# XRechnung PRO — vollständiger Textbestand Quelle: https://xrechnung.pro/ · Anbieter: Datenschutzfabrik UG (haftungsbeschränkt), Wittener Straße 233, 42279 Wuppertal, Deutschland Stand der Rechtsangaben: 30. Juli 2026 · Datei erzeugt am 2026-08-28 Diese Datei enthält den Textbestand aller Wissens-, Produkt- und Leistungsseiten von xrechnung.pro in einem Dokument. Die Angaben zur Rechtslage verweisen auf die Primärquellen und stellen keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar. --- ## Rechtslage: E-Rechnungspflicht in Deutschland **seit 1. Januar 2025** — Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für den Empfang gibt es keine Übergangsregelung. Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern eine sonstige Rechnung. **bis 31. Dezember 2026** — Beim Ausstellen sind Papierrechnungen und sonstige Formate weiterhin erlaubt. Für sonstige elektronische Rechnungen wie PDF ist die Zustimmung des Empfängers nötig. **ab 1. Januar 2027** — Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen. Für Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz gilt die Übergangsregelung ein Jahr länger. **ab 1. Januar 2028** — Die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen gilt für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig von der Höhe des Umsatzes. Quellen: § 14 UStG (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html) · BMF — Fragen und Antworten zur E-Rechnung (https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html) · § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelungen) (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html) --- ## Angebot im Überblick ### XRechnung-zu-PDF-Konverter Seite: https://xrechnung.pro/erechnung-xrechnung-konverter/ Kategorie: kostenloses Werkzeug Preis: kostenlos Verfügbarkeit: verfügbar Voraussetzung: Alle (Browser) Der XRechnung-zu-PDF-Konverter von XRechnung PRO wandelt eine XRechnung im XML-Format kostenlos in ein lesbares PDF um. Die Datei wird im Browser hochgeladen und nicht dauerhaft gespeichert. Passend für: Alle, die eine XRechnung erhalten haben und sie nur lesen wollen — ohne Software zu installieren. Nicht passend für: Serienverarbeitung vieler Rechnungen. Dafür sind der E-Mail-Konverter oder die API gedacht. ### XRechnung-Validator Seite: https://xrechnung.pro/xrechnung-validator/ Kategorie: kostenloses Werkzeug Preis: kostenlos Verfügbarkeit: verfügbar Voraussetzung: Alle (Browser) Der XRechnung-Validator von XRechnung PRO prüft eine XRechnung kostenlos gegen die Norm EN 16931 und den Standard XRechnung und benennt fehlende Pflichtangaben im Klartext. Passend für: Wer eine XRechnung selbst erzeugt hat und vor dem Versand wissen will, ob sie formal in Ordnung ist. Nicht passend für: Eine inhaltliche Rechnungsprüfung. Geprüft wird die Form, nicht ob die Rechnung sachlich richtig ist. ### Excel-Rechnungsvorlage für XRechnungen Seite: https://xrechnung.pro/xrechnung-excel-vorlage/ Kategorie: Produkt Preis: kostenlos · PRO 189 € Verfügbarkeit: verfügbar Voraussetzung: Microsoft Excel 2016 oder neuer, Windows Die Excel-Rechnungsvorlage von XRechnung PRO erzeugt aus einer gewohnten Excel-Rechnung ein PDF und in der PRO-Fassung zusätzlich eine XRechnung im UBL-Format sowie eine ZUGFeRD-Rechnung. Passend für: Selbstständige und kleine Betriebe mit wenigen Rechnungen im Monat, die keine Rechnungssoftware einführen wollen. Nicht passend für: Betriebe mit hunderten Rechnungen im Monat oder mit Anbindung an eine Warenwirtschaft. Preisstufen: - Free: kostenlos (unbegrenzt nutzbar) — Rechnungen in Excel schreiben und verwalten; Ausgabe als PDF; Kundenstammdaten in der Datei; Fortlaufende Rechnungsnummer - PRO: 189 € einmalig zzgl. USt (Einzelplatzlizenz, dauerhaft) — Alles aus der kostenlosen Fassung; Export als XRechnung (UBL) nach EN 16931; Export als ZUGFeRD-Rechnung (PDF mit eingebettetem XML); Eingebaute Prüfung vor dem Export; Leitweg-ID je Kunde hinterlegbar; Versand direkt aus Excel per E-Mail - Customize: auf Anfrage (nach Aufwand) — Ihre bestehende Rechnungsvorlage wird umgebaut; Ihr Layout, Ihr Logo, Ihre Felder; Anbindung an vorhandene Kunden- oder Artikellisten; Schulung der Anwender ### XRechnung-Konverter für Windows Seite: https://xrechnung.pro/xrechnung-konverter-tool/ Kategorie: Produkt Preis: Testfassung kostenlos, gewerblich nach Volumen Verfügbarkeit: verfügbar Voraussetzung: Windows 10 oder neuer Der XRechnung-Konverter für Windows von XRechnung PRO wandelt XRechnungen auf dem eigenen Rechner in PDF um und kann als HotFolder einen Ordner überwachen und eingehende Dateien automatisch konvertieren. Passend für: Büros, die regelmäßig XRechnungen erhalten und sie lokal statt im Browser umwandeln wollen. Nicht passend für: macOS und Linux. Das Programm läuft nur unter Windows. ### XrPDF — der XRechnungsdrucker Seite: https://xrechnung.pro/xrpdf-der-universelle-xrechnungsdrucker/ Kategorie: Produkt Preis: Einrichtung 600 € · ab 49 € im Monat Verfügbarkeit: Pilotphase Voraussetzung: Windows 10 oder neuer XrPDF von XRechnung PRO ist ein virtueller Windows-Druckertreiber, der aus einer gedruckten Rechnung automatisch ein PDF und eine geprüfte XRechnung erzeugt — ohne Schnittstelle zum bestehenden System. Passend für: Betriebe, deren Warenwirtschaft, Handwerker- oder Branchensoftware keine XRechnung erzeugt und die diese Software behalten wollen. Nicht passend für: Wer bereits eine Software einsetzt, die XRechnungen normgerecht ausgibt. Preisstufen: - Einrichtung: 600 € einmalig zzgl. USt (einmalig je Betrieb) — Druckertreiber einrichten und mit Ihrer Software verbinden; Firmenstammdaten, Steuersätze und Bankverbindung hinterlegen; Erkennung an Ihren echten Rechnungen prüfen und nachjustieren; Erste Rechnungen gemeinsam durchgehen; Jeder weitere Mandant wird einzeln eingerichtet; Wird Ihre Software noch nicht unterstützt: Angebot nach Aufwand - Basis: 49 € im Monat zzgl. USt (100 Belege im Monat) — Auf beliebig vielen Rechnern im Betrieb installierbar; PDF und geprüfte XRechnung aus jedem Druck; ZUGFeRD-Ausgabe auf Wunsch; Rechenprüfung und Validierung vor der Ausgabe; Jeder weitere Beleg 0,49 € - Standard: 79 € im Monat zzgl. USt (250 Belege im Monat) — Voller Funktionsumfang wie Basis; Ordnerüberwachung für den Stapelbetrieb; Jeder weitere Beleg 0,49 € - Plus: 149 € im Monat zzgl. USt (600 Belege im Monat) — Voller Funktionsumfang wie Standard; Mehrere Mandanten in einer Installation; Jeder weitere Beleg 0,49 € - Betrieb: 299 € im Monat zzgl. USt (1.500 Belege im Monat) — Voller Funktionsumfang wie Plus; Vorrangige Bearbeitung bei Störungen; Fester Ansprechpartner; Jeder weitere Beleg 0,49 € - Eigener Schlüssel: auf Anfrage (nach Vereinbarung) — Für Betriebe mit sehr hohem Rechnungsaufkommen; Sie hinterlegen einen eigenen Zugang zum Sprachmodell; Keine Mengengrenze, da Sie die Verarbeitung selbst tragen; Reine Softwaregebühr statt Belegpreis ### XRechnung-Konverter-API Seite: https://xrechnung.pro/api-schnittstelle-fuer-xrechnung-zu-pdf-konvertierung/ Kategorie: Produkt Preis: ab 49 € im Monat Verfügbarkeit: verfügbar Voraussetzung: Alle (HTTPS-Schnittstelle) Die XRechnung-Konverter-API von XRechnung PRO wandelt XRechnungen per HTTPS-Aufruf in PDF um und lässt sich in bestehende Anwendungen und Abläufe einbinden. Passend für: Softwarehäuser und IT-Abteilungen, die die Umwandlung in eine eigene Anwendung einbauen wollen. Nicht passend für: Anwender ohne Entwicklungsressourcen. Dafür ist der E-Mail-Konverter der einfachere Weg. Preisstufen: - Basis: 49 € im Monat zzgl. USt (50 Aufrufe am Tag) — 50 Umwandlungen am Tag; ein API-Schlüssel; Antwort als PDF; Unterstützung per E-Mail - Standard: 99 € im Monat zzgl. USt (100 Aufrufe am Tag) — 100 Umwandlungen am Tag; mehrere API-Schlüssel; eigenes Logo im PDF; Unterstützung per E-Mail und Telefon - Professional: 199 € im Monat zzgl. USt (250 Aufrufe am Tag) — 250 Umwandlungen am Tag; mehrere API-Schlüssel; eigenes Logo im PDF; Rückfragen mit Reaktion am Werktag ### XRechnung-E-Mail-Konverter Seite: https://xrechnung.pro/e-mail-konverter-fuer-xrechnung-zu-pdf/ Kategorie: Produkt Preis: ab 49 € im Monat Verfügbarkeit: verfügbar Der E-Mail-Konverter von XRechnung PRO wandelt XRechnungen um, die an eine zugewiesene Adresse gesendet werden, und schickt das PDF innerhalb einer Minute an den Absender oder eine festgelegte Adresse zurück. Passend für: Buchhaltungen, die eingehende XRechnungen ohne Installation und ohne Programmierung lesbar machen wollen. Nicht passend für: Wer die Rechnungsdaten strukturiert weiterverarbeiten will. Dafür ist die API gedacht. Preisstufen: - Basis: 49 € im Monat zzgl. USt (50 E-Mails am Tag) — 50 Umwandlungen am Tag; eine Empfangsadresse; Freigabeliste der Absender; Rückversand an den Absender - Standard: 99 € im Monat zzgl. USt (100 E-Mails am Tag) — 100 Umwandlungen am Tag; mehrere Empfangsadressen; Freigabeliste der Absender; Rückversand an eine festgelegte Adresse; eigenes Logo im PDF ### Individuelle Softwareentwicklung Seite: https://xrechnung.pro/individuelle-softwareentwicklung/ Kategorie: Leistung Preis: auf Anfrage Verfügbarkeit: auf Anfrage XRechnung PRO entwickelt individuelle Anbindungen an die E-Rechnung, etwa Schnittstellen zwischen einem bestehenden ERP- oder CRM-System und dem XRechnung-Format. Passend für: Unternehmen mit einer Systemlandschaft, für die es keine Standardlösung gibt. ### Anpassung bestehender Excel-Rechnungsvorlagen Seite: https://xrechnung.pro/anpassung-bestehender-excel-rechnungsvorlagen/ Kategorie: Leistung Preis: auf Anfrage Verfügbarkeit: auf Anfrage XRechnung PRO erweitert eine vorhandene Excel-Rechnungsvorlage so, dass sie zusätzlich zum PDF eine normgerechte XRechnung ausgibt — das Layout bleibt erhalten. Passend für: Betriebe, die seit Jahren mit einer eigenen Excel-Vorlage arbeiten und sie nicht aufgeben wollen. ### Anpassung bestehender Access-Anwendungen Seite: https://xrechnung.pro/anpassungen-bestehender-access-anwendungen/ Kategorie: Leistung Preis: auf Anfrage Verfügbarkeit: auf Anfrage XRechnung PRO erweitert bestehende Microsoft-Access-Anwendungen um die Ausgabe von XRechnungen, ohne die gewachsene Datenbank zu ersetzen. Passend für: Betriebe mit einer selbst gewachsenen Access-Datenbank als Rechnungssystem. ### E-Rechnung — Schulung für Unternehmen Seite: https://xrechnung.pro/erechnung-schulung-fuer-unternehmen/ Kategorie: Leistung Preis: auf Anfrage Verfügbarkeit: auf Anfrage XRechnung PRO schult Mitarbeitende in Unternehmen zur E-Rechnung: rechtliche Pflichten, Formate, Aufbewahrung und die praktische Umstellung im eigenen Betrieb. Passend für: Buchhaltung, Verwaltung und Geschäftsführung, die die Umstellung selbst steuern. ### E-Rechnung — Schulung für Steuerberater Seite: https://xrechnung.pro/erechnung-schulung-fuer-steuerberater/ Kategorie: Leistung Preis: auf Anfrage Verfügbarkeit: auf Anfrage XRechnung PRO schult Steuerberatungskanzleien zur E-Rechnung, damit sie ihre Mandanten bei Formaten, Fristen und Aufbewahrungspflichten beraten können. Passend für: Steuerberatungskanzleien und deren Mitarbeitende. --- ## Wissen zur E-Rechnung ### Was ist eine XRechnung? Seite: https://xrechnung.pro/was-ist-eine-xrechnung/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung, die ihre Daten in strukturiertem XML enthält statt als Bild oder Text. Sie folgt der europäischen Norm EN 16931 und ist der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Weil eine XRechnung Maschinen als Empfänger hat, lässt sie sich ohne Hilfsmittel nicht sinnvoll am Bildschirm lesen. **Auf einen Blick** - Dateiformat: XML, entweder in der Ausprägung UBL oder UN/CEFACT CII - Norm: EN 16931 — europäisches Semantikmodell für die elektronische Rechnungsstellung - Aktuelle Fassung: XRechnung 3.0 (Standard der Koordinierungsstelle für IT-Standards, KoSIT) - Herausgeber: KoSIT im Auftrag des IT-Planungsrats - Pflicht seit: 27. November 2020 gegenüber Bundesbehörden, seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können - Typische Dateiendung: .xml **Wofür das nicht die richtige Lösung ist:** Die XRechnung ist kein Ersatz für ein Rechnungsprogramm und kein Dateiformat zum Ansehen. Wer eine Rechnung ausdrucken oder einem Kunden per E-Mail zum Lesen schicken will, braucht zusätzlich eine PDF-Fassung — oder gleich eine ZUGFeRD-Rechnung, die beides in einer Datei vereint. ## Warum gibt es die XRechnung überhaupt? Eine Papierrechnung und eine PDF-Rechnung haben dasselbe Problem: ein Mensch muss sie lesen und die Angaben abtippen. Die XRechnung dreht das um. Sie enthält jede Angabe als benanntes Datenfeld — Rechnungsnummer, Lieferdatum, Steuersatz, Bankverbindung —, sodass die Buchhaltungssoftware des Empfängers die Rechnung ohne Zutun eines Menschen einlesen und verbuchen kann. Grundlage ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Sie verpflichtete alle Mitgliedstaaten, ein einheitliches elektronisches Rechnungsformat für den öffentlichen Sektor einzuführen. Daraus entstand die europäische Norm EN 16931, und daraus wiederum die deutsche Ausprägung XRechnung. ## Wie ist eine XRechnung aufgebaut? Eine XRechnung besteht aus benannten Feldern, die in der Norm mit sogenannten Business Terms bezeichnet werden — abgekürzt BT. Jedes Feld hat eine feste Bedeutung, unabhängig von Sprache und Software. | Feld | Bezeichnung in der Norm | Beispiel | | --- | --- | --- | | Rechnungsnummer | BT-1 | RE-2026-0125 | | Rechnungsdatum | BT-2 | 2026-07-14 | | Leitweg-ID | BT-10 | 991-12345-67 | | Verkäufer | BT-27 | Muster GmbH | | Käufer | BT-44 | Kunde AG | | Rechnungsbetrag brutto | BT-112 | 773,50 | Diese Felder stehen in einer der beiden zulässigen XML-Syntaxen: **UBL** (Universal Business Language) oder **UN/CEFACT CII** (Cross Industry Invoice). Beide sind gleichwertig zulässig. Die Werkzeuge von XRechnung PRO erzeugen standardmäßig UBL, weil dieses Format in Deutschland verbreiteter ist. ## Woran erkennt man eine XRechnung? Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor. Am Anfang stehen Zeilen wie diese: ```xml urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_3.0 RE-2026-0125 ``` Entscheidend ist die Zeile mit der `CustomizationID`. Sie nennt den Standard und dessen Version — hier XRechnung 3.0. Fehlt diese Angabe, handelt es sich nicht um eine XRechnung, sondern allenfalls um eine andere XML-Rechnung. Eine vollständige Beispieldatei zum Ansehen finden Sie unter [XRechnung Beispiel-Datei](/xrechnung-beispiel-datei/). ## Wie mache ich eine XRechnung lesbar? Es gibt drei Wege, je nachdem wie oft Sie das brauchen: 1. **Gelegentlich, eine einzelne Datei:** Der [kostenlose Online-Konverter](/erechnung-xrechnung-konverter/) wandelt die XML-Datei in ein PDF um. Nichts installieren, nichts anmelden. 2. **Regelmäßig, ohne Programmierung:** Der [E-Mail-Konverter](/e-mail-konverter-fuer-xrechnung-zu-pdf/) nimmt weitergeleitete Rechnungen entgegen und schickt das PDF zurück. 3. **Im eigenen System:** Die [API-Schnittstelle](/api-schnittstelle-fuer-xrechnung-zu-pdf-konvertierung/) bindet die Umwandlung in Ihre Anwendung ein. ## Wer muss eine XRechnung ausstellen können? Gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes besteht die Pflicht bereits seit dem 27. November 2020. Zwischen Unternehmen greift die Pflicht gestaffelt: Empfangen muss jedes Unternehmen seit dem 1. Januar 2025, Ausstellen ab 2027 beziehungsweise 2028. Die vollständige Übersicht steht auf der Seite [Fristen und Sanktionen](/fristen-und-sanktionen-zur-einfuehrung-der-xrechnung/). **Häufige Fragen** Frage: Kann ich eine XRechnung mit Word oder Excel öffnen? Antwort: Technisch ja, sinnvoll nein. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die sich in jedem Texteditor öffnen lässt — Sie sehen dann aber hunderte Zeilen Auszeichnungssprache statt einer Rechnung. Um die Rechnung zu lesen, brauchen Sie einen Betrachter oder wandeln die Datei mit dem kostenlosen Konverter von XRechnung PRO in ein PDF um. Frage: Ist eine XRechnung dasselbe wie eine E-Rechnung? Antwort: Nein. E-Rechnung ist der Oberbegriff für jede Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931. Die XRechnung ist eine bestimmte Ausprägung davon, nämlich der deutsche Standard für den öffentlichen Auftraggeber. ZUGFeRD ist eine weitere Ausprägung. Der Unterschied im Detail. Frage: Braucht jede XRechnung eine Leitweg-ID? Antwort: Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ja — die Leitweg-ID ist dort ein Pflichtfeld und sorgt dafür, dass die Rechnung die richtige Stelle in der Verwaltung erreicht. Der Auftraggeber teilt sie mit der Bestellung mit. Bei Rechnungen zwischen Unternehmen ist sie nicht erforderlich. Frage: Wie erkenne ich, ob eine Datei eine gültige XRechnung ist? Antwort: Sie prüfen sie gegen die Norm. Der XRechnung-Validator von XRechnung PRO tut das kostenlos und nennt fehlende oder falsch belegte Pflichtfelder im Klartext. Eine Datei, die nur die Endung .xml trägt, ist noch lange keine normgerechte XRechnung. Quellen: KoSIT — Standard XRechnung (https://www.xoev.de/xrechnung-16828) · § 14 UStG (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html) · EN 16931 beim DIN (https://www.din.de/de/mitwirken/normenausschuesse/nia/veroeffentlichungen/wdc-beuth:din21:250635485) --- ### Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und E-Rechnung? Seite: https://xrechnung.pro/unterschied-zwischen-xrechnung-und-e-rechnung/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** E-Rechnung ist der gesetzliche Oberbegriff für jede Rechnung, die ihre Daten strukturiert und maschinenlesbar nach der Norm EN 16931 enthält. Die XRechnung ist eine konkrete Ausprägung dieses Oberbegriffs, nämlich der in Deutschland festgelegte Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Jede XRechnung ist eine E-Rechnung, aber nicht jede E-Rechnung ist eine XRechnung. **Auf einen Blick** - E-Rechnung: Oberbegriff — jede Rechnung in strukturiertem elektronischem Format nach EN 16931 - XRechnung: Deutscher Standard der KoSIT, eine Ausprägung der E-Rechnung, reine XML-Datei - ZUGFeRD: Weitere Ausprägung — PDF mit eingebettetem XML, ab Version 2.0.1 gesetzeskonform - Keine E-Rechnung: PDF per E-Mail, eingescannte Rechnung, Word-Dokument, Papier — gesetzlich sonstige Rechnung - Rechtsgrundlage: § 14 Abs. 1 Satz 3 ff. UStG ## Der Unterschied in einem Satz E-Rechnung ist die Gattung, XRechnung ist die Art. Wer XRechnung sagt, meint immer eine E-Rechnung. Wer E-Rechnung sagt, meint nicht zwingend eine XRechnung. ## Was macht eine Rechnung zur E-Rechnung? Nach § 14 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Entscheidend sind zwei Eigenschaften: - **Strukturiert.** Jede Angabe steht in einem benannten Feld, nicht als Text an einer bestimmten Stelle im Layout. - **Maschinell verarbeitbar.** Die Software des Empfängers kann die Rechnung ohne menschliches Zutun einlesen. Ein PDF erfüllt beides nicht. Es transportiert das Aussehen einer Rechnung, nicht deren Daten. ## Die drei Kategorien im Vergleich | | E-Rechnung | Sonstige Rechnung | Papierrechnung | | --- | --- | --- | --- | | Beispiele | XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1 | PDF per E-Mail, Scan, Word | Ausdruck, Brief | | Daten maschinenlesbar | ja | nein | nein | | Norm EN 16931 erfüllt | ja | nein | nein | | Ab 2028 im inländischen B2B zulässig | ja | nein | nein | | Zustimmung des Empfängers nötig | nein | ja | nein | Der letzte Punkt überrascht viele: Für die E-Rechnung braucht es **keine** Zustimmung, für das PDF schon. Das Verhältnis hat sich mit der Gesetzesänderung umgedreht. ## Und wo bleibt die XRechnung? Die XRechnung ist die deutsche Umsetzung der Norm für den öffentlichen Sektor, gepflegt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Sie legt über die europäische Norm hinaus zusätzliche Regeln fest — etwa die [Leitweg-ID](/leitweg-id/), mit der eine Rechnung die zuständige Stelle in der Verwaltung erreicht. Eine XRechnung ist immer eine reine XML-Datei. Wer sie ansehen will, braucht einen Betrachter oder wandelt sie um; dafür genügt der [kostenlose Konverter von XRechnung PRO](/erechnung-xrechnung-konverter/). ## Welche Bezeichnung sollte ich im Gespräch verwenden? Wenn Ihr Steuerberater oder Ihr Softwarehaus nach dem Format fragt, hilft diese Zuordnung: - „Ich brauche eine **E-Rechnung**“ — richtig, wenn es um die gesetzliche Pflicht geht. - „Ich brauche eine **XRechnung**“ — richtig, wenn der Empfänger eine Behörde ist oder ausdrücklich dieses Format verlangt. - „Ich brauche eine **ZUGFeRD-Rechnung**“ — richtig, wenn der Empfänger ein Unternehmen ist und ein lesbares PDF mitkommen soll. Alle drei Wege deckt XRechnung PRO ab: die [Excel-Vorlage PRO](/xrechnung-excel-vorlage/) exportiert XRechnung und ZUGFeRD, [XrPDF](/xrpdf-der-universelle-xrechnungsdrucker/) erzeugt beides aus einem Druckvorgang. **Häufige Fragen** Frage: Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung? Antwort: Nein. Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine PDF-Datei, die per E-Mail versandt wird, gesetzlich als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung muss ihre Daten strukturiert und maschinenlesbar enthalten. Ein PDF enthält ein Bild der Rechnung, keine auslesbaren Felder. Frage: Muss ich mich zwischen XRechnung und ZUGFeRD entscheiden? Antwort: Als Aussteller ja, für jede Rechnung. Beide Formate sind zulässig. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die XRechnung der sichere Weg, weil sie dort vorgeschrieben oder ausdrücklich erwartet wird. Zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD oft angenehmer, weil die Datei gleichzeitig ein lesbares PDF ist. Frage: Welches Format muss ich empfangen können? Antwort: Grundsätzlich jedes Format nach EN 16931 — in der Praxis vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Sie können mit dem Geschäftspartner ein bestimmtes Format vereinbaren, aber Sie können nicht verlangen, gar keine E-Rechnung zu erhalten. Quellen: § 14 UStG (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html) · KoSIT — Standard XRechnung (https://www.xoev.de/xrechnung-16828) --- ### Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD? Seite: https://xrechnung.pro/unterschied-zwischen-der-xrechnung-und-der-zugferd-rechnung/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtkomponente. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, in das dieselben strukturierten Daten als XML eingebettet sind — sie ist also für Menschen und Maschinen gleichzeitig lesbar. Beide Formate erfüllen ab Version ZUGFeRD 2.0.1 die gesetzliche E-Rechnungspflicht in Deutschland. **Auf einen Blick** - XRechnung: reine XML-Datei (UBL oder CII), keine Sichtfassung, Standard der KoSIT - ZUGFeRD: PDF/A-3 mit eingebettetem XML (CII) — ein Dokument, zwei Lesarten - Gesetzeskonform ab: ZUGFeRD 2.0.1, Profil EN 16931 (COMFORT) oder höher. ZUGFeRD 1.0 und die Profile BASIC WL und MINIMUM genügen nicht. - Factur-X: französische Bezeichnung für dasselbe Format wie ZUGFeRD 2.x — technisch identisch - Für Behörden: XRechnung ist der sichere Weg. ZUGFeRD wird von vielen, aber nicht allen Stellen akzeptiert. - Dateigröße typisch: XRechnung 5–50 KB · ZUGFeRD 100–800 KB (wegen der PDF-Sichtfassung) ## Der Unterschied in einem Bild Stellen Sie sich zwei Umschläge vor. Im ersten liegt ein Datensatz, den nur eine Maschine liest — das ist die XRechnung. Im zweiten liegt ein Ausdruck, in dessen Rückseite derselbe Datensatz eingenäht ist — das ist ZUGFeRD. Beide Umschläge enthalten dieselbe Rechnung. ## Die Formate im direkten Vergleich | Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD ab 2.0.1 | | --- | --- | --- | | Dateityp | `.xml` | `.pdf` (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) | | Für Menschen lesbar | nein, nur mit Betrachter | ja, wie jedes PDF | | Für Maschinen lesbar | ja | ja | | Syntax | UBL oder UN/CEFACT CII | UN/CEFACT CII | | Erfüllt EN 16931 | ja | ja, im Profil EN 16931 oder höher | | Pflichtfeld Leitweg-ID | ja, bei öffentlichen Auftraggebern | nur wenn vom Empfänger verlangt | | Bei Behörden | überall akzeptiert | häufig, aber nicht durchgängig | | Typische Dateigröße | 5–50 KB | 100–800 KB | | Risiko widersprüchlicher Angaben | nein | ja — Sichtfassung und XML können abweichen | ## Der versteckte Nachteil von ZUGFeRD Weil eine ZUGFeRD-Datei zwei Darstellungen derselben Rechnung enthält, können diese auseinanderlaufen. Steht im PDF ein Bruttobetrag von 773,50 Euro und im eingebetteten XML 