# XRechnung öffnen und lesen — so geht es Quelle: https://xrechnung.pro/xrechnung-oeffnen/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 Anbieter: XRechnung PRO (Datenschutzfabrik UG, Wuppertal) **Kurz gesagt:** Eine XRechnung ist eine XML-Datei und lässt sich mit einem Doppelklick nicht sinnvoll anzeigen. Um sie zu lesen, wandeln Sie die Datei in ein PDF um oder öffnen sie in einem Betrachter. Der kostenlose Online-Konverter von XRechnung PRO erledigt das im Browser in wenigen Sekunden, ohne Installation und ohne Anmeldung. ## Auf einen Blick - **Dateityp:** .xml — eine XRechnung ist immer eine XML-Datei - **Schnellster Weg:** Online-Konverter, kostenlos, ohne Anmeldung, bis 5 MB - **Bei ZUGFeRD:** Die Datei ist ein PDF und lässt sich normal öffnen — das XML steckt darin - **Wichtig:** Die XML-Datei ist aufbewahrungspflichtig, nicht das erzeugte PDF ## Vier Wege, eine XRechnung zu lesen Welcher passt, hängt nur davon ab, wie oft Sie das brauchen. | Situation | Weg | Kosten | | --- | --- | --- | | Einzelne Rechnung, gelegentlich | [Online-Konverter im Browser](/erechnung-xrechnung-konverter/) | kostenlos | | Mehrere Rechnungen am Tag | [E-Mail-Konverter](/e-mail-konverter-fuer-xrechnung-zu-pdf/) | ab 49 € im Monat | | Regelmäßig, Daten sollen den Rechner nicht verlassen | [Konverter für Windows](/xrechnung-konverter-tool/) | Testfassung kostenlos | | Eigene Anwendung soll es können | [API-Schnittstelle](/api-schnittstelle-fuer-xrechnung-zu-pdf-konvertierung/) | ab 49 € im Monat | ## Der schnellste Weg, Schritt für Schritt 1. **Datei speichern.** Speichern Sie den XML-Anhang aus der E-Mail auf Ihrem Rechner. 2. **[Konverter öffnen](/erechnung-xrechnung-konverter/).** Keine Anmeldung, kein Konto. 3. **Datei hineinziehen.** Bis 5 MB, das reicht für praktisch jede Rechnung. 4. **Rechnung lesen und PDF herunterladen.** Die Ansicht zeigt alle Positionen, Steuersätze und Summen. Und dann der Schritt, den fast alle vergessen: **die XML-Datei aufbewahren.** Sie ist das Original im Sinne des Gesetzes. Legen Sie sie zusammen mit dem PDF ab, damit bei der nächsten Betriebsprüfung beides vorhanden ist. ## Was ist, wenn die Datei ein PDF ist? Dann haben Sie wahrscheinlich eine **ZUGFeRD-Rechnung** bekommen. Die öffnen Sie ganz normal — das strukturierte XML steckt unsichtbar in der PDF-Datei. Für Sie als Empfänger heißt das: nichts zu tun, außer die Datei so aufzubewahren, wie sie ist. Löschen Sie sie nicht und wandeln Sie sie nicht in ein anderes PDF um, sonst geht der strukturierte Teil verloren. Mehr dazu: [Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD](/unterschied-zwischen-der-xrechnung-und-der-zugferd-rechnung/). ## Wie erkenne ich, ob die Rechnung überhaupt gültig ist? Lesbar machen und Prüfen sind zwei verschiedene Dinge. Wenn Sie wissen wollen, ob eine eingegangene Rechnung den Anforderungen der Norm entspricht — etwa weil Sie Zweifel an den Angaben haben —, prüfen Sie sie mit dem [XRechnung-Validator](/xrechnung-validator/). Er nennt fehlende Pflichtangaben im Klartext. Bei einer eingehenden Rechnung mit formalen Fehlern gilt: Fordern Sie eine korrigierte Rechnung an. Ohne ordnungsgemäße Rechnung ist der Vorsteuerabzug gefährdet — und das ist Ihr Risiko, nicht das des Ausstellers. ## Wofür das nicht die richtige Lösung ist Der Online-Konverter ist für einzelne Dateien gedacht. Wenn täglich mehrere XRechnungen eingehen, ist das Hochladen von Hand der falsche Weg — dafür gibt es den E-Mail-Konverter oder die Ordnerüberwachung des Windows-Programms. ## Schritte 1. **XRechnung speichern** — Speichern Sie die XML-Datei aus der E-Mail auf Ihrem Rechner, zum Beispiel im Ordner Downloads. 2. **Konverter öffnen** — Rufen Sie den kostenlosen XRechnung-Konverter von XRechnung PRO im Browser auf. 3. **Datei hochladen** — Ziehen Sie die XML-Datei in das Feld oder wählen Sie sie über den Dateidialog aus. Die Datei darf bis zu 5 MB groß sein. 4. **PDF herunterladen** — Nach wenigen Sekunden erscheint die Rechnung lesbar und lässt sich als PDF herunterladen. Bewahren Sie zusätzlich die XML-Originaldatei auf, denn sie ist das aufbewahrungspflichtige Original. ## Häufige Fragen ### Warum passiert beim Doppelklick auf die XML-Datei nichts Vernünftiges? Weil Windows XML-Dateien im Browser oder im Editor öffnet und dort der Quelltext erscheint — hunderte Zeilen mit spitzen Klammern. Die Datei ist nicht defekt, sie ist für Software gemacht und nicht für die Anzeige. Um sie zu lesen, brauchen Sie einen Konverter oder Betrachter. ### Kann ich das PDF statt der XML-Datei aufbewahren? Nein. Nach § 14b UStG ist der strukturierte Teil aufbewahrungspflichtig, also die XML-Datei. Das aus ihr erzeugte PDF ist eine Arbeitskopie. Bewahren Sie beides auf, wenn Sie mögen — aber die XML-Datei dürfen Sie nicht löschen. ### Ist das Hochladen meiner Rechnung sicher? Die Übertragung erfolgt verschlüsselt, und die hochgeladene Datei wird nach der Umwandlung nicht dauerhaft auf unseren Servern gespeichert. Wenn Sie Rechnungsdaten grundsätzlich nicht in einen Browserdienst geben möchten, nutzen Sie den Konverter für Windows — er arbeitet auf Ihrem eigenen Rechner. ### Mein Buchhaltungsprogramm zeigt die XRechnung nicht an. Was nun? Prüfen Sie beim Hersteller, ob es ein Update gibt — die meisten gängigen Programme haben inzwischen einen Betrachter nachgerüstet. Solange das nicht der Fall ist, wandeln Sie eingehende Rechnungen mit dem Konverter um und legen PDF und XML gemeinsam ab. ## Quellen - [§ 14b UStG (Aufbewahrung)](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html) --- Bei Zitaten bitte Quelle nennen: XRechnung PRO, https://xrechnung.pro/xrechnung-oeffnen/ Angaben zur Rechtslage sind keine steuerliche oder rechtliche Beratung.