# Excel-Rechnungsvorlage mit XRechnung- und ZUGFeRD-Export Quelle: https://xrechnung.pro/xrechnung-excel-vorlage/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 Anbieter: XRechnung PRO (Datenschutzfabrik UG, Wuppertal) **Kurz gesagt:** Die Excel-Rechnungsvorlage von XRechnung PRO erzeugt aus einer gewohnten Excel-Rechnung ein PDF und in der PRO-Fassung zusätzlich eine XRechnung im UBL-Format sowie eine ZUGFeRD-Rechnung. Die kostenlose Fassung schreibt PDF-Rechnungen, die PRO-Fassung kostet 189 Euro einmalig ohne Mengenbegrenzung, und bestehende Vorlagen lassen sich auf Anfrage erweitern. Preis: kostenlos · PRO 189 € Passend für: Selbstständige und kleine Betriebe mit wenigen Rechnungen im Monat, die keine Rechnungssoftware einführen wollen. Nicht passend für: Betriebe mit hunderten Rechnungen im Monat oder mit Anbindung an eine Warenwirtschaft. ## Auf einen Blick - **Voraussetzung:** Microsoft Excel 2016 oder neuer unter Windows, Makros müssen erlaubt sein - **Ausgabe kostenlose Fassung:** PDF - **Ausgabe PRO:** PDF, XRechnung (UBL), ZUGFeRD - **Lizenz PRO:** 189 € einmalig zzgl. USt, Einzelplatz, keine Begrenzung der Rechnungsanzahl - **Installation:** ZIP-Datei nach C:\ entpacken; der Pfad ist im Blatt „Stammdaten“ änderbar - **Laufende Kosten:** keine ## Für wen diese Vorlage gedacht ist Für Selbstständige und kleine Betriebe, die ihre Rechnungen ohnehin in Excel schreiben. Excel hat dabei einen Vorteil, den man leicht übersieht: Sie kennen es schon. Kein Einführungsprojekt, keine Schulung, keine Migration von Altdaten — Sie öffnen eine Datei und fangen an. Eines kann Excel von Haus aus nicht: eine normgerechte XRechnung erzeugen. Genau diese Lücke schließt die PRO-Fassung. ## Die drei Wege im Überblick Drei Fassungen. Die kostenlose deckt den Einstieg ab, PRO die E-Rechnungspflicht, Customize Ihre eigene gewachsene Vorlage. Einzelheiten stehen unten in der Preisübersicht. ## Was die PRO-Fassung beim Export macht Der Unterschied zu einem selbst gebauten Export ist die Prüfung. Bevor überhaupt eine Datei entsteht, kontrolliert die Vorlage vier Dinge: - **Rechnen die Summen auf?** Summe der Positionen gleich Nettobetrag, Netto plus Steuer gleich Bruttobetrag. Bei Abweichungen durch Rundung erscheint ein Hinweis, statt eine ungültige Datei zu erzeugen. - **Sind die Pflichtfelder belegt?** Rechnungsnummer, Datum, Währung, Käufer, Verkäufer, Steuerangaben. - **Fehlt die Leitweg-ID?** Bei Kunden, die als öffentlicher Auftraggeber gekennzeichnet sind, wird sie verlangt. - **Passen Steuerkategorie und Steuersatz zusammen?** Steuerfrei mit 19 Prozent ist ein Widerspruch, der auffällt. Erst dann entsteht die Datei. Deshalb läuft sie beim Empfänger durch. ## Installation 1. ZIP-Datei herunterladen und nach `C:\` entpacken 2. Excel-Datei öffnen und Makros zulassen 3. Im Blatt **Stammdaten** die eigenen Firmendaten eintragen: Name, Anschrift, USt-IdNr., IBAN, Nummernkreis 4. Wenn Sie einen anderen Ablageort wollen, den Pfad im Blatt **Stammdaten** anpassen Bei der PRO-Fassung kommt der Lizenzschlüssel hinzu, den Sie nach dem Kauf per E-Mail erhalten. ## Was die Vorlage nicht leistet Damit Sie nicht das Falsche kaufen: - **Keine Mehrplatzfähigkeit.** Zwei Personen können nicht gleichzeitig in derselben Datei arbeiten, und wer es trotzdem versucht — etwa über einen Netzwerkordner, in dem beide dieselbe Mappe öffnen —, riskiert doppelte Rechnungsnummern und verlorene Eingaben. Bei mehreren Arbeitsplätzen brauchen Sie eine andere Lösung. - **Keine Anbindung an Warenwirtschaft oder Buchhaltung.** Die Vorlage steht für sich. Wer Artikel- und Kundendaten aus einem anderen System braucht, ist mit einer [individuellen Anbindung](/individuelle-softwareentwicklung/) besser bedient. - **Keine Mahnwesen- oder Zahlungsverfolgung.** Es ist eine Rechnungsvorlage, kein Fakturaprogramm. - **Kein Empfang von E-Rechnungen.** Für eingehende XRechnungen brauchen Sie zusätzlich den [kostenlosen Konverter](/erechnung-xrechnung-konverter/). Ab etwa fünfzig Rechnungen im Monat, oder sobald mehrere Leute mitschreiben, ist der [XrPDF Druckertreiber](/xrechnung-erstellen-ohne-software/) der passendere Weg. ## Häufige Fragen ### Was unterscheidet die kostenlose Fassung von PRO? Die kostenlose Fassung schreibt und verwaltet Rechnungen und gibt sie als PDF aus. Sie erzeugt keine XRechnung und keine ZUGFeRD-Rechnung. Die PRO-Fassung kann beides, prüft die Datei vor dem Export und erlaubt es, je Kunde eine Leitweg-ID zu hinterlegen. ### Muss ich Makros aktivieren? Ja. Der Export ist in Excel-Makros umgesetzt, deshalb muss die Datei als vertrauenswürdig eingestuft oder in einem vertrauenswürdigen Ordner abgelegt werden. Wenn Ihre IT-Richtlinie Makros verbietet, ist diese Vorlage nicht der richtige Weg — dann passt der XrPDF Druckertreiber besser. ### Läuft die Vorlage auch auf dem Mac oder in Excel Online? Nein. Die Vorlage nutzt Windows-Funktionen für die Dateiausgabe und läuft deshalb nur in der Desktop-Fassung von Excel unter Windows. In Excel Online und in Excel für macOS funktioniert der Export nicht. ### Wie viele Rechnungen darf ich mit PRO schreiben? Beliebig viele. Die Lizenz ist eine Einzelplatzlizenz ohne Mengenbegrenzung und ohne laufende Kosten. ### Ich habe schon eine eigene Excel-Rechnungsvorlage. Kann die erweitert werden? Ja, das ist die Variante Customize. Wir erweitern Ihre bestehende Vorlage um den XRechnungs- und ZUGFeRD-Export, ohne Layout und Ablauf zu verändern. Senden Sie uns dazu eine leere Vorlage ohne echte Kundendaten, dann erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden ein Angebot. Mehr dazu unter Anpassung bestehender Excel-Rechnungsvorlagen. ### Erhalte ich Updates, wenn sich der Standard ändert? Bei Änderungen des Standards XRechnung stellen wir eine aktualisierte Fassung bereit. Schreiben Sie uns nach dem Kauf einmal kurz, dann nehmen wir Sie in die Benachrichtigung auf. --- Bei Zitaten bitte Quelle nennen: XRechnung PRO, https://xrechnung.pro/xrechnung-excel-vorlage/ Angaben zur Rechtslage sind keine steuerliche oder rechtliche Beratung.