737,50 Euro, hat der Empfänger ein Problem — und rechtlich maßgeblich ist das XML. Solche Abweichungen entstehen fast immer durch fehlerhafte Erzeugung, etwa wenn die Sichtfassung nach dem Einbetten noch verändert wurde. Deshalb prüft jede von XRechnung PRO erzeugte ZUGFeRD-Datei vor der Ausgabe, ob die Summen in beiden Darstellungen übereinstimmen. ## Welches Format sollten Sie verwenden? Nach Empfänger entscheiden: - **Öffentlicher Auftraggeber** — XRechnung. Sie ist dort vorgeschrieben oder wird ausdrücklich erwartet, und die [Leitweg-ID](/leitweg-id/) ist sauber vorgesehen. - **Geschäftskunde mit moderner Buchhaltungssoftware** — beides funktioniert. Fragen Sie einmal nach, dann ist die Sache dauerhaft geklärt. - **Geschäftskunde, der die Rechnung noch von Hand prüft** — ZUGFeRD. Ihr Gegenüber kann das PDF wie gewohnt öffnen, und die Pflicht ist trotzdem erfüllt. - **Sie wissen es nicht** — ZUGFeRD ist die verträglichere Wahl, weil die Rechnung in jedem Fall lesbar ankommt. ## Womit erzeuge ich welches Format? Beide Formate deckt XRechnung PRO ab: - Die [Excel-Rechnungsvorlage PRO](/xrechnung-excel-vorlage/) exportiert wahlweise XRechnung im UBL-Format oder eine ZUGFeRD-Rechnung. - [XrPDF](/xrpdf-der-universelle-xrechnungsdrucker/) erzeugt aus einem einzigen Druckvorgang PDF, XRechnung und optional ZUGFeRD. - Wer eine bestehende Vorlage behalten will, kann sie [erweitern lassen](/anpassung-bestehender-excel-rechnungsvorlagen/). Umgekehrt: Wenn Sie eine XRechnung erhalten haben und sie lesen wollen, hilft der [kostenlose Konverter](/erechnung-xrechnung-konverter/). **Häufige Fragen** Frage: Erfüllt ZUGFeRD die gesetzliche E-Rechnungspflicht? Antwort: Ja, ab Version 2.0.1 und im Profil EN 16931 oder höher. ZUGFeRD 1.0 sowie die schlanken Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle nach der Norm erforderlichen Angaben und gelten deshalb nicht als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Frage: Ist Factur-X dasselbe wie ZUGFeRD? Antwort: Technisch ja. Factur-X ist die französische Bezeichnung für das gemeinsam entwickelte Format; ZUGFeRD 2.x und Factur-X sind dieselbe Spezifikation. Eine Datei, die als Factur-X erzeugt wurde, wird von deutschen Systemen als ZUGFeRD gelesen. Frage: Kann ich eine XRechnung in eine ZUGFeRD-Rechnung umwandeln? Antwort: Grundsätzlich ja: Aus den XML-Daten lässt sich eine Sichtfassung erzeugen und beides zu einem PDF/A-3 zusammenfügen. Umgekehrt ist es einfacher, weil das XML in der ZUGFeRD-Datei bereits vorhanden ist und nur extrahiert werden muss. Frage: Welches Format ist besser? Antwort: Keines ist grundsätzlich besser — sie lösen unterschiedliche Probleme. XRechnung ist schlanker und bei Behörden der sichere Weg. ZUGFeRD ist angenehmer im Umgang mit Geschäftspartnern, weil die Datei ohne Hilfsmittel lesbar bleibt. Wer beides braucht, sollte eine Lösung wählen, die beides ausgibt. Quellen: KoSIT — Standard XRechnung (https://www.xoev.de/xrechnung-16828) · FeRD — ZUGFeRD-Spezifikation (https://www.ferd-net.de/standards/zugferd) · § 14 UStG (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html) --- ### Welche Vorteile hat die XRechnung? Seite: https://xrechnung.pro/vorteile-der-xrechnung/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Die XRechnung spart dem Empfänger das Abtippen und dem Aussteller die Rückfragen. Weil die Rechnungsdaten strukturiert vorliegen, prüft und verbucht die Buchhaltungssoftware sie automatisch — Zahlungen erfolgen schneller, Übertragungsfehler entfallen, und der Versand kostet weder Papier noch Porto. Bei öffentlichen Auftraggebern ist sie zusätzlich Voraussetzung dafür, überhaupt bezahlt zu werden. **Auf einen Blick** - Kostenersparnis je Rechnung: Schätzungen der EU-Kommission gehen von mehreren Euro Ersparnis gegenüber der Papierrechnung aus, überwiegend durch entfallende Erfassung - Wegfall: Papier, Druck, Kuvertierung, Porto, manuelle Erfassung beim Empfänger - Aufbewahrung: 8 Jahre, digital — die XML-Datei ist das aufbewahrungspflichtige Original - Voraussetzung für: Rechnungen an Bundesbehörden und die meisten Landesbehörden **Wofür das nicht die richtige Lösung ist:** Die XRechnung beschleunigt keinen Prozess, der vorher nicht existierte. Wer Rechnungen bisher von Hand geschrieben und per Post verschickt hat, gewinnt vor allem beim Porto — die Zeitersparnis entsteht erst, wenn Rechnungsstellung und Buchhaltung tatsächlich verbunden sind. Auch ersetzt sie keine Rechnungsprüfung: Ob eine Leistung erbracht wurde, prüft weiterhin ein Mensch. ## Was die XRechnung dem Empfänger bringt Der Nutzen liegt zum größten Teil beim Empfänger einer Rechnung, nicht beim Aussteller. Das erklärt, warum der Gesetzgeber die Empfangspflicht zuerst eingeführt hat. - **Keine Erfassung mehr.** Rechnungsnummer, Betrag, Steuersätze, Bankverbindung und Zahlungsziel liest die Software direkt aus der Datei. Niemand tippt etwas ab. - **Keine Übertragungsfehler.** Ein vertauschter Ziffernblock in der IBAN oder ein falscher Steuersatz entsteht nur beim Abtippen — das entfällt. - **Automatische Prüfung.** Ob die Positionen zur Rechnungssumme passen und ob die Steuer richtig gerechnet ist, prüft die Software beim Einlesen. - **Schnellere Zuordnung.** Bestellnummer und Kostenstelle kommen als Datenfeld mit; die Rechnung findet ihren Vorgang selbst. ## Was die XRechnung dem Aussteller bringt - **Weniger Rückfragen.** Wer normgerecht ausstellt, bekommt keine Nachfragen zu fehlenden Pflichtangaben. Die Prüfung findet vor dem Versand statt, nicht danach. - **Kein Porto, kein Papier.** Bei zweihundert Rechnungen im Monat sind das mehrere hundert Euro im Jahr, nur an Versandkosten. - **Nachweisbarer Versand.** Der Zeitpunkt ist dokumentiert — bei Fristen und Mahnungen ein handfester Vorteil. - **Zugang zu öffentlichen Aufträgen.** Ohne XRechnung rechnen Sie gegenüber Bundesbehörden nicht ab. Das ist kein Vorteil im engeren Sinn, sondern eine Voraussetzung. ## Der Vorteil, über den selten gesprochen wird Eine XRechnung erzwingt Vollständigkeit. Weil die Datei gegen die Norm geprüft wird, fällt eine fehlende Leitweg-ID oder eine unvollständige Steuerangabe **vor** dem Versand auf. Bei einer Papierrechnung fällt derselbe Fehler drei Wochen später auf, wenn die Zahlung ausbleibt. Genau deshalb prüft XRechnung PRO in jedem Produkt vor der Ausgabe: die [Excel-Vorlage PRO](/xrechnung-excel-vorlage/) beim Export, [XrPDF](/xrpdf-der-universelle-xrechnungsdrucker/) im Prüffenster, und der [Validator](/xrechnung-validator/) auf Zuruf für jede Datei, die von woanders kommt. ## Und der Aufwand? Ehrlich gesagt: am Anfang steht Arbeit. Sie müssen klären, wo eingehende E-Rechnungen landen, wie Sie sie lesbar machen und wie Sie die XML-Originale acht Jahre aufbewahren. Diese Umstellung kostet Zeit, und niemandem ist geholfen, wenn man das kleinredet. Der Aufwand fällt aber einmal an. Danach ist der Ablauf einfacher als vorher — vorausgesetzt, man stellt tatsächlich um und druckt die XRechnung nicht doch wieder aus. Eine Anleitung dazu steht unter [Vorbereitung auf die XRechnung](/vorbereitung-auf-die-xrechnung-was-selbstaendige-und-unternehmen-tun-koennen/). **Häufige Fragen** Frage: Wird meine Rechnung schneller bezahlt, wenn ich eine XRechnung schicke? Antwort: In der Regel ja, bei öffentlichen Auftraggebern deutlich. Weil die Rechnung ohne Erfassung in den Prüf- und Zahllauf gelangt, entfallen mehrere Tage Liegezeit. Bei Geschäftskunden hängt es davon ab, ob deren Software die E-Rechnung wirklich automatisch einliest oder ob sie doch wieder ausgedruckt wird. Frage: Spart die XRechnung wirklich Geld? Antwort: Beim Empfänger fast immer, weil die manuelle Erfassung wegfällt. Beim Aussteller hängt es vom Volumen ab: Wer zehn Rechnungen im Monat schreibt, spart Porto und Papier. Wer tausend schreibt, spart Personalzeit — dort liegt der eigentliche Hebel. Frage: Muss ich meine Prozesse umstellen, um die Vorteile zu haben? Antwort: Für die Pflichterfüllung nein, für die Vorteile ja. Eine XRechnung, die beim Empfänger ausgedruckt und abgetippt wird, erfüllt das Gesetz, bringt aber niemandem einen Nutzen. Der Gewinn entsteht erst, wenn Rechnungsstellung, Prüfung und Buchhaltung durchgehend digital arbeiten. Quellen: Richtlinie 2014/55/EU (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32014L0055) · § 14b UStG (Aufbewahrung) (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html) --- ### Häufige Fragen zur XRechnung und E-Rechnung Seite: https://xrechnung.pro/xrechnung-erechnung-f-a-q/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Die häufigsten Fragen zur E-Rechnung betreffen vier Themen: wer ab wann verpflichtet ist, welche Formate zulässig sind, warum eine PDF-Rechnung keine E-Rechnung mehr ist und wie eingehende XRechnungen lesbar gemacht und aufbewahrt werden. Diese Seite beantwortet sie in kurzer Form mit Verweis auf die ausführlichen Erklärungen. **Auf einen Blick** - Empfangspflicht: seit 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen - Ausstellungspflicht: ab 2027 über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle - Zulässige Formate: XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0.1 (Profil EN 16931 oder höher) - Keine E-Rechnung: PDF per E-Mail, Scan, Papier — gesetzlich sonstige Rechnung - Aufbewahrung: 8 Jahre, die XML-Datei, nicht das PDF ## Die Fragen sind unten aufgeklappt beantwortet Wenn Ihre Frage hier nicht steht, [schreiben Sie sie uns](/kontakt/). Wir antworten innerhalb von 24 Stunden — und wenn die Frage häufiger kommt, nehmen wir sie in diese Liste auf. ## Die vier Dinge, die man wirklich wissen muss Falls Sie nur eine Minute haben: 1. **Empfangen ist Pflicht, seit 2025, für jeden.** Keine Übergangsfrist, keine Ausnahme für kleine Betriebe. 2. **Ausstellen kommt später** — 2027 über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, 2028 für alle. Kleinunternehmer sind befreit. 3. **Ein PDF ist keine E-Rechnung.** Es ist gesetzlich eine sonstige Rechnung und braucht die Zustimmung des Empfängers. 4. **Aufbewahren müssen Sie die XML-Datei**, nicht das daraus erzeugte PDF. [Acht Jahre](/e-rechnung-aufbewahrung/). Alles Weitere folgt daraus. **Häufige Fragen** Frage: Was ist eine XRechnung? Antwort: Eine XRechnung ist eine elektronische Rechnung, deren Daten strukturiert im XML-Format vorliegen und der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Sie ist der deutsche Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und wird von der KoSIT gepflegt. Ausführliche Erklärung. Frage: Ab wann muss ich E-Rechnungen empfangen können? Antwort: Seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsregelung. Es genügt eine E-Mail-Adresse, an die Geschäftspartner die Datei senden können, verbunden mit der Möglichkeit, die Datei zu lesen und acht Jahre aufzubewahren. Frage: Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen? Antwort: Ab dem 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag. Andernfalls ab dem 1. Januar 2028. Die Pflicht betrifft nur inländische Umsätze an andere Unternehmen. Alle Fristen. Frage: Ist eine PDF-Rechnung noch erlaubt? Antwort: Bis Ende 2026 ja, mit Zustimmung des Empfängers. Danach nur noch, solange für Sie die Übergangsregelung greift, also bis Ende 2027 bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Ab 2028 ist die PDF-Rechnung im inländischen B2B-Bereich nicht mehr zulässig. Gegenüber Privatkunden bleibt sie dauerhaft erlaubt. Frage: Wie öffne ich eine XRechnung? Antwort: Mit einem Konverter oder Betrachter. Ein Doppelklick zeigt nur den XML-Quelltext. Der kostenlose Online-Konverter wandelt die Datei in ein lesbares PDF um, ohne Installation und ohne Anmeldung. Schritt-für-Schritt-Anleitung. Frage: Was ist die Leitweg-ID? Antwort: Die Leitweg-ID ist eine Kennung, mit der eine Rechnung die zuständige Stelle innerhalb der öffentlichen Verwaltung erreicht. Sie ist bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ein Pflichtfeld, wird vom Auftraggeber mitgeteilt und muss unverändert übernommen werden. Zwischen Unternehmen wird sie nicht benötigt. Aufbau, Beispiel und woher Sie sie bekommen. Frage: Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen? Antwort: Nein. Kleinunternehmer sind nach § 34a UStDV vom Ausstellen befreit. Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem. Ausführlich für Kleinunternehmer. Frage: Wie lange muss ich eine E-Rechnung aufbewahren? Antwort: Acht Jahre nach § 14b UStG — bis Ende 2024 waren es zehn. Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Teil, also die XML-Datei beziehungsweise bei ZUGFeRD das eingebettete XML. Ein daraus erzeugtes PDF genügt nicht. Ausführlich zur Aufbewahrung. Frage: Ist ZUGFeRD auch erlaubt? Antwort: Ja, ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 oder höher. ZUGFeRD 1.0 sowie die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen nicht. Vergleich der Formate. Frage: Brauche ich eine besondere Software, um E-Rechnungen zu empfangen? Antwort: Nein. Eine E-Mail-Adresse genügt für den Empfang. Für das Lesen brauchen Sie einen Konverter oder Betrachter — der Online-Konverter ist kostenlos. Ein Empfangsportal oder ein bestimmtes Programm ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Frage: Wie erstelle ich eine XRechnung ohne neues Programm? Antwort: Es gibt drei Wege: eine Excel-Vorlage mit Exportfunktion, den XrPDF Druckertreiber, der die XRechnung aus dem Druckvorgang erzeugt, oder die Erweiterung Ihrer bestehenden Vorlage. Alle drei im Vergleich. Frage: Wie wandle ich ein PDF in eine XRechnung um? Antwort: Eine PDF-Datei enthält keine strukturierten Daten, deshalb müssen die Angaben aus dem Dokument gelesen und in ein XML überführt werden. Automatisch geht das nur mit Texterkennung und anschließender Prüfung — und die Verantwortung für die Richtigkeit bleibt beim Rechnungssteller. Der XrPDF Druckertreiber arbeitet nach diesem Prinzip, zeigt aber jedes erkannte Feld vor der Ausgabe zur Bestätigung. Frage: Was passiert, wenn ich die Pflicht nicht erfülle? Antwort: Ein eigener Bußgeldtatbestand existiert nicht. Praktisch riskieren Sie den Vorsteuerabzug, weil ohne ordnungsgemäße Rechnung die Voraussetzung dafür fehlt, sowie Zahlungsverzögerungen. Bei Aufbewahrungsmängeln kommt ein Verstoß gegen § 14b UStG hinzu. Frage: Muss eine E-Rechnung elektronisch signiert werden? Antwort: Nein. Eine Signatur ist nicht vorgeschrieben. Erforderlich ist, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind; das kann durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren nach § 14 Abs. 3 UStG geschehen. Frage: Gilt die Pflicht auch für Kleinbetragsrechnungen? Antwort: Nein. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. Frage: Was ist mit Rechnungen ins Ausland? Antwort: Die deutsche Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Für grenzüberschreitende Rechnungen gelten die Regeln des jeweiligen Landes; mehrere EU-Staaten führen vergleichbare Pflichten ein, mit eigenen Formaten und Fristen. Quellen: § 14 UStG (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html) · BMF — Fragen und Antworten zur E-Rechnung (https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html) · KoSIT — Standard XRechnung (https://www.xoev.de/xrechnung-16828) --- ### Fristen der E-Rechnungspflicht 2025, 2027 und 2028 Seite: https://xrechnung.pro/fristen-und-sanktionen-zur-einfuehrung-der-xrechnung/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — dafür gibt es keine Übergangsregelung. Beim Ausstellen greift eine Staffel: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle inländischen B2B-Umsätze. **Auf einen Blick** - Rechtsgrundlage: § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes vom 27. März 2024, Übergangsregelungen in § 27 Abs. 38 UStG - Empfangspflicht: seit 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen — ohne Übergangsregelung - Ausstellungspflicht: ab 1. Januar 2027 bei über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle - Umsatzgrenze: 800.000 € Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr (für 2027 also der Umsatz des Jahres 2026) - Betroffene Umsätze: inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen. - Zulässige Formate: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Profil EN 16931 oder höher), allgemein jedes Format nach EN 16931 ## Wer muss wann was können? Die Pflichten unterscheiden sich danach, ob Sie eine Rechnung **bekommen** oder **schreiben**. Diese Unterscheidung wird in der Praxis am häufigsten übersehen. | Zeitraum | Empfangen | Ausstellen | | --- | --- | --- | | seit 1.1.2025 | **Pflicht für alle** | Papier und PDF weiter erlaubt | | 1.1.2025 – 31.12.2026 | Pflicht für alle | Papier und PDF weiter erlaubt (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers) | | 1.1.2027 – 31.12.2027 | Pflicht für alle | **Pflicht** bei über 800.000 € Vorjahresumsatz, sonst weiter Übergangsregelung | | ab 1.1.2028 | Pflicht für alle | **Pflicht für alle** | ## Was heißt „empfangen können“ konkret? Es genügt, wenn Sie eine E-Mail-Adresse bereithalten, an die Geschäftspartner E-Rechnungen senden können, und wenn Sie die eingehende Datei lesen und aufbewahren können. Ein besonderes Empfangsportal ist nicht vorgeschrieben. Praktisch heißt das drei Dinge: 1. **Eine Adresse, die Sie überwachen.** Viele Betriebe richten dafür `rechnung@` ein. 2. **Ein Weg, die Datei lesbar zu machen.** Dafür genügt der [kostenlose Konverter](/erechnung-xrechnung-konverter/), bei größeren Mengen der [E-Mail-Konverter](/e-mail-konverter-fuer-xrechnung-zu-pdf/). 3. **Revisionssichere Aufbewahrung der XML-Datei.** Aufbewahrungspflichtig ist das strukturierte Original, nicht das daraus erzeugte PDF. Das ist der Punkt, an dem die meisten Umstellungen unvollständig bleiben. ## Warum ist ein PDF keine E-Rechnung mehr? Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Gesetz drei Arten von Rechnungen: - **E-Rechnung** — strukturiertes Format nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. - **Sonstige Rechnung** — alles andere in elektronischer Form, insbesondere die PDF-Datei per E-Mail. - **Papierrechnung** — der Ausdruck. Eine PDF-Rechnung ist damit rechtlich eine *sonstige* Rechnung. Solange die Übergangsregelung läuft, dürfen Sie sie noch verwenden — aber nur mit Zustimmung des Empfängers, und diese Zustimmung sollte dokumentiert sein. ## Welche Folgen hat ein Verstoß? Ein eigener Bußgeldtatbestand für „keine E-Rechnung“ existiert nicht. Die Folgen ergeben sich mittelbar und sind trotzdem unangenehm: - **Vorsteuerabzug in Gefahr.** Liegt keine ordnungsgemäße Rechnung vor, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen. Bei einer Betriebsprüfung trifft das rückwirkend ganze Jahrgänge. - **Kein Anspruch auf eine andere Form.** Ab dem Zeitpunkt der Pflicht kann der Empfänger nicht verlangen, dass ihm stattdessen ein PDF geschickt wird — und der Aussteller darf es nicht mehr. - **Zahlungsverzögerungen.** Wer nicht verarbeiten kann, was ankommt, zahlt zu spät. Das kostet Skonto und belastet die Geschäftsbeziehung. - **Aufbewahrungsmängel.** Wer nur das PDF archiviert und die XML-Datei verwirft, verstößt gegen die Aufbewahrungspflicht — unabhängig davon, ob die Rechnung sonst korrekt war. ## Was ist mit Rechnungen an Behörden? Dort gilt die Pflicht deutlich länger. Gegenüber Bundesbehörden müssen Rechnungen bereits seit dem 27. November 2020 elektronisch übermittelt werden, in den meisten Bundesländern seit 2022 oder 2023. Maßgeblich ist die jeweilige E-Rechnungsverordnung des Bundes oder des Landes. Bei diesen Rechnungen ist die [Leitweg-ID](/leitweg-id/) ein Pflichtfeld. Eine Ausnahme, die kleinere Betriebe entlastet: **Direktaufträge bis 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer** sind nach § 3 Abs. 3 ERechV von der Pflicht ausgenommen. Die Reparatur für 400 Euro im Auftrag eines Bundesamts verlangt also keine XRechnung — der Rahmenvertrag über 40.000 Euro sehr wohl. ## Was sollte ich jetzt tun? Wenn Sie noch nichts umgestellt haben, ist die Reihenfolge wichtiger als die Geschwindigkeit: 1. Prüfen, ob eingehende E-Rechnungen bei Ihnen ankommen und lesbar sind. 2. Klären, wie Sie die XML-Originale [acht Jahre lang aufbewahren](/e-rechnung-aufbewahrung/). 3. Erst dann klären, wie Sie selbst E-Rechnungen ausstellen — dafür haben Sie je nach Umsatz bis 2027 oder 2028 Zeit. Eine ausführliche Anleitung mit Checkliste steht unter [Vorbereitung auf die XRechnung](/vorbereitung-auf-die-xrechnung-was-selbstaendige-und-unternehmen-tun-koennen/). **Häufige Fragen** Frage: Gilt die Übergangsregelung bis 2027 auch für den Empfang von E-Rechnungen? Antwort: Nein. Die Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG gelten ausschließlich für Rechnungsaussteller. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 ausnahmslos für jedes inländische Unternehmen. Ein technisches Postfach — in der Praxis genügt eine E-Mail-Adresse — muss vorhanden sein. Frage: Zählt der Umsatz von 2026 oder der laufende Umsatz für die 800.000-Euro-Grenze? Antwort: Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres. Für die Pflicht ab dem 1. Januar 2027 ist das der Umsatz des Jahres 2026. Wer 2026 über 800.000 Euro lag, muss ab 2027 E-Rechnungen ausstellen; wer darunter lag, hat bis Ende 2027 Zeit. Frage: Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung empfangen kann? Antwort: Ein unmittelbares Bußgeld ist für den Empfang nicht vorgesehen. Das praktische Risiko liegt woanders: Der Rechnungsaussteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er die E-Rechnung abgesendet hat. Wer sie nicht verarbeiten kann, riskiert den Vorsteuerabzug, weil ihm keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Gesetzes vorliegt, und gerät zusätzlich in Verzug bei der Zahlung. Frage: Muss ich Rechnungen an Privatkunden auch als E-Rechnung ausstellen? Antwort: Nein. Die Pflicht betrifft ausschließlich inländische Umsätze zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen dürfen weiterhin auf Papier oder als PDF ausgestellt werden. Frage: Gilt die Pflicht auch für Kleinbetragsrechnungen? Antwort: Nein. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. Sie dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Quellen: § 14 UStG (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html) · § 27 UStG (Übergangsvorschriften) (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html) · BMF — Fragen und Antworten zur E-Rechnung (https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html) --- ### Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen — und ab wann? Seite: https://xrechnung.pro/wer-ist-von-der-xrechnung-betroffen-und-wann/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Von der Empfangspflicht ist seit dem 1. Januar 2025 jedes inländische Unternehmen betroffen, unabhängig von Rechtsform, Größe und Umsatz — auch Kleinunternehmer, Freiberufler und Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb. Von der Ausstellungspflicht sind nur Unternehmen betroffen, die Leistungen an andere inländische Unternehmen abrechnen, gestaffelt ab 2027 und 2028. **Auf einen Blick** - Empfangen müssen: alle inländischen Unternehmen im Sinne des § 2 UStG — auch Kleinunternehmer, Freiberufler, Vermieter mit Option zur Umsatzsteuer, Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb - Ausstellen müssen: Unternehmen mit inländischen B2B-Umsätzen — ab 2027 über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 alle - Nicht betroffen: Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise - Kleinunternehmer: müssen empfangen können, sind aber nach § 34a UStDV vom Ausstellen befreit - Rechtsform: ohne Bedeutung — Einzelunternehmen, GbR, GmbH, UG, AG, eG sind gleich behandelt ## Die einfache Antwort Wenn Sie ein Unternehmen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes sind, sind Sie betroffen. Nicht davon, E-Rechnungen zu *schreiben* — das kommt später und nicht für alle —, sondern davon, sie zu *empfangen*. Und zwar seit dem 1. Januar 2025, ohne Übergangsfrist. ## Betroffenheit nach Situation | Ihre Situation | Empfangen | Ausstellen | | --- | --- | --- | | GmbH, UG, AG mit B2B-Kunden | Pflicht seit 2025 | ab 2027 oder 2028, je nach Umsatz | | Einzelunternehmen, Freiberufler mit B2B-Kunden | Pflicht seit 2025 | ab 2027 oder 2028, je nach Umsatz | | Kleinunternehmer nach § 19 UStG | Pflicht seit 2025 | befreit nach § 34a UStDV | | Handwerksbetrieb mit Privat- und Geschäftskunden | Pflicht seit 2025 | für die B2B-Rechnungen, ab 2027 oder 2028 | | Nur Privatkunden (Einzelhandel, Gastronomie, Praxis) | Pflicht seit 2025 | keine Pflicht für Rechnungen an Privatpersonen | | Verein, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb | Pflicht seit 2025 | ab 2027 oder 2028, je nach Umsatz | | Umsatzsteuerpflichtige Vermietung | Pflicht seit 2025 | ab 2027 oder 2028, je nach Umsatz | | Ausländisches Unternehmen ohne inländische Niederlassung | nicht betroffen | nicht betroffen | ## Der häufigste Irrtum „Wir stellen nur Rechnungen an Privatkunden, uns betrifft das nicht.