Was ist der Unterschied zwischen der XRechnung und der ZUGFeRD-Rechnung?

1. Was ist die XRechnung?

Die XRechnung ist ein elektronisches Rechnungsformat, das auf der europäischen Norm EN 16931 basiert. Sie wurde entwickelt, um die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber (B2G) zu standardisieren. In Deutschland wird die XRechnung ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen verpflichtend, die Geschäfte mit der öffentlichen Hand machen. Die XRechnung wird ausschließlich im XML-Format erstellt und ist somit voll maschinenlesbar und automatisierbar.

Merkmale der XRechnung:

• Strukturiertes XML-Format: Die XRechnung enthält alle Rechnungsdaten in einem klar definierten, strukturierten XML-Format.
• Maschinenlesbarkeit: Die Daten können von Buchhaltungs- und ERP-Systemen direkt verarbeitet werden, ohne manuelle Eingaben.
• Verpflichtung im öffentlichen Sektor: Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, müssen ab dem 1. Januar 2025 das XRechnungsformat verwenden.

2. Was ist die ZUGFeRD-Rechnung?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland„. Es ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl strukturiert als auch unstrukturiert ist. Das bedeutet, dass die ZUGFeRD-Rechnung zwei Bestandteile hat:

1. Ein PDF-Dokument, das die Rechnung für den Menschen lesbar darstellt.
2. Eine eingebettete XML-Datei, die die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format enthält.

ZUGFeRD wird in Deutschland vor allem von kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) verwendet, da es den Vorteil bietet, sowohl die PDF-Darstellung als auch die automatisierte Verarbeitung in einem Format zu vereinen.

Merkmale der ZUGFeRD-Rechnung:

• Hybrides Format: ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF-Dokument mit einer XML-Datei, die automatisch verarbeitet werden kann.
• Flexibilität: Rechnungen können sowohl von Menschen als auch von Maschinen verarbeitet werden.
• Versionen und Standards: ZUGFeRD 2.1 und höher basieren ebenfalls auf der europäischen Norm EN 16931 und erfüllen somit die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen in der EU.

3. Die wesentlichen Unterschiede im Überblick

4. Welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?

Die Wahl zwischen der XRechnung und der ZUGFeRD-Rechnung hängt stark von den Anforderungen Ihres Unternehmens und den Geschäftspartnern ab, mit denen Sie arbeiten:

• XRechnung ist die richtige Wahl, wenn Ihr Unternehmen mit öffentlichen Auftraggebern arbeitet, da dieses Format ab 2025 in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben ist. Es bietet eine vollständige Automatisierung und ist ideal für Unternehmen, die hohe Effizienz und Fehlerreduktion in ihren Rechnungsprozessen anstreben.

• ZUGFeRD ist besonders geeignet für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU), die mit einer Vielzahl von Geschäftspartnern zusammenarbeiten, da es sowohl die Lesbarkeit durch Menschen (PDF) als auch die Automatisierung (XML) in einem einzigen Format kombiniert. Es eignet sich für Unternehmen, die sowohl B2B- als auch B2C-Transaktionen abwickeln und nicht ausschließlich auf maschinelle Verarbeitung angewiesen sind.

5. Gemeinsamkeiten zwischen XRechnung und ZUGFeRD

Trotz der Unterschiede gibt es einige wichtige Gemeinsamkeiten zwischen der XRechnung und der ZUGFeRD-Rechnung:

• Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931, was bedeutet, dass sie für die elektronische Rechnungsstellung in der EU verwendet werden können.
• Beide Formate unterstützen die Automatisierung und tragen zur Effizienzsteigerung in Unternehmen bei, indem sie die manuelle Rechnungsverarbeitung eliminieren oder reduzieren.
• Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD bieten eine rechtssichere Lösung für Unternehmen, die die Anforderungen an elektronische Rechnungen in der EU erfüllen müssen.

6. Fazit: XRechnung oder ZUGFeRD – Was ist für Sie das Richtige?

Die XRechnung ist ideal für Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten und eine vollständig automatisierte Rechnungsstellung anstreben. Sie ist ab 2025 gesetzlich vorgeschrieben und bietet eine effiziente, maschinenlesbare Lösung für den elektronischen Rechnungsverkehr.

Die ZUGFeRD-Rechnung hingegen ist flexibler und eignet sich sowohl für B2B- als auch B2C-Transaktionen. Sie ermöglicht eine Kombination aus PDF- und XML-Daten, sodass die Rechnung sowohl von Menschen als auch von Maschinen gelesen werden kann. ZUGFeRD ist ideal für Unternehmen, die Flexibilität benötigen und nicht ausschließlich auf die maschinelle Verarbeitung angewiesen sind.