# Häufige Fragen zur XRechnung und E-Rechnung Quelle: https://xrechnung.pro/xrechnung-erechnung-f-a-q/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 Anbieter: XRechnung PRO (Datenschutzfabrik UG, Wuppertal) **Kurz gesagt:** Die häufigsten Fragen zur E-Rechnung betreffen vier Themen: wer ab wann verpflichtet ist, welche Formate zulässig sind, warum eine PDF-Rechnung keine E-Rechnung mehr ist und wie eingehende XRechnungen lesbar gemacht und aufbewahrt werden. Diese Seite beantwortet sie in kurzer Form mit Verweis auf die ausführlichen Erklärungen. ## Auf einen Blick - **Empfangspflicht:** seit 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen - **Ausstellungspflicht:** ab 2027 über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle - **Zulässige Formate:** XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1 (Profil EN 16931 oder höher) - **Keine E-Rechnung:** PDF per E-Mail, Scan, Papier — gesetzlich sonstige Rechnung - **Aufbewahrung:** 8 Jahre, die XML-Datei, nicht das PDF ## Die Fragen sind unten aufgeklappt beantwortet Wenn Ihre Frage hier nicht steht, [schreiben Sie sie uns](/kontakt/). Wir antworten innerhalb von 24 Stunden — und wenn die Frage häufiger kommt, nehmen wir sie in diese Liste auf. ## Die vier Dinge, die man wirklich wissen muss Falls Sie nur eine Minute haben: 1. **Empfangen ist Pflicht, seit 2025, für jeden.** Keine Übergangsfrist, keine Ausnahme für kleine Betriebe. 2. **Ausstellen kommt später** — 2027 über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, 2028 für alle. Kleinunternehmer sind befreit. 3. **Ein PDF ist keine E-Rechnung.** Es ist gesetzlich eine sonstige Rechnung und braucht die Zustimmung des Empfängers. 4. **Aufbewahren müssen Sie die XML-Datei**, nicht das daraus erzeugte PDF. [Acht Jahre](/e-rechnung-aufbewahrung/). Alles Weitere folgt daraus. ## Häufige Fragen ### Was ist eine XRechnung? Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung, deren Daten strukturiert im XML-Format vorliegen und der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Sie ist der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und wird von der KoSIT gepflegt. Ausführliche Erklärung. ### Ab wann muss ich E-Rechnungen empfangen können? Seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsregelung. Es genügt eine E-Mail-Adresse, an die Geschäftspartner die Datei senden können, verbunden mit der Möglichkeit, die Datei zu lesen und acht Jahre aufzubewahren. ### Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen? Ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Andernfalls ab dem 1. Januar 2028. Die Pflicht betrifft nur inländische Umsätze an andere Unternehmen. Alle Fristen. ### Ist eine PDF-Rechnung noch erlaubt? Bis Ende 2026 ja, mit Zustimmung des Empfängers. Danach nur noch, solange für Sie die Übergangsregelung greift, also bis Ende 2027 bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Ab 2028 ist die PDF-Rechnung im inländischen B2B-Bereich nicht mehr zulässig. Gegenüber Privatkunden bleibt sie dauerhaft erlaubt. ### Wie öffne ich eine XRechnung? Mit einem Konverter oder Betrachter. Ein Doppelklick zeigt nur den XML-Quelltext. Der kostenlose Online-Konverter wandelt die Datei in ein lesbares PDF um, ohne Installation und ohne Anmeldung. Schritt-für-Schritt-Anleitung. ### Was ist die Leitweg-ID? Die Leitweg-ID ist eine Kennung, mit der eine Rechnung die zuständige Stelle innerhalb der öffentlichen Verwaltung erreicht. Sie ist bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ein Pflichtfeld, wird vom Auftraggeber mitgeteilt und muss unverändert übernommen werden. Zwischen Unternehmen wird sie nicht benötigt. Aufbau, Beispiel und woher Sie sie bekommen. ### Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen? Nein. Kleinunternehmer sind nach § 34a UStDV vom Ausstellen befreit. Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem. Ausführlich für Kleinunternehmer. ### Wie lange muss ich eine E-Rechnung aufbewahren? Acht Jahre nach § 14b UStG — bis Ende 2024 waren es zehn. Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Teil, also die XML-Datei beziehungsweise bei ZUGFeRD das eingebettete XML. Ein daraus erzeugtes PDF genügt nicht. Ausführlich zur Aufbewahrung. ### Ist ZUGFeRD auch erlaubt? Ja, ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 oder höher. ZUGFeRD 1.0 sowie die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen nicht. Vergleich der Formate. ### Brauche ich eine besondere Software, um E-Rechnungen zu empfangen? Nein. Eine E-Mail-Adresse genügt für den Empfang. Für das Lesen brauchen Sie einen Konverter oder Betrachter — der Online-Konverter ist kostenlos. Ein Empfangsportal oder ein bestimmtes Programm ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. ### Wie erstelle ich eine XRechnung ohne neues Programm? Es gibt drei Wege: eine Excel-Vorlage mit Exportfunktion, den XrPDF Druckertreiber, der die XRechnung aus dem Druckvorgang erzeugt, oder die Erweiterung Ihrer bestehenden Vorlage. Alle drei im Vergleich. ### Wie wandle ich ein PDF in eine XRechnung um? Eine PDF-Datei enthält keine strukturierten Daten, deshalb müssen die Angaben aus dem Dokument gelesen und in ein XML überführt werden. Automatisch geht das nur mit Texterkennung und anschließender Prüfung — und die Verantwortung für die Richtigkeit bleibt beim Rechnungssteller. Der XrPDF Druckertreiber arbeitet nach diesem Prinzip, zeigt aber jedes erkannte Feld vor der Ausgabe zur Bestätigung. ### Was passiert, wenn ich die Pflicht nicht erfülle? Ein eigener Bußgeldtatbestand existiert nicht. Praktisch riskieren Sie den Vorsteuerabzug, weil ohne ordnungsgemäße Rechnung die Voraussetzung dafür fehlt, sowie Zahlungsverzögerungen. Bei Aufbewahrungsmängeln kommt ein Verstoß gegen § 14b UStG hinzu. ### Muss eine E-Rechnung elektronisch signiert werden? Nein. Eine Signatur ist nicht vorgeschrieben. Erforderlich ist, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind; das kann durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren nach § 14 Abs. 3 UStG geschehen. ### Gilt die Pflicht auch für Kleinbetragsrechnungen? Nein. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. ### Was ist mit Rechnungen ins Ausland? Die deutsche Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Für grenzüberschreitende Rechnungen gelten die Regeln des jeweiligen Landes; mehrere EU-Staaten führen vergleichbare Pflichten ein, mit eigenen Formaten und Fristen. ## Quellen - [§ 14 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html) - [BMF — Fragen und Antworten zur E-Rechnung](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html) - [KoSIT — Standard XRechnung](https://www.xoev.de/xrechnung-16828) --- Bei Zitaten bitte Quelle nennen: XRechnung PRO, https://xrechnung.pro/xrechnung-erechnung-f-a-q/ Angaben zur Rechtslage sind keine steuerliche oder rechtliche Beratung.