“ — Das ist der teuerste Denkfehler bei diesem Thema. Die Empfangspflicht hängt **nicht** davon ab, an wen Sie Rechnungen schreiben, sondern davon, dass Sie Unternehmer sind. Ihre Lieferanten, Ihr Steuerberater, Ihre Werkstatt und Ihr Versicherungsmakler werden Ihnen E-Rechnungen schicken. Diese müssen Sie verarbeiten und aufbewahren können. Betroffen sind damit auch Betriebe, die selbst nie eine E-Rechnung ausstellen werden: Arztpraxen, Friseure, Restaurants, Einzelhändler. ## Was Betroffenheit praktisch bedeutet Es geht nicht um eine Softwareanschaffung, sondern um drei Fähigkeiten: 1. **Annehmen.** Eine E-Mail-Adresse, an die Geschäftspartner die Datei senden können, und jemand, der dort hineinschaut. 2. **Lesen.** Ein Weg, aus der XML-Datei eine lesbare Rechnung zu machen — dafür genügt der [kostenlose Konverter](/erechnung-xrechnung-konverter/). 3. **Aufbewahren.** Die XML-Originaldatei [acht Jahre revisionssicher archivieren](/e-rechnung-aufbewahrung/). Das PDF, das Sie daraus erzeugen, ist eine Arbeitskopie und ersetzt das Original nicht. Punkt drei ist der, an dem die meisten Umstellungen unvollständig bleiben — und der bei einer Betriebsprüfung auffällt. ## Wer muss besonders früh handeln? Zwei Gruppen stehen unter größerem Zeitdruck: - **Zulieferer der öffentlichen Hand.** Hier gilt die Pflicht zur XRechnung längst, gegenüber Bundesbehörden seit dem 27. November 2020. Wer noch auf Papier abrechnet, bekommt sein Geld schon heute verzögert oder gar nicht. - **Betriebe mit über 800.000 Euro Umsatz.** Für Sie beginnt die Ausstellungspflicht am 1. Januar 2027, maßgeblich ist der Umsatz des Jahres 2026. Wenn Ihre Software das nicht kann, ist 2026 das Jahr, in dem das geklärt werden muss — nicht Dezember 2026. Eine Selbsteinschätzung mit konkreten Schritten steht unter [Vorbereitung auf die XRechnung](/vorbereitung-auf-die-xrechnung-was-selbstaendige-und-unternehmen-tun-koennen/), passende Checklisten nach Betriebsgröße gibt es [hier zum Download](/xrechnung-checklisten-zur-umstellung/). **Häufige Fragen** Frage: Bin ich als Kleinunternehmer betroffen? Antwort: Ja, aber nur beim Empfang. Auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Sie seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Vom Ausstellen einer E-Rechnung sind Kleinunternehmer nach § 34a UStDV befreit — Sie dürfen weiterhin Papier oder PDF verwenden. Ausführlich für Kleinunternehmer. Frage: Gilt die Pflicht auch für Vereine? Antwort: Für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb ja. Ein Verein ist insoweit Unternehmer im Sinne des § 2 UStG und muss E-Rechnungen empfangen können. Der ideelle Bereich ohne unternehmerische Tätigkeit ist nicht betroffen. Frage: Was ist bei Vermietung? Antwort: Wer umsatzsteuerpflichtig vermietet, also zur Umsatzsteuer optiert hat, ist Unternehmer und von der Empfangspflicht betroffen. Bei umsatzsteuerfreier Wohnraumvermietung besteht keine Pflicht zur E-Rechnung — Sie sollten trotzdem eingehende E-Rechnungen lesen können, weil Ihre Handwerker sie bald so ausstellen. Frage: Muss ich auch bei Auslandsgeschäften E-Rechnungen ausstellen? Antwort: Nein. Die deutsche Pflicht betrifft ausschließlich Umsätze, bei denen beide Beteiligten im Inland ansässig sind. Für innergemeinschaftliche Lieferungen und Drittlandsgeschäfte gelten die Regeln des jeweiligen Landes — mehrere EU-Staaten führen vergleichbare Pflichten ein. Quellen: § 14 UStG (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html) · § 2 UStG (Unternehmerbegriff) (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__2.html) · BMF — Fragen und Antworten zur E-Rechnung (https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html) --- ### Rechtliche Grundlagen der XRechnung Seite: https://xrechnung.pro/xrechnung-rechtliche-grundlagen/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Die XRechnung beruht auf einer Kette von Rechtsakten: Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtete die Mitgliedstaaten zu einem einheitlichen Format, die Norm EN 16931 legt das Datenmodell fest, die E-Rechnungsverordnung regelt den Verkehr mit Bundesbehörden, und § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes macht die E-Rechnung zwischen Unternehmen verpflichtend. **Auf einen Blick** - Europäische Grundlage: Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen - Norm: EN 16931-1 — semantisches Datenmodell, veröffentlicht 2017 - Deutsche Umsetzung Bund: E-Rechnungsverordnung (ERechV) vom 13. Oktober 2017 - B2B-Pflicht: § 14 UStG i. d. F. des Wachstumschancengesetzes vom 27. März 2024 - Übergangsregelungen: § 27 Abs. 38 UStG - Aufbewahrung: § 14b UStG — 8 Jahre, das strukturierte Original - Standardpflege: KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats ## Die Kette der Rechtsakte Wer verstehen will, warum es die XRechnung gibt, muss vier Ebenen auseinanderhalten. Sie bauen aufeinander auf. **1. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU** verpflichtete alle Mitgliedstaaten, bis 2019 dafür zu sorgen, dass öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Sie schrieb kein Format vor, sondern gab dem europäischen Normungsinstitut CEN den Auftrag, eines zu entwickeln. **2. Die Norm EN 16931** ist das Ergebnis dieses Auftrags. Sie definiert kein Dateiformat, sondern ein *semantisches Datenmodell*: Welche Angaben enthält eine Rechnung, wie heißen sie, welche sind verpflichtend. Die Felder werden als Business Terms mit den Kennungen BT-1 bis BT-181 geführt. Zulässig sind zwei Syntaxen, UBL und UN/CEFACT CII. **3. Die E-Rechnungsverordnung (ERechV)** setzt die Richtlinie für den Bund um. Sie bestimmt, dass Rechnungen an Bundesbehörden elektronisch zu übermitteln sind, und legt die XRechnung als maßgeblichen Standard fest. Die Länder haben eigene, teils abweichende Verordnungen erlassen. **4. § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes** geht darüber hinaus. Er betrifft nicht mehr nur den öffentlichen Sektor, sondern den gesamten inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung dort der gesetzliche Regelfall. ## Was § 14 UStG genau verlangt Das Gesetz definiert die E-Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der Norm EN 16931 entsprechen — oder einem Format, auf das sich Aussteller und Empfänger geeinigt haben, solange die erforderlichen Angaben richtig extrahierbar sind. Daraus folgen zwei Dinge, die häufig übersehen werden: - Das Gesetz nennt die XRechnung nicht. Es verlangt ein Format nach EN 16931 — XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 erfüllen das beide. - Für die E-Rechnung ist **keine Zustimmung** des Empfängers erforderlich. Umgekehrt braucht die sonstige Rechnung, also das PDF, eine Zustimmung. ## Aufbewahrung — der unterschätzte Teil § 14b UStG verlangt die Aufbewahrung über acht Jahre. Diese Frist ist neu: Bis Ende 2024 waren es zehn Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat im Gesetzestext das Wort „zehn“ durch „acht“ ersetzt, wirksam für alle Rechnungen, deren Frist am 1. Januar 2025 noch lief. Nicht alles ist damit auf acht Jahre gesunken. Verkürzt wurden die **Buchungsbelege**, und dazu zählen Rechnungen. Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren. Für die E-Rechnung heißt die Aufbewahrungspflicht konkret: Sie müssen die **strukturierte Datei** aufbewahren, nicht deren Darstellung. Wer eine eingehende XRechnung in ein PDF umwandelt, das PDF ablegt und die XML-Datei löscht, hat seine Aufbewahrungspflicht verletzt — auch wenn das PDF inhaltlich vollständig ist. Das ist der Punkt, an dem viele Umstellungen unvollständig bleiben. Zusätzlich gelten die GoBD: unveränderbare Ablage, Nachvollziehbarkeit, maschinelle Auswertbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist. ## Was gilt gegenüber Behörden? | Empfänger | Rechtsgrundlage | Pflicht seit | | --- | --- | --- | | Bundesbehörden | ERechV | 27. November 2020 | | Landesbehörden | jeweilige Landesverordnung | überwiegend 2022 bis 2024 | | Kommunen | Landesrecht, teils abweichend | unterschiedlich | Bei diesen Rechnungen ist die **Leitweg-ID** ein Pflichtfeld. Sie wird vom Auftraggeber mitgeteilt und muss unverändert übernommen werden. ## Keine Rechtsberatung Diese Seite stellt die Rechtslage nach unserem Kenntnisstand dar und verweist auf die Originalquellen. Sie ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für Ihren konkreten Einzelfall — insbesondere bei Auslandsbezug, Sonderfällen der Steuerbefreiung oder Fragen zur Archivierung — sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater. **Häufige Fragen** Frage: Ist die XRechnung selbst ein Gesetz? Antwort: Nein. Die XRechnung ist ein technischer Standard, herausgegeben von der KoSIT. Verpflichtend wird sie durch Rechtsakte, die auf sie verweisen — etwa die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Das Umsatzsteuergesetz selbst nennt die XRechnung nicht namentlich, sondern verlangt ein Format nach EN 16931; die XRechnung erfüllt diese Anforderung. Frage: Wie lange muss ich eine E-Rechnung aufbewahren? Antwort: Acht Jahre nach § 14b UStG — bis Ende 2024 waren es zehn. Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Teil, also die XML-Datei beziehungsweise bei ZUGFeRD das eingebettete XML. Ein daraus erzeugtes PDF ist eine Arbeitskopie und genügt der Aufbewahrungspflicht nicht. Ausführlich zur Aufbewahrung. Frage: Muss die E-Rechnung signiert werden? Antwort: Nein. Eine elektronische Signatur ist für die E-Rechnung nicht vorgeschrieben. Erforderlich ist, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet sind — das kann durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren nach § 14 Abs. 3 UStG sichergestellt werden. Frage: Gelten in anderen EU-Ländern dieselben Regeln? Antwort: Die Norm EN 16931 gilt europaweit, die nationalen Ausprägungen und Fristen unterscheiden sich aber erheblich. Italien hat mit FatturaPA früh eine eigene Pflicht eingeführt, Frankreich nutzt Factur-X, andere Staaten folgen zu unterschiedlichen Terminen. Für inländische Umsätze in Deutschland ist ausschließlich § 14 UStG maßgeblich. Quellen: Richtlinie 2014/55/EU (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=CELEX%3A32014L0055) · § 14 UStG (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html) · § 14b UStG (Aufbewahrung) (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html) · E-Rechnungsverordnung (ERechV) (https://www.gesetze-im-internet.de/erechv/) · BMF — Fragen und Antworten zur E-Rechnung (https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html) --- ### Vorbereitung auf die E-Rechnung — was Sie jetzt tun sollten Seite: https://xrechnung.pro/vorbereitung-auf-die-xrechnung-was-selbstaendige-und-unternehmen-tun-koennen/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Die Umstellung auf die E-Rechnung gelingt in sieben Schritten. Zuerst wird der Empfang sichergestellt, weil diese Pflicht seit 2025 gilt und keine Übergangsfrist hat. Danach folgen die revisionssichere Aufbewahrung der XML-Originale, die Prüfung der eigenen Software und erst zuletzt die Ausstellung eigener E-Rechnungen — für die je nach Umsatz bis 2027 oder 2028 Zeit bleibt. **Auf einen Blick** - Dringlichkeit Empfang: sofort — die Pflicht gilt seit 1. Januar 2025 ohne Übergangsregelung - Dringlichkeit Ausstellung: ab 2027 bei über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle - Häufigste Lücke: Aufbewahrung der XML-Originaldatei — meist wird nur das erzeugte PDF archiviert - Aufwand realistisch: Kleinbetrieb wenige Stunden · Mittelstand mehrere Tage, überwiegend für Archivierung und Softwareklärung ## Die richtige Reihenfolge Der häufigste Fehler bei der Umstellung ist, mit dem Ausstellen anzufangen. Das ist verständlich — man denkt an eigene Rechnungen —, aber es ist die falsche Reihenfolge. Die Empfangspflicht gilt bereits, die Ausstellungspflicht erst 2027 oder 2028. Arbeiten Sie deshalb von hinten nach vorn: erst das, was heute gilt. ## Schritt 1 bis 3: Was sofort erledigt sein muss **Empfangsadresse festlegen.