# XRechnung-Konverter für Windows Quelle: https://xrechnung.pro/xrechnung-konverter-tool/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 Anbieter: XRechnung PRO (Datenschutzfabrik UG, Wuppertal) **Kurz gesagt:** Der XRechnung-Konverter für Windows von XRechnung PRO wandelt XRechnungen auf dem eigenen Rechner in PDF um, versieht sie auf Wunsch mit dem eigenen Logo und prüft sie vor der Umwandlung gegen den Standard. Die HotFolder-Fassung überwacht einen Ordner und konvertiert eingehende Dateien automatisch. Die Testfassung erlaubt fünf Umwandlungen am Tag. Preis: Testfassung kostenlos, gewerblich nach Volumen Passend für: Büros, die regelmäßig XRechnungen erhalten und sie lokal statt im Browser umwandeln wollen. Nicht passend für: macOS und Linux. Das Programm läuft nur unter Windows. ## Auf einen Blick - **Betriebssystem:** Windows 10 oder neuer - **Internetverbindung:** erforderlich — die Umwandlung läuft über unseren Dienst - **Testfassung:** 5 Umwandlungen am Tag, kostenlos - **Gewerbliche Nutzung:** Preis nach Anzahl der täglichen Umwandlungen, Staffelung wie bei der API - **HotFolder:** überwacht einen Ordner, konvertiert eingehende Dateien automatisch, kann als Windows-Dienst laufen - **Eigenes Logo:** möglich, wird in das erzeugte PDF eingesetzt ## Wofür dieses Programm gedacht ist Für Büros, in denen regelmäßig XRechnungen eingehen. Irgendwann wird es lästig, jede Datei einzeln in einen Browser zu ziehen. Das Programm liegt auf Ihrem Rechner. Datei per Doppelklick oder Ziehen hinein, das PDF liegt gleich daneben. Der zweite Grund ist das eigene Logo. Wer eingehende Rechnungen in einem Aktenordner oder einem Dokumentenmanagement ablegt, sortiert mit einem wiedererkennbaren Layout deutlich schneller. ## Die beiden Fassungen **Standardfassung** — Sie starten das Programm, ziehen eine oder mehrere Dateien hinein und erhalten die PDFs. Für den täglichen Gebrauch im Büro. **HotFolder-Fassung** — Sie legen einen Eingangs- und einen Ausgangsordner fest, und alles, was im Eingangsordner landet, wird ohne weiteres Zutun umgewandelt; das Programm läuft dabei auf Wunsch als Windows-Dienst und braucht dann nicht einmal einen angemeldeten Benutzer. Sinnvoll, wenn Ihr Mailprogramm oder Ihre Buchhaltung Anhänge ohnehin schon in einen Ordner ablegt. ## Was das Programm vor der Umwandlung prüft Bevor ein PDF entsteht, prüft das Programm die Datei gegen den Standard. Das hat einen handfesten Grund. Hat eine eingegangene Rechnung formale Mängel, sollten Sie es wissen — vor dem Bezahlen, nicht danach. Denn ohne ordnungsgemäße Rechnung ist Ihr Vorsteuerabzug gefährdet, und dieses Risiko tragen Sie als Empfänger, nicht der Aussteller. Wenn Sie eine einzelne Datei genauer prüfen wollen, nutzen Sie den [XRechnung-Validator](/xrechnung-validator/); er nennt jede Abweichung im Klartext. ## Wichtig zur Internetverbindung Das Programm läuft auf Ihrem Rechner. Die Umwandlung selbst erledigt unser Dienst. Ohne Internetverbindung geht es also nicht. Und die Rechnungsdatei wird übertragen — verschlüsselt, ohne dauerhafte Speicherung, aber sie verlässt Ihren Rechner. Das sagen wir lieber deutlich, als es ins Kleingedruckte zu schreiben. Wenn das für Sie nicht in Frage kommt, weil Rechnungsdaten Ihr Netz nicht verlassen dürfen, sagen Sie uns das. Eine Fassung, die vollständig lokal arbeitet, ist technisch möglich und eine der Anfragen, die uns am häufigsten erreichen. ## Aufbewahrung nicht vergessen Das erzeugte PDF ist eine Arbeitskopie. Aufbewahrungspflichtig ist nach § 14b UStG die **XML-Datei**. Richten Sie die Ablage so ein, dass beide Dateien zusammen archiviert werden — bei der HotFolder-Fassung am besten mit einem Ordner, der die Originale behält. ## Häufige Fragen ### Läuft das Programm ohne Internetverbindung? Nein. Die Umwandlung selbst wird von unserem Dienst erledigt, das Programm ist der Zugang dazu. Wenn Sie eine Lösung brauchen, die vollständig ohne Internetverbindung arbeitet, sprechen Sie uns an — das ist eine der häufigeren Sonderanforderungen. ### Was kostet die gewerbliche Nutzung? Der Preis richtet sich nach der Anzahl der täglichen Umwandlungen, die Staffelung entspricht der API-Preisliste. Nennen Sie uns Ihre erwartete Menge, dann erhalten Sie ein konkretes Angebot. ### Wie funktioniert die HotFolder-Fassung? Sie legen einen Ordner fest, den das Programm überwacht. Jede XML-Datei, die dort ankommt, wird automatisch in ein PDF umgewandelt und in einen Ausgabeordner geschrieben. Das Programm kann als Windows-Dienst eingerichtet werden und läuft dann ohne angemeldeten Benutzer im Hintergrund — geeignet, wenn Ihre Buchhaltungssoftware eingehende Anhänge selbst in einen Ordner ablegt. ### Gibt es eine Fassung für macOS oder Linux? Nein. Für andere Betriebssysteme nutzen Sie den Online-Konverter im Browser, den E-Mail-Konverter oder die API. ### Erzeugt das Programm auch XRechnungen? Nein, es wandelt nur in die andere Richtung: aus einer XRechnung wird ein PDF. Wenn Sie XRechnungen erzeugen wollen, nutzen Sie die Excel-Vorlage PRO oder den XrPDF Druckertreiber. --- Bei Zitaten bitte Quelle nennen: XRechnung PRO, https://xrechnung.pro/xrechnung-konverter-tool/ Angaben zur Rechtslage sind keine steuerliche oder rechtliche Beratung.