jedem Fall lesbar ankommt.

Womit erzeuge ich welches Format?

Beide Formate deckt XRechnung PRO ab:

• Die Excel-Rechnungsvorlage PRO exportiert wahlweise XRechnung im UBL-Format oder eine ZUGFeRD-Rechnung.
• XrPDF erzeugt aus einem einzigen Druckvorgang PDF, XRechnung und optional ZUGFeRD.
• Wer eine bestehende Vorlage behalten will, kann sie erweitern lassen.

Umgekehrt: Wenn Sie eine XRechnung erhalten haben und sie lesen wollen, hilft der kostenlose Konverter.

Woran erkenne ich, welches Profil in meiner ZUGFeRD-Rechnung steckt?

Nicht am Aussehen. Die Daten stecken als Anhang in der PDF, und ob dort das Profil EN 16931 oder nur MINIMUM liegt, sieht man der sichtbaren Seite nicht an — die Rechnung wirkt in beiden Fällen vollständig.

Der zuverlässige Weg ist, die PDF hochzuladen und die ZUGFeRD-Rechnung prüfen zu lassen: Der Validator holt den Anhang heraus, prüft ihn gegen EN 16931 und benennt im Klartext, was fehlt. Das dauert Sekunden und ist kostenlos — deutlich angenehmer, als es vom Empfänger zu erfahren.