** Eine Adresse wie `rechnung@ihrefirma.de`, die jemand tatsächlich liest. Sie muss nirgends angemeldet werden, sollte aber im Impressum und in Ihren Geschäftsunterlagen stehen. **Lesbarmachen.** Wenn eine XRechnung ankommt, muss jemand sie prüfen können. Bei wenigen Rechnungen im Monat genügt der [kostenlose Konverter](/erechnung-xrechnung-konverter/). Kommen täglich Rechnungen, lohnt der [E-Mail-Konverter](/e-mail-konverter-fuer-xrechnung-zu-pdf/), der die Umwandlung automatisch übernimmt. **[Aufbewahrung](/e-rechnung-aufbewahrung/).** Hier wird es ernst. Aufbewahrungspflichtig ist die XML-Datei, nicht das PDF. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater oder Ihrem Dokumentenmanagement, wo diese Dateien acht Jahre unveränderbar liegen. Wer nur das erzeugte PDF ablegt, hat ein Problem — es fällt nur erst bei der nächsten Betriebsprüfung auf. ## Schritt 4 bis 7: Was bis 2027 stehen muss **Geschäftspartner informieren.** Teilen Sie Ihre Empfangsadresse aktiv mit. Fragen Sie bei größeren Kunden nach, welches Format sie erwarten — XRechnung oder ZUGFeRD. Eine einmalige Klärung erspart dauerhaft Rückfragen. **Software prüfen — schriftlich.** Fragen Sie Ihren Softwarehersteller nicht am Telefon, sondern per E-Mail: Erzeugt das Programm E-Rechnungen nach EN 16931? Ab welcher Version? Was kostet das Update? Die schriftliche Antwort ist Ihre Entscheidungsgrundlage — und im Zweifel Ihr Nachweis, dass Sie sich gekümmert haben. **Stammdaten ergänzen.** Eine normgerechte E-Rechnung braucht Angaben, die in gewachsenen Kundenstämmen häufig fehlen: - vollständige Anschrift mit Land - USt-IdNr. oder Steuernummer des Kunden - eigene IBAN in korrekter Schreibweise - bei öffentlichen Auftraggebern die [Leitweg-ID](/leitweg-id/) je Empfänger **Ausstellung testen.** Erzeugen Sie vor dem Stichtag eine echte Rechnung, prüfen Sie sie mit dem [Validator](/xrechnung-validator/) und senden Sie sie an einen Kunden, der Ihnen Rückmeldung gibt. Ein Test, der erst am 2. Januar stattfindet, ist kein Test, sondern ein Risiko. ## Was tun, wenn die Software nicht mitspielt? Das ist der häufigste Fall in kleinen und mittleren Betrieben — Warenwirtschaft aus den Zweitausendern, Access-Datenbank vom früheren Mitarbeiter, gewachsene Excel-Vorlage. Sie haben drei Möglichkeiten, in aufsteigender Reihenfolge des Aufwands: 1. **Rechnung drucken und die XRechnung daraus erzeugen.** [XrPDF](/xrpdf-der-universelle-xrechnungsdrucker/) arbeitet als virtueller Drucker — das bestehende System bleibt unangetastet. 2. **Vorlage erweitern lassen.** Bei Excel und Access lässt sich der Export nachrüsten, ohne Layout und Abläufe zu verändern: [Excel-Vorlagen](/anpassung-bestehender-excel-rechnungsvorlagen/) oder [Access-Anwendungen](/anpassungen-bestehender-access-anwendungen/). 3. **Schnittstelle bauen.** Bei ERP- und CRM-Systemen mit Datenbankzugang ist eine [eigene Anbindung](/individuelle-softwareentwicklung/) der saubere Weg. ## Checklisten für Ihren Betrieb Für die Umstellung gibt es drei Checklisten, gestaffelt nach Betriebsgröße — [kostenlos und ohne E-Mail-Abfrage zum Download](/xrechnung-checklisten-zur-umstellung/). **Schritte** 1. Empfangsadresse festlegen: Eine E-Mail-Adresse bestimmen, an die Geschäftspartner E-Rechnungen senden, und einen Zuständigen benennen, der sie überwacht. 2. Eingehende Rechnungen lesbar machen: Einen Weg festlegen, aus der XML-Datei eine lesbare Rechnung zu erzeugen — bei geringen Mengen der kostenlose Online-Konverter, bei laufendem Eingang der E-Mail-Konverter. 3. Aufbewahrung der XML-Originale klären: Festlegen, wo die strukturierten Originaldateien acht Jahre unveränderbar liegen. Das erzeugte PDF genügt der Aufbewahrungspflicht nicht. 4. Geschäftspartner informieren: Lieferanten und Kunden die Empfangsadresse mitteilen und beim Ausstellen das gewünschte Format abstimmen. 5. Eigene Software prüfen: Beim Hersteller schriftlich klären, ob und ab wann das eingesetzte Programm normgerechte E-Rechnungen erzeugt. 6. Stammdaten ergänzen: USt-IdNr., IBAN, vollständige Anschriften und bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID je Kunde hinterlegen. 7. Ausstellung testen: Vor dem Stichtag eine echte Rechnung erzeugen, gegen die Norm prüfen und an einen Testempfänger senden. **Häufige Fragen** Frage: Womit fange ich an, wenn ich noch gar nichts gemacht habe? Antwort: Mit dem Empfang. Legen Sie eine Adresse fest, an die E-Rechnungen gehen, und klären Sie, wie Sie eine XML-Datei lesbar machen. Beides ist an einem Vormittag erledigt und deckt die Pflicht ab, die bereits gilt. Die Ausstellung eigener E-Rechnungen hat Zeit bis 2027 oder 2028. Frage: Muss ich eine neue Buchhaltungssoftware kaufen? Antwort: Nicht zwingend. Für den Empfang genügt eine Möglichkeit, die Datei zu lesen und aufzubewahren. Für die Ausstellung brauchen Sie eine Lösung, die normgerechte Dateien erzeugt — das kann eine erweiterte Excel-Vorlage sein, ein Druckertreiber wie XrPDF oder eine Schnittstelle zum bestehenden System. Ein Systemwechsel ist der aufwendigste von mehreren Wegen, nicht der einzige. Frage: Was mache ich, wenn mein Softwarehersteller kein Update anbietet? Antwort: Dann brauchen Sie einen Weg, der ohne Mitwirkung des Herstellers funktioniert. Genau dafür ist XrPDF gedacht: Sie drucken die Rechnung wie bisher aus Ihrem System, und die XRechnung entsteht aus dem Druckvorgang. Alternativ lässt sich eine Schnittstelle bauen. Frage: Wie prüfe ich, ob meine E-Rechnung wirklich normgerecht ist? Antwort: Mit einer echten Prüfung gegen die Norm, nicht durch Ansehen. Der XRechnung-Validator prüft kostenlos gegen EN 16931 und XRechnung 3.0 und nennt jede Abweichung im Klartext. Machen Sie das einmal mit einer echten Rechnung, bevor Sie umstellen. Quellen: § 14 UStG (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html) · § 14b UStG (Aufbewahrung) (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html) · BMF — Fragen und Antworten zur E-Rechnung (https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html) --- ### Checklisten zur Umstellung auf die E-Rechnung Seite: https://xrechnung.pro/xrechnung-checklisten-zur-umstellung/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** XRechnung PRO stellt drei Checklisten für die Umstellung auf die E-Rechnung kostenlos als PDF bereit, gestaffelt nach Betriebsgröße für Selbstständige und Kleinstunternehmen, für kleine und mittlere Unternehmen sowie für große Unternehmen. Die Dateien lassen sich ohne Anmeldung und ohne Angabe einer E-Mail-Adresse herunterladen. **Auf einen Blick** - Anzahl: drei Fassungen, gestaffelt nach Betriebsgröße - Format: PDF, jeweils rund 150 KB - Kosten: kostenlos, ohne Angabe einer E-Mail-Adresse - Inhalt: Empfang, Aufbewahrung, Softwareprüfung, Stammdaten, Ausstellung, Zuständigkeiten ## Die drei Checklisten Alle drei Dateien decken dieselben Themen ab, unterscheiden sich aber in Tiefe und Zuständigkeiten. Wählen Sie danach, wie viele Personen bei Ihnen an der Rechnungsstellung beteiligt sind. - **[Checkliste für Selbstständige und Kleinstunternehmen](/wp-content/uploads/2024/10/XRechnungPRO-Checkliste-fuer-Selbstaendige-und-Kleinstunternehmen.pdf)** (PDF) — für Einzelunternehmen, Freiberufler und Betriebe ohne eigene Buchhaltung. Schlank gehalten, mit Fokus auf Empfang und Aufbewahrung. - **[Checkliste für kleine und mittlere Unternehmen](/wp-content/uploads/2024/10/XRechnungPRO-Checkliste-fuer-kleine-und-mittlere-Unternehmen-KMU.pdf)** (PDF) — für Betriebe mit eigener Buchhaltung und gewachsener Software. Enthält zusätzlich die Klärung mit dem Softwarehersteller und die Stammdatenpflege. - **[Checkliste für große Unternehmen](/wp-content/uploads/2024/10/XRechnungPRO-Checkliste-fuer-grosse-Unternehmen.pdf)** (PDF) — für Unternehmen mit IT-Abteilung, mehreren Standorten oder Konzernstrukturen. Behandelt außerdem Rollen, Testverfahren und Massenverarbeitung. ## Was in jeder Checkliste steht Die sechs Bereiche, die bei jeder Umstellung geklärt werden müssen: 1. **Empfang** — Adresse, Zuständigkeit, Überwachung 2. **Lesbarmachen** — welcher Weg, wer macht es, bei welcher Menge 3. **[Aufbewahrung](/e-rechnung-aufbewahrung/)** — wo liegen die XML-Originale acht Jahre, unveränderbar 4. **Software** — schriftliche Auskunft des Herstellers, Termin, Kosten 5. **Stammdaten** — USt-IdNr., IBAN, Anschriften, Leitweg-ID 6. **Ausstellung** — Format, Testlauf, Stichtag ## Wenn Sie beim Abarbeiten hängen bleiben Die häufigsten zwei Punkte, an denen es stockt, und was dann zu tun ist: **„Mein Softwarehersteller antwortet nicht oder bietet kein Update an.“** Dann brauchen Sie einen Weg ohne den Hersteller. [XrPDF](/xrpdf-der-universelle-xrechnungsdrucker/) erzeugt die XRechnung aus dem Druckvorgang, ohne dass am bestehenden System etwas geändert wird. **„Ich weiß nicht, wo ich die XML-Dateien aufbewahren soll.“** Das ist keine technische, sondern eine organisatorische Frage — und die richtige Adresse dafür ist Ihr Steuerberater. Er kennt Ihre Archivierung und weiß, ob das vorhandene System die Anforderungen erfüllt. Kommen Sie mit dieser Frage zum nächsten Termin, nicht mit der Frage nach Software. Bleibt etwas offen, [schreiben Sie uns kurz](/kontakt/) — mit welchem System Sie arbeiten und woran es hakt. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden mit einer Einschätzung. **Häufige Fragen** Frage: Muss ich meine E-Mail-Adresse angeben, um die Checklisten zu bekommen? Antwort: Nein. Die Dateien liegen frei zum Download. Wir halten es für unpassend, ausgerechnet eine Hilfe zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten gegen Adressdaten herauszugeben. Frage: Welche Checkliste passt zu mir? Antwort: Nach Zahl der Beteiligten, nicht nach Umsatz. Arbeiten Sie allein oder mit einer Aushilfe, nehmen Sie die Fassung für Selbstständige. Haben Sie eine eigene Buchhaltung, passt die Fassung für kleine und mittlere Unternehmen. Gibt es eine IT-Abteilung und mehrere Standorte, nehmen Sie die Fassung für große Unternehmen. Quellen: § 14 UStG (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html) --- ### XRechnung Beispiel-Datei — Aufbau einer echten XRechnung Seite: https://xrechnung.pro/xrechnung-beispiel-datei/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Eine XRechnung besteht aus benannten Feldern in XML, die in der Norm EN 16931 als Business Terms mit den Kennungen BT-1 bis BT-181 festgelegt sind. XRechnung PRO stellt eine vollständige Beispieldatei kostenlos zum Herunterladen bereit, mit der sich der Aufbau nachvollziehen und die eigene Verarbeitung testen lässt. **Auf einen Blick** - Beispieldatei: XRechnung-Beispiel.xml — UBL-Syntax, rund 5 KB - Syntax der Datei: UBL 2.1 (Invoice-Wurzelelement) - Wichtigste Pflichtfelder: BT-1 Rechnungsnummer · BT-2 Rechnungsdatum · BT-5 Währung · BT-27 Verkäufername · BT-44 Käufername · BT-112 Bruttobetrag - Bei Behörden zusätzlich: BT-10 Leitweg-ID (im UBL-Feld BuyerReference) - Prüfen: mit dem XRechnung-Validator gegen EN 16931 und XRechnung 3.0 ## Die Beispieldatei Die vollständige Datei können Sie direkt herunterladen und in einem Texteditor öffnen: - [XRechnung-Beispiel.xml](/wp-content/uploads/2024/10/XRechnung-Beispiel.xml) — vollständige XRechnung in UBL-Syntax, etwa 5 KB Wenn Sie sehen wollen, wie dieselbe Rechnung lesbar aussieht, laden Sie die Datei in den [kostenlosen XRechnung-Konverter](/erechnung-xrechnung-konverter/). ## Der Kopf der Datei Am Anfang steht, um welche Art Dokument es sich handelt und nach welchem Standard es erzeugt wurde: ```xml urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_3.0 RE-2026-0125 2026-07-14 EUR 991-12345-67 ``` Die Zeile mit der `CustomizationID` ist die wichtigste der ganzen Datei. Sie sagt: dies ist eine XRechnung nach Version 3.0, und sie erfüllt EN 16931. Fehlt sie, ist die Datei keine XRechnung. ## Die wichtigsten Felder im Überblick | BT | Bedeutung | UBL-Element | Pflicht | | --- | --- | --- | --- | | BT-1 | Rechnungsnummer | `cbc:ID` | ja | | BT-2 | Rechnungsdatum | `cbc:IssueDate` | ja | | BT-5 | Währung | `cbc:DocumentCurrencyCode` | ja | | BT-10 | Leitweg-ID | `cbc:BuyerReference` | bei Behörden | | BT-27 | Name des Verkäufers | `cac:AccountingSupplierParty` | ja | | BT-31 | USt-IdNr. des Verkäufers | `cac:PartyTaxScheme` | wenn vorhanden | | BT-44 | Name des Käufers | `cac:AccountingCustomerParty` | ja | | BT-9 | Fälligkeitsdatum | `cbc:DueDate` | nein | | BT-109 | Nettobetrag | `cbc:TaxExclusiveAmount` | ja | | BT-110 | Steuerbetrag | `cbc:TaxAmount` | ja | | BT-112 | Bruttobetrag | `cbc:TaxInclusiveAmount` | ja | | BT-115 | Zahlbetrag | `cbc:PayableAmount` | ja | ## Eine Rechnungsposition Jede Position steht in einem `cac:InvoiceLine`-Block: ```xml 1 1 500.00 Wartungsvertrag Juli 2026 S 19.00 500.00 ``` Drei Dinge fallen dabei auf und führen in der Praxis zu Fehlern: - **Beträge immer mit Punkt als Dezimaltrennzeichen.