Welche Fristen und Sanktionen zur Einführung der XRechnung gibt es?

Mit der Einführung der XRechnung ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland und der EU standardisiert und gesetzlich verpflichtend, insbesondere im öffentlichen Beschaffungswesen. Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, müssen sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Vorgaben einhalten. Dieser Artikel beleuchtet die wichtigen Fristen sowie die Sanktionen, die drohen, wenn diese Vorgaben nicht erfüllt werden.

1. Wichtige Fristen im Überblick

• 31. Dezember 2024: Letzter Tag, an dem Papierrechnungen und nicht strukturierte elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland gestellt werden dürfen.

• 1. Januar 2025: Verpflichtende Einführung der XRechnung für alle Rechnungen an den öffentlichen Sektor. Alle Unternehmen, die Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern tätigen, müssen ab diesem Datum Rechnungen im XRechnungsformat ausstellen.

• 31. Dezember 2026: Ende der Übergangsfrist für Kleinunternehmen, die einen Umsatz von weniger als 800.000 Euro im Jahr haben. Diese Unternehmen können bis dahin noch Papierrechnungen verwenden.

• 31. Dezember 2027: Ende der Übergangsfrist für den elektronischen Datenaustausch (EDI). Bis dahin können EDI-Rechnungen verwendet werden, wenn dies vertraglich vereinbart wurde.

2. Sanktionen bei Nichteinhaltung der Vorgaben

Mit der Einführung der XRechnung sind öffentliche Auftraggeber gesetzlich verpflichtet, nur noch Rechnungen im XRechnungsformat anzunehmen. Wenn Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllen, kann dies verschiedene Sanktionen nach sich ziehen.

2.1 Ablehnung der Rechnung

• Öffentliche Auftraggeber sind ab dem 1. Januar 2025 berechtigt, Rechnungen, die nicht im XRechnungsformat eingereicht werden, abzulehnen. Das bedeutet, dass das Unternehmen keine Zahlung erhält, solange die Rechnung nicht in der korrekten Form übermittelt wurde.
• Dies führt zu Zahlungsverzögerungen, was insbesondere für kleine Unternehmen problematisch sein kann, da dies ihre Liquidität negativ beeinflussen könnte.

2.2 Verzögerungen im Zahlungsprozess

• Zahlungsverzug ist eine der häufigsten Konsequenzen bei Nichteinhaltung der XRechnungsvorgaben. Solange die Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht, kann sie nicht bearbeitet werden, was zu erheblichen Verzögerungen führt.
• Unternehmen müssen die Rechnungen im richtigen Format erneut einreichen, was den gesamten Prozess verlangsamt und möglicherweise zusätzliche Kosten verursacht.

2.3 Fehlender Vorsteuerabzug

• Bei falschen oder unvollständigen Rechnungen kann der Vorsteuerabzug für den Empfänger der Rechnung gefährdet sein. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Rechnung nicht die notwendigen Pflichtangaben enthält oder nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht.
• Unternehmen riskieren, dass sie steuerliche Nachteile erleiden, wenn der Vorsteuerabzug durch eine fehlerhafte Rechnung nicht geltend gemacht werden kann.

2.4 Vertragsstrafen und Schadenersatzforderungen

• In bestimmten Fällen können auch Vertragsstrafen oder Schadenersatzforderungen entstehen. Wenn die Vertragspartner vertraglich festgelegt haben, dass Rechnungen in einem bestimmten Format übermittelt werden müssen, und diese Vorgabe nicht eingehalten wird, kann der öffentliche Auftraggeber Anspruch auf Schadenersatz haben.
• Dies ist insbesondere dann relevant, wenn durch die falsche Rechnungsstellung eine erhebliche Verzögerung im Projektablauf oder andere Kosten entstanden sind.

2.5 Ausschluss von zukünftigen Aufträgen

• In schwerwiegenden Fällen können Unternehmen, die die Anforderungen zur XRechnung wiederholt nicht erfüllen, von zukünftigen öffentlichen Ausschreibungen ausgeschlossen werden.
• Dies kann zu einem Verlust wichtiger Geschäftsmöglichkeiten führen, insbesondere wenn das Unternehmen stark vom öffentlichen Sektor abhängig ist.

3. Vorsorgemaßnahmen zur Vermeidung von Sanktionen

Um die genannten Sanktionen zu vermeiden, sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie die folgenden Schritte unternehmen:

• Technische Vorbereitung: Implementieren Sie frühzeitig eine Softwarelösung, die die Erstellung von XRechnungen unterstützt und alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt.
• Schulung der Mitarbeiter: Schulen Sie die Mitarbeiter, die für die Rechnungsstellung verantwortlich sind, in Bezug auf die rechtlichen Anforderungen der XRechnung und die Nutzung der Software.
• Testläufe durchführen: Führen Sie Testläufe durch, um sicherzustellen, dass die Rechnungen im richtigen Format und mit allen erforderlichen Angaben erstellt werden, bevor die gesetzliche Verpflichtung in Kraft tritt.
• Kommunikation mit Geschäftspartnern: Stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftspartner (insbesondere öffentliche Auftraggeber) ebenfalls bereit sind, die XRechnung zu akzeptieren, und klären Sie offene Fragen frühzeitig.

4. Fazit: Konsequenzen der Nichteinhaltung ernst nehmen

Die Einführung der XRechnung ist ein wichtiger Schritt hin zur Digitalisierung und zur Effizienzsteigerung im öffentlichen Beschaffungswesen. Die gesetzlichen Vorgaben sind eindeutig, und die Konsequenzen bei Nichteinhaltung können für Unternehmen erheblich sein – von Zahlungsverzögerungen über steuerliche Nachteile bis hin zu Vertragsstrafen und Ausschlüssen von öffentlichen Ausschreibungen.

Unternehmen sollten die Fristen zur Einführung der XRechnung ernst nehmen und sicherstellen, dass sie alle notwendigen Maßnahmen ergreifen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Nur so kann gewährleistet werden, dass keine Zahlungsverzögerungen oder Sanktionen drohen und dass der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung reibungslos verläuft.

Hinweis: Falls Sie Unterstützung bei der Umstellung auf die XRechnung benötigen, bieten wir Ihnen umfassende Beratungs- und Softwarelösungen an, um den Übergang reibungslos zu gestalten.