# Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen — und ab wann? Quelle: https://xrechnung.pro/wer-ist-von-der-xrechnung-betroffen-und-wann/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 Anbieter: XRechnung PRO (Datenschutzfabrik UG, Wuppertal) **Kurz gesagt:** Von der Empfangspflicht ist seit dem 1. Januar 2025 jedes inländische Unternehmen betroffen, unabhängig von Rechtsform, Größe und Umsatz — auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb. Von der Ausstellungspflicht sind nur Unternehmen betroffen, die Leistungen an andere inländische Unternehmen abrechnen, gestaffelt ab 2027 und 2028. ## Auf einen Blick - **Empfangen müssen:** alle inländischen Unternehmen im Sinne des § 2 UStG — auch Kleinunternehmer, Freiberufler, Vermieter mit Option zur Umsatzsteuer, Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb - **Ausstellen müssen:** Unternehmen mit inländischen B2B-Umsätzen — ab 2027 über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 alle - **Nicht betroffen:** Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise - **Kleinunternehmer:** müssen empfangen können, sind aber nach § 34a UStDV vom Ausstellen befreit - **Rechtsform:** ohne Bedeutung — Einzelunternehmen, GbR, GmbH, UG, AG, eG sind gleich behandelt ## Die einfache Antwort Sind Sie Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes? Dann ja. Nur anders, als die meisten befürchten. E-Rechnungen *schreiben* müssen Sie vorerst nicht — das kommt später, und für einen Teil der Betriebe nie. Sie müssen sie *empfangen* können. Seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist. ## Betroffenheit nach Situation | Ihre Situation | Empfangen | Ausstellen | | --- | --- | --- | | GmbH, UG, AG mit B2B-Kunden | Pflicht seit 2025 | ab 2027 oder 2028, je nach Umsatz | | Einzelunternehmen, Freiberufler mit B2B-Kunden | Pflicht seit 2025 | ab 2027 oder 2028, je nach Umsatz | | Kleinunternehmer nach § 19 UStG | Pflicht seit 2025 | befreit nach § 34a UStDV | | Handwerksbetrieb mit Privat- und Geschäftskunden | Pflicht seit 2025 | für die B2B-Rechnungen, ab 2027 oder 2028 | | Nur Privatkunden (Einzelhandel, Gastronomie, Praxis) | Pflicht seit 2025 | keine Pflicht für Rechnungen an Privatpersonen | | Verein, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb | Pflicht seit 2025 | ab 2027 oder 2028, je nach Umsatz | | Umsatzsteuerpflichtige Vermietung | Pflicht seit 2025 | ab 2027 oder 2028, je nach Umsatz | | Ausländisches Unternehmen ohne inländische Niederlassung | nicht betroffen | nicht betroffen | ## Der häufigste Irrtum „Wir stellen nur Rechnungen an Privatkunden, uns betrifft das nicht.“ Das ist der teuerste Satz zu diesem Thema. Denn die Empfangspflicht hängt nicht daran, an wen **Sie** schreiben — sie hängt daran, dass Sie Unternehmer sind. Und Ihr Steuerberater, Ihr Werkzeuglieferant, Ihre Werkstatt und Ihr Versicherungsmakler werden Ihnen E-Rechnungen schicken, ob Ihnen das gelegen kommt oder nicht. Betroffen sind deshalb auch Betriebe, die selbst nie eine E-Rechnung ausstellen werden. Arztpraxen. Friseure. Restaurants. Einzelhändler. ## Was Betroffenheit praktisch bedeutet Nicht um eine Softwareanschaffung. Um drei Fähigkeiten: 1. **Annehmen.** Eine E-Mail-Adresse, an die Geschäftspartner die Datei senden können, und jemand, der dort hineinschaut. 2. **Lesen.** Ein Weg, aus der XML-Datei eine lesbare Rechnung zu machen — dafür genügt der [kostenlose Konverter](/erechnung-xrechnung-konverter/). 3. **Aufbewahren.** Die XML-Originaldatei [acht Jahre revisionssicher archivieren](/e-rechnung-aufbewahrung/). Das PDF, das Sie daraus erzeugen, ist eine Arbeitskopie und ersetzt das Original nicht. An Punkt drei scheitern die meisten Umstellungen. Er fällt auch am spätesten auf: bei der Betriebsprüfung, dann aber für alle Jahre auf einmal. ## Wer muss besonders früh handeln? Zwei Gruppen. Beide früher, als ihnen lieb ist: - **Zulieferer der öffentlichen Hand.** Für Sie gilt die Pflicht längst — gegenüber Bundesbehörden seit dem 27. November 2020. Wer dort noch auf Papier abrechnet, wartet heute schon länger auf sein Geld. - **Betriebe über 800.000 Euro Umsatz.** Ihre Ausstellungspflicht beginnt am 1. Januar 2027. Maßgeblich ist der Umsatz des Jahres 2026 — also der, den Sie gerade machen. Kann Ihre Software keine XRechnung, muss das 2026 geklärt werden. Nicht im Dezember 2026. Eine Selbsteinschätzung mit konkreten Schritten steht unter [Vorbereitung auf die XRechnung](/vorbereitung-auf-die-xrechnung-was-selbstaendige-und-unternehmen-tun-koennen/), passende Checklisten nach Betriebsgröße gibt es [hier zum Download](/xrechnung-checklisten-zur-umstellung/). ## Häufige Fragen ### Bin ich als Kleinunternehmer betroffen? Ja, aber nur beim Empfang. Auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Sie seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Vom Ausstellen einer E-Rechnung sind Kleinunternehmer nach § 34a UStDV befreit — Sie dürfen weiterhin Papier oder PDF verwenden. Ausführlich für Kleinunternehmer. ### Gilt die Pflicht auch für Vereine? Für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb ja. Ein Verein ist insoweit Unternehmer im Sinne des § 2 UStG und muss E-Rechnungen empfangen können. Der ideelle Bereich ohne unternehmerische Tätigkeit ist nicht betroffen. ### Was ist bei Vermietung? Wer umsatzsteuerpflichtig vermietet, also zur Umsatzsteuer optiert hat, ist Unternehmer und von der Empfangspflicht betroffen. Bei umsatzsteuerfreier Wohnraumvermietung besteht keine Pflicht zur E-Rechnung — Sie sollten trotzdem eingehende E-Rechnungen lesen können, weil Ihre Handwerker sie bald so ausstellen. ### Muss ich auch bei Auslandsgeschäften E-Rechnungen ausstellen? Nein. Die deutsche Pflicht betrifft ausschließlich Umsätze, bei denen beide Beteiligten im Inland ansässig sind. Für innergemeinschaftliche Lieferungen und Drittlandsgeschäfte gelten die Regeln des jeweiligen Landes — mehrere EU-Staaten führen vergleichbare Pflichten ein. ## Quellen - [§ 14 UStG](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html) - [§ 2 UStG (Unternehmerbegriff)](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__2.html) - [BMF — Fragen und Antworten zur E-Rechnung](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html) --- Bei Zitaten bitte Quelle nennen: XRechnung PRO, https://xrechnung.pro/wer-ist-von-der-xrechnung-betroffen-und-wann/ Angaben zur Rechtslage sind keine steuerliche oder rechtliche Beratung.