** `500.00`, nicht `500,00`. Das ist XML, nicht Excel. - **Der `unitCode` ist verpflichtend.** `C62` bedeutet „Stück“, `HUR` bedeutet „Stunde“. Die Codes stammen aus der UN/ECE-Empfehlung 20. - **Die Steuerkategorie ist ein Code, kein Text.** `S` für den Regelsteuersatz, `AE` für Reverse Charge, `E` für steuerfrei, `Z` für Nullsatz. ## Die häufigsten Fehler in selbst erzeugten Dateien Aus der Praxis der Validierung, absteigend nach Häufigkeit: 1. **Summen passen nicht.** Die Summe der Positionen weicht vom Nettobetrag ab, meist durch Rundung je Position statt am Ende. 2. **Leitweg-ID fehlt.** Bei Behördenrechnungen ein Pflichtfeld, das in selbst gebauten Exporten regelmäßig vergessen wird. 3. **Falsches Dezimaltrennzeichen.** Komma statt Punkt — die Datei ist damit unlesbar. 4. **Steuerkategorie und Steuersatz widersprechen sich.** Kategorie `E` für steuerfrei, aber 19 % im Prozentfeld. 5. **Fehlende Zahlungsangaben.** IBAN nicht angegeben, obwohl Überweisung als Zahlungsart genannt ist. Ob Ihre eigene Datei betroffen ist, sagt Ihnen der [XRechnung-Validator](/xrechnung-validator/) in Sekunden. **Häufige Fragen** Frage: Darf ich die Beispieldatei für eigene Tests verwenden? Antwort: Ja, uneingeschränkt. Die Datei enthält ausschließlich erfundene Stammdaten und ist dafür gedacht, die eigene Verarbeitung zu testen — etwa ob die Buchhaltungssoftware die Rechnung einliest oder ob ein Betrachter sie korrekt darstellt. Frage: Warum sieht die Datei so unübersichtlich aus? Antwort: Weil sie nicht für Menschen geschrieben ist. Eine XRechnung ist ein Datenformat für Software. Wenn Sie den Inhalt lesbar sehen wollen, laden Sie die Datei in den kostenlosen Konverter — dort erscheint sie als aufbereitete Rechnung. Frage: Was bedeuten die BT-Nummern? Antwort: BT steht für Business Term. Die Norm EN 16931 nummeriert jedes mögliche Rechnungsfeld durch, damit über Sprach- und Softwaregrenzen hinweg klar ist, welche Angabe gemeint ist. BT-1 ist immer die Rechnungsnummer, egal in welchem Land und in welcher Software. Quellen: KoSIT — Standard XRechnung und Beispieldateien (https://www.xoev.de/xrechnung-16828) · EN 16931 Semantikmodell (https://www.din.de/de/mitwirken/normenausschuesse/nia/veroeffentlichungen/wdc-beuth:din21:250635485) --- ### XRechnung öffnen und lesen — so geht es Seite: https://xrechnung.pro/xrechnung-oeffnen/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Eine XRechnung ist eine XML-Datei und lässt sich mit einem Doppelklick nicht sinnvoll anzeigen. Um sie zu lesen, wandeln Sie die Datei in ein PDF um oder öffnen sie in einem Betrachter. Der kostenlose Online-Konverter von XRechnung PRO erledigt das im Browser in wenigen Sekunden, ohne Installation und ohne Anmeldung. **Auf einen Blick** - Dateityp: .xml — eine XRechnung ist immer eine XML-Datei - Schnellster Weg: Online-Konverter, kostenlos, ohne Anmeldung, bis 5 MB - Bei ZUGFeRD: Die Datei ist ein PDF und lässt sich normal öffnen — das XML steckt darin - Wichtig: Die XML-Datei ist aufbewahrungspflichtig, nicht das erzeugte PDF **Wofür das nicht die richtige Lösung ist:** Der Online-Konverter ist für einzelne Dateien gedacht. Wenn täglich mehrere XRechnungen eingehen, ist das Hochladen von Hand der falsche Weg — dafür gibt es den E-Mail-Konverter oder die Ordnerüberwachung des Windows-Programms. ## Vier Wege, eine XRechnung zu lesen Welcher passt, hängt nur davon ab, wie oft Sie das brauchen. | Situation | Weg | Kosten | | --- | --- | --- | | Einzelne Rechnung, gelegentlich | [Online-Konverter im Browser](/erechnung-xrechnung-konverter/) | kostenlos | | Mehrere Rechnungen am Tag | [E-Mail-Konverter](/e-mail-konverter-fuer-xrechnung-zu-pdf/) | ab 49 € im Monat | | Regelmäßig, Daten sollen den Rechner nicht verlassen | [Konverter für Windows](/xrechnung-konverter-tool/) | Testfassung kostenlos | | Eigene Anwendung soll es können | [API-Schnittstelle](/api-schnittstelle-fuer-xrechnung-zu-pdf-konvertierung/) | ab 49 € im Monat | ## Der schnellste Weg, Schritt für Schritt 1. **Datei speichern.** Speichern Sie den XML-Anhang aus der E-Mail auf Ihrem Rechner. 2. **[Konverter öffnen](/erechnung-xrechnung-konverter/).** Keine Anmeldung, kein Konto. 3. **Datei hineinziehen.** Bis 5 MB, das reicht für praktisch jede Rechnung. 4. **Rechnung lesen und PDF herunterladen.** Die Ansicht zeigt alle Positionen, Steuersätze und Summen. Und dann der Schritt, den fast alle vergessen: **die XML-Datei aufbewahren.** Sie ist das Original im Sinne des Gesetzes. Legen Sie sie zusammen mit dem PDF ab, damit bei der nächsten Betriebsprüfung beides vorhanden ist. ## Was ist, wenn die Datei ein PDF ist? Dann haben Sie wahrscheinlich eine **ZUGFeRD-Rechnung** bekommen. Die öffnen Sie ganz normal — das strukturierte XML steckt unsichtbar in der PDF-Datei. Für Sie als Empfänger heißt das: nichts zu tun, außer die Datei so aufzubewahren, wie sie ist. Löschen Sie sie nicht und wandeln Sie sie nicht in ein anderes PDF um, sonst geht der strukturierte Teil verloren. Mehr dazu: [Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD](/unterschied-zwischen-der-xrechnung-und-der-zugferd-rechnung/). ## Wie erkenne ich, ob die Rechnung überhaupt gültig ist? Lesbar machen und Prüfen sind zwei verschiedene Dinge. Wenn Sie wissen wollen, ob eine eingegangene Rechnung den Anforderungen der Norm entspricht — etwa weil Sie Zweifel an den Angaben haben —, prüfen Sie sie mit dem [XRechnung-Validator](/xrechnung-validator/). Er nennt fehlende Pflichtangaben im Klartext. Bei einer eingehenden Rechnung mit formalen Fehlern gilt: Fordern Sie eine korrigierte Rechnung an. Ohne ordnungsgemäße Rechnung ist der Vorsteuerabzug gefährdet — und das ist Ihr Risiko, nicht das des Ausstellers. **Schritte** 1. XRechnung speichern: Speichern Sie die XML-Datei aus der E-Mail auf Ihrem Rechner, zum Beispiel im Ordner Downloads. 2. Konverter öffnen: Rufen Sie den kostenlosen XRechnung-Konverter von XRechnung PRO im Browser auf. 3. Datei hochladen: Ziehen Sie die XML-Datei in das Feld oder wählen Sie sie über den Dateidialog aus. Die Datei darf bis zu 5 MB groß sein. 4. PDF herunterladen: Nach wenigen Sekunden erscheint die Rechnung lesbar und lässt sich als PDF herunterladen. Bewahren Sie zusätzlich die XML-Originaldatei auf, denn sie ist das aufbewahrungspflichtige Original. **Häufige Fragen** Frage: Warum passiert beim Doppelklick auf die XML-Datei nichts Vernünftiges? Antwort: Weil Windows XML-Dateien im Browser oder im Editor öffnet und dort der Quelltext erscheint — hunderte Zeilen mit spitzen Klammern. Die Datei ist nicht defekt, sie ist für Software gemacht und nicht für die Anzeige. Um sie zu lesen, brauchen Sie einen Konverter oder Betrachter. Frage: Kann ich das PDF statt der XML-Datei aufbewahren? Antwort: Nein. Nach § 14b UStG ist der strukturierte Teil aufbewahrungspflichtig, also die XML-Datei. Das aus ihr erzeugte PDF ist eine Arbeitskopie. Bewahren Sie beides auf, wenn Sie mögen — aber die XML-Datei dürfen Sie nicht löschen. Frage: Ist das Hochladen meiner Rechnung sicher? Antwort: Die Übertragung erfolgt verschlüsselt, und die hochgeladene Datei wird nach der Umwandlung nicht dauerhaft auf unseren Servern gespeichert. Wenn Sie Rechnungsdaten grundsätzlich nicht in einen Browserdienst geben möchten, nutzen Sie den Konverter für Windows — er arbeitet auf Ihrem eigenen Rechner. Frage: Mein Buchhaltungsprogramm zeigt die XRechnung nicht an. Was nun? Antwort: Prüfen Sie beim Hersteller, ob es ein Update gibt — die meisten gängigen Programme haben inzwischen einen Betrachter nachgerüstet. Solange das nicht der Fall ist, wandeln Sie eingehende Rechnungen mit dem Konverter um und legen PDF und XML gemeinsam ab. Quellen: § 14b UStG (Aufbewahrung) (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html) --- ### E-Rechnung als Kleinunternehmer — was gilt für Sie? Seite: https://xrechnung.pro/e-rechnung-kleinunternehmer/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — dafür gibt es keine Ausnahme. Vom Ausstellen einer E-Rechnung sind sie dagegen nach § 34a UStDV befreit und dürfen weiterhin Papier oder PDF verwenden. Die Empfangspflicht lässt sich kostenlos erfüllen. **Auf einen Blick** - Empfangen: Pflicht seit 1. Januar 2025 — keine Ausnahme für Kleinunternehmer - Ausstellen: befreit nach § 34a UStDV — Papier und PDF bleiben zulässig - Rechtsgrundlage Befreiung: § 34a UStDV, eingeführt durch das Jahressteuergesetz 2024 - Kosten der Umsetzung: 0 € — Empfang über eine vorhandene E-Mail-Adresse, Lesbarmachen über den kostenlosen Konverter - Nicht vergessen: Die XML-Originaldatei ist 8 Jahre aufzubewahren ## Die kurze Antwort für Kleinunternehmer Sie müssen **empfangen** können. Sie müssen **nicht ausstellen**. Diese Asymmetrie ist der ganze Kern des Themas, und sie wird in Beratungsgesprächen regelmäßig verwechselt — meist in die für Sie unangenehme Richtung: Viele Kleinunternehmer glauben, sie müssten sich Software kaufen. Das stimmt nicht. Andere glauben, sie seien komplett ausgenommen. Das stimmt auch nicht. ## Warum gilt die Empfangspflicht auch für Sie? Weil sie nicht an Ihre Umsätze anknüpft, sondern an Ihren Status als Unternehmer nach § 2 UStG. Kleinunternehmer sind Unternehmer — die Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG betrifft nur die Erhebung der Umsatzsteuer, nicht die Unternehmereigenschaft. Praktisch heißt das: Ihr Steuerberater, Ihr Werkzeuglieferant, Ihr Telefonanbieter und Ihre Versicherung werden Ihnen E-Rechnungen schicken. Diese müssen bei Ihnen ankommen, lesbar sein und acht Jahre aufbewahrt werden. ## So erfüllen Sie die Pflicht — kostenlos, an einem Vormittag **Erstens: eine Adresse.** Eine E-Mail-Adresse genügt. Wenn Sie eine geschäftliche Adresse haben, sind Sie fertig. Teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit. **Zweitens: lesbar machen.** Wenn eine XML-Datei kommt, laden Sie sie in den [kostenlosen Konverter](/erechnung-xrechnung-konverter/) und erhalten ein lesbares PDF. Keine Installation, keine Anmeldung, keine Kosten. Eine Anleitung steht unter [XRechnung öffnen](/xrechnung-oeffnen/). **Drittens: aufbewahren.** Und das ist der Punkt, der wirklich zählt: Legen Sie die **XML-Datei** ab, nicht nur das PDF. Ein Ordner auf einem Rechner mit Datensicherung genügt für kleine Verhältnisse; wichtig ist, dass die Dateien acht Jahre lang vorhanden und unverändert sind. Sprechen Sie das beim nächsten Termin mit Ihrem Steuerberater durch — es ist eine organisatorische Frage, keine technische. ## Wann Sie trotz Befreiung ausstellen sollten Die Befreiung schützt Sie rechtlich, aber nicht vor der Realität Ihrer Kunden. Zwei Fälle, in denen freiwilliges Ausstellen sinnvoll ist: - **Ihre Kunden sind größere Unternehmen oder Behörden.** Dort läuft die Rechnungsprüfung teils vollständig automatisch. Eine Papierrechnung landet dann im Ausnahmeprozess — und wird später bezahlt. Gegenüber öffentlichen Auftraggebern ist die XRechnung ohnehin erforderlich, unabhängig von § 34a UStDV. - **Sie wollen nicht doppelt umstellen.