Wie kann eine bestehende Excel Rechnungsvorlage an das neue XRechnungsformat angepasst werden?

Anpassung Ihrer Excel-Rechnungsvorlagen zur XRechnung-Erstellung

Als erfahrener Anbieter im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung biete ich Ihnen eine umfassende Anpassung Ihrer bestehenden Excel-Rechnungsvorlagen an, sodass diese in der Lage sind, XRechnungen zu exportieren. Die XRechnung ist seit Januar 2025 für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verpflichtend und stellt sicher, dass Rechnungsdaten in einem standardisierten Format elektronisch bereitgestellt werden. Damit wird die Effizienz gesteigert, Fehler minimiert und die Bearbeitungszeit von Rechnungen erheblich reduziert.

Was beinhaltet die Anpassung?

1. Analyse Ihrer aktuellen Excel-Vorlage

Zuerst erfolgt eine ausführliche Analyse Ihrer bestehenden Excel-Rechnungsvorlage. Hierbei stelle ich sicher, dass alle relevanten Informationen, die für die Erstellung einer XRechnung notwendig sind, bereits vorhanden sind oder ergänzt werden können. Dazu gehören Details wie die Kundendaten, Rechnungspositionen, Zahlungsinformationen und spezifische Steuersätze.

2. Erweiterung der Vorlage

Ihre Vorlage wird erweitert, um alle notwendigen Pflichtfelder der XRechnung gemäß der Spezifikation EN 16931 zu integrieren. Dabei werden Felder hinzugefügt, die für eine XRechnung erforderlich sind, aber in Ihrer bestehenden Vorlage eventuell fehlen. Dies umfasst beispielsweise eindeutige Identifikationsnummern, Bankverbindungen sowie weitere Angaben zur Identifizierung des Rechnungsempfängers und -ausstellers.

3. Automatisierung durch VBA

Um den Export als XRechnung zu ermöglichen, implementiere ich VBA-Makros, die die Daten aus Ihrer Excel-Vorlage extrahieren und in das XRechnung-Format konvertieren. Die Makros stellen sicher, dass alle Daten automatisch in eine strukturierte XML-Datei übertragen werden, die den Anforderungen der XRechnung entspricht. Dadurch wird der Aufwand für die manuelle Eingabe reduziert und die Konsistenz der Daten gewährleistet.

4. Validierung und Fehlerprüfung

Ein wichtiger Bestandteil des Anpassungsprozesses ist die Validierung der exportierten XRechnung. Die XML-Datei wird automatisch auf ihre Korrektheit und Vollständigkeit geprüft, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Felder korrekt ausgefüllt sind. Dies minimiert die Wahrscheinlichkeit von Rückweisungen durch die Empfänger und gewährleistet eine reibungslose Verarbeitung der Rechnung.

5. Benutzerfreundliche Integration

Die angepasste Excel-Vorlage bleibt benutzerfreundlich und erfordert keine technischen Vorkenntnisse. Ihre Mitarbeiter können wie gewohnt mit der Excel-Vorlage arbeiten, während im Hintergrund die notwendigen Anpassungen für die XRechnung-Generierung vorgenommen werden. Auf Knopfdruck kann die Rechnung anschließend im XRechnung-Format exportiert werden.

6. Schulung und Support

Nach der Anpassung Ihrer Excel-Vorlage biete ich Ihnen eine Schulung an, damit Sie und Ihre Mitarbeiter die neuen Funktionen optimal nutzen können. Zudem stehe ich Ihnen für Fragen und Unterstützung zur Verfügung, um sicherzustellen, dass der Übergang zur XRechnung reibungslos verläuft.