** Wenn absehbar ist, dass Sie die Kleinunternehmerregelung verlassen, ersparen Sie sich die zweite Umstellung, wenn Sie es gleich richtig aufsetzen. Der günstigste Weg dafür ist die [Excel-Rechnungsvorlage](/xrechnung-excel-vorlage/): Die kostenlose Fassung schreibt PDF-Rechnungen, die PRO-Fassung für 189 Euro exportiert zusätzlich XRechnung und ZUGFeRD — ohne laufende Kosten und ohne neue Software, die Sie lernen müssten. ## Was Sie ausdrücklich nicht brauchen Damit Ihnen niemand etwas verkauft, das Sie nicht benötigen: - **Kein Rechnungsprogramm.** Für den Empfang brauchen Sie keine Software. - **Kein Abonnement.** Die Empfangspflicht erzeugt keine laufenden Kosten. - **Kein Empfangsportal.** Eine E-Mail-Adresse genügt, ein besonderes Postfach ist nicht vorgeschrieben. - **Keine Signatur.** Eine elektronische Signatur ist für E-Rechnungen nicht erforderlich. **Häufige Fragen** Frage: Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung ausstellen? Antwort: Nein. Nach § 34a UStDV sind Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit. Sie dürfen Ihre Rechnungen weiterhin auf Papier oder als PDF ausstellen — auch nach 2028. Frage: Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung empfangen können? Antwort: Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmern. Es genügt eine E-Mail-Adresse, an die Geschäftspartner die Datei senden können, und ein Weg, die Datei zu lesen und aufzubewahren. Frage: Was kostet mich die Umstellung? Antwort: Nichts, wenn Sie es einfach halten. Sie brauchen eine E-Mail-Adresse, die Sie ohnehin haben, und einen Weg, die XML-Datei lesbar zu machen — dafür genügt der kostenlose Konverter. Kosten entstehen erst, wenn Sie selbst E-Rechnungen ausstellen wollen, und dazu sind Sie nicht verpflichtet. Frage: Sollte ich als Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen ausstellen? Antwort: Das kann sich lohnen, wenn Sie überwiegend Geschäftskunden haben. Manche größeren Kunden verarbeiten ausschließlich E-Rechnungen und schicken Papierrechnungen zurück, obwohl Sie befreit sind — nicht aus Böswilligkeit, sondern weil ihr Ablauf es nicht anders zulässt. Fragen Sie bei Ihren wichtigsten Kunden nach. Wenn dort E-Rechnungen erwartet werden, ist die Excel-Vorlage PRO der günstigste Einstieg. Frage: Verliere ich die Befreiung, wenn ich die Kleinunternehmerregelung aufgebe? Antwort: Ja. Die Befreiung nach § 34a UStDV knüpft an den Status als Kleinunternehmer nach § 19 UStG an. Wer zur Regelbesteuerung wechselt oder die Umsatzgrenzen überschreitet, unterliegt der Ausstellungspflicht nach den allgemeinen Fristen — also ab 2027 oder 2028. Quellen: § 19 UStG (Kleinunternehmer) (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html) · § 34a UStDV (https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html) · BMF — Fragen und Antworten zur E-Rechnung (https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html) --- ### E-Rechnung im Handwerk — was Betriebe jetzt brauchen Seite: https://xrechnung.pro/e-rechnung-handwerk/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Handwerksbetriebe müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können und ab 2027 beziehungsweise 2028 auch selbst ausstellen, soweit sie an andere Unternehmen abrechnen. Für Rechnungen an Privatkunden bleibt Papier zulässig. Das größte praktische Problem ist Branchensoftware, die keine normgerechten E-Rechnungen erzeugt. **Auf einen Blick** - Empfangen: Pflicht seit 1. Januar 2025 — gilt auch für reine Privatkundenbetriebe - Ausstellen an Geschäftskunden: ab 2027 bei über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle - Rechnungen an Privatkunden: keine Pflicht zur E-Rechnung — Papier und PDF bleiben zulässig - Rechnungen an Kommunen und Behörden: XRechnung bereits heute erforderlich, mit Leitweg-ID - Typisches Hindernis: Handwerker- und Branchensoftware ohne Export nach EN 16931 ## Warum es im Handwerk unangenehmer ist als woanders Drei Dinge treffen hier zusammen, die es in einem Büro so nicht gibt. **Die Software ist gewachsen.** Handwerkerprogramme sind oft seit fünfzehn Jahren im Einsatz, laufen zuverlässig und werden vom Hersteller nur noch gepflegt, nicht mehr weiterentwickelt. Ein Update auf E-Rechnung ist entweder teuer, an einen Versionswechsel gekoppelt oder gar nicht vorgesehen. **Die Rechnungsarten sind kompliziert.** Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen mit Verrechnung, Nachträge, Gutschriften, Bauleistungen mit Reverse Charge, gemischte Steuersätze bei Material und Arbeitszeit. Jeder dieser Fälle muss in der E-Rechnung richtig abgebildet werden, und jeder ist eine Fehlerquelle. **Der Kundenkreis ist gemischt.** Privatkunde, Hausverwaltung, Generalunternehmer, Stadtverwaltung — für dieselbe Leistung gelten unterschiedliche Anforderungen an die Rechnung. ## Was für Ihren Betrieb gilt | Sie rechnen ab an | Pflicht zur E-Rechnung beim Ausstellen | | --- | --- | | Privatkunden | keine — Papier und PDF bleiben zulässig | | Andere Handwerksbetriebe, Firmen, Hausverwaltungen | ab 2027 über 800.000 € Vorjahresumsatz, sonst ab 2028 | | Generalunternehmer, Bauträger | wie B2B — ab 2027 oder 2028 | | Kommunen, Ämter, Behörden | bereits heute XRechnung mit Leitweg-ID | | Wohnungsbaugesellschaften | wie B2B, viele verlangen es schon jetzt | Die Empfangspflicht gilt unabhängig von allem oben Genannten seit 2025. ## Der Weg, der Ihre Software nicht anfasst Wenn Ihr Programm keine E-Rechnung erzeugt, gibt es einen Weg, der nichts an Ihrer Arbeitsweise verändert: Sie drucken die Rechnung wie immer — nur auf einen anderen Drucker. [XrPDF](/xrpdf-der-universelle-xrechnungsdrucker/) erscheint in Ihrer Software als gewöhnlicher Drucker. Wählen Sie ihn statt des Papierdruckers aus, entstehen daraus ein PDF und eine geprüfte XRechnung. Kein Datenexport, keine Schnittstelle, keine Schulung: Ihre Monteure und Ihr Büro arbeiten weiter wie bisher. Zwei Eigenschaften sind dabei bewusst so gebaut: - **Es wird gerechnet, nicht geraten.** Stimmt die Summe der Positionen nicht mit dem Rechnungsbetrag überein, fragt das Programm nach, statt eine falsche Rechnung auszugeben. - **Nur Rechnungen werden umgewandelt.** Angebote, Aufmaße und Lieferscheine erkennt das Programm und wandelt sie nicht in eine Rechnung um — ein Fehler, der bei automatischer Verarbeitung sonst schnell teuer wird. ## Wenn Sie wenige Rechnungen schreiben Manche Betriebe schreiben ihre Rechnungen ohnehin in Excel, weil die Branchensoftware zu unhandlich ist. Dann ist die [Excel-Rechnungsvorlage PRO](/xrechnung-excel-vorlage/) für 189 Euro einmalig der direkteste Weg: Rechnung wie gewohnt schreiben, per Knopfdruck als XRechnung oder ZUGFeRD exportieren. Wer eine eigene, über Jahre gewachsene Vorlage nicht aufgeben will, kann sie [erweitern lassen](/anpassung-bestehender-excel-rechnungsvorlagen/) — Layout und Ablauf bleiben, der Export kommt dazu. ## Die drei Fragen, die Sie diese Woche klären sollten 1. **Kommen E-Rechnungen bei uns an, und liest sie jemand?** Adresse festlegen, Zuständigkeit benennen. 2. **Wo liegen die XML-Dateien in acht Jahren?** Nicht das PDF — die XML-Datei ist das Original. Frage für den Steuerberater. 3. **Was sagt unser Softwarehersteller schriftlich?** Kann das Programm E-Rechnungen, ab wann, zu welchem Preis. Die Antwort per E-Mail, nicht am Telefon. Bleibt etwas unklar, [beschreiben Sie uns Ihre Situation](/kontakt/) — welche Software, welche Kundenarten, welche Rechnungsarten. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden mit einer Einschätzung, welcher Weg für Ihren Betrieb der günstigste ist. **Häufige Fragen** Frage: Wir arbeiten nur für Privatkunden. Betrifft uns die E-Rechnung? Antwort: Ja, beim Empfang. Für Ihre Rechnungen an Privatkunden bleibt Papier zulässig, aber Ihre Lieferanten, Ihr Großhändler, Ihre Werkstatt und Ihr Steuerberater werden Ihnen E-Rechnungen schicken. Die müssen Sie annehmen, lesen und acht Jahre aufbewahren können. Frage: Wie funktionieren Abschlags- und Schlussrechnungen als E-Rechnung? Antwort: Die Norm EN 16931 kennt Abschlagsrechnungen. In der Schlussrechnung werden die bereits abgerechneten Abschläge als Vorauszahlungen ausgewiesen, sodass nur der Restbetrag zu zahlen ist. Wichtig ist, dass Ihre Software das abbildet — bei selbst gebauten Exporten ist das eine typische Fehlerquelle, weil die Summen dann nicht aufgehen. Frage: Was ist mit Bauleistungen und § 13b UStG? Antwort: Reverse Charge lässt sich in der E-Rechnung sauber darstellen: Die Steuerkategorie wird mit dem Code AE ausgewiesen, der Steuersatz beträgt null, und ein Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gehört in die Rechnung. Prüfen Sie, ob Ihre Software diesen Fall kennt — er wird bei Standardexporten häufig falsch belegt. Frage: Unsere Handwerkersoftware kann keine XRechnung. Müssen wir wechseln? Antwort: Nein. Der XrPDF Druckertreiber ist genau für diesen Fall gebaut: Sie drucken die Rechnung wie bisher aus Ihrer Software auf einen virtuellen Drucker, und daraus entsteht neben dem PDF eine geprüfte XRechnung. Ihr System und Ihre Abläufe bleiben unverändert. Frage: Brauchen wir für Kommunen eine Leitweg-ID? Antwort: Ja. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die Leitweg-ID ein Pflichtfeld. Sie erhalten sie mit dem Auftrag oder der Bestellung und müssen sie unverändert in die Rechnung übernehmen. Hinterlegen Sie sie am besten dauerhaft beim jeweiligen Auftraggeber in Ihren Stammdaten. Quellen: § 14 UStG (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html) · BMF — Fragen und Antworten zur E-Rechnung (https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html) --- ### XRechnung erstellen ohne neue Software Seite: https://xrechnung.pro/xrechnung-erstellen-ohne-software/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Um eine XRechnung zu erstellen, ist kein neues Rechnungsprogramm nötig. Es gibt drei Wege mit dem Bestand: eine Excel-Vorlage mit Exportfunktion, ein virtueller Druckertreiber, der die XRechnung aus dem Druckvorgang erzeugt, und die Erweiterung der vorhandenen Excel- oder Access-Anwendung um einen Export nach EN 16931. **Auf einen Blick** - Weg 1: Excel-Vorlage PRO — 189 € einmalig, exportiert XRechnung und ZUGFeRD - Weg 2: XrPDF Druckertreiber — Rechnung drucken, XRechnung entsteht daraus - Weg 3: Bestehende Vorlage erweitern — Layout bleibt, Export kommt dazu - Was Sie nicht brauchen: kein neues Rechnungsprogramm, kein Abonnement, keine Umschulung - Was in jedem Fall nötig ist: vollständige Stammdaten und eine Prüfung vor dem ersten Versand **Wofür das nicht die richtige Lösung ist:** Wer hunderte Rechnungen im Monat aus einem ERP-System heraus stellt, ist mit einer Schnittstelle besser bedient als mit den hier beschriebenen Wegen. Und wer ohnehin vor einem Systemwechsel steht, sollte die E-Rechnung zum Anlass nehmen, statt Übergangslösungen zu bauen. ## Warum ein neues Programm meist die falsche Antwort ist Die naheliegende Reaktion auf die E-Rechnungspflicht ist, sich eine Rechnungssoftware zu kaufen. Für Betriebe, die bisher gar kein System haben, ist das richtig. Für alle anderen ist es der teuerste Weg — nicht wegen der Lizenzkosten, sondern wegen allem, was daran hängt: Stammdaten übertragen, Nummernkreise fortführen, Vorlagen neu bauen, Mitarbeitende umgewöhnen, Altdaten aufbewahren. Wenn Ihre bisherige Art, Rechnungen zu schreiben, funktioniert, ist die bessere Frage: Wie kommt die XRechnung dazu, ohne dass sich sonst etwas ändert? ## Weg 1: Excel, aber mit Exportfunktion Wenn Sie ohnehin in Excel arbeiten, ist das der direkteste Weg. Die [Excel-Rechnungsvorlage von XRechnung PRO](/xrechnung-excel-vorlage/) sieht aus wie eine Rechnung und verhält sich wie Excel — nur dass sie auf Knopfdruck eine normgerechte XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung ausgibt. - **Kostenlose Fassung:** Rechnungen schreiben, verwalten, als PDF ausgeben. - **PRO für 189 € einmalig:** zusätzlich Export als XRechnung im UBL-Format und als ZUGFeRD, mit Prüfung vor dem Export und Leitweg-ID je Kunde. Keine laufenden Kosten, keine Anmeldung, keine Datenübertragung an Dritte — die Datei liegt auf Ihrem Rechner. **Passt, wenn** Sie bis etwa fünfzig Rechnungen im Monat schreiben und mit Excel zurechtkommen. ## Weg 2: Drucken, und die XRechnung entsteht dabei Wenn Sie eine Branchensoftware, eine Warenwirtschaft oder ein altes Fakturaprogramm einsetzen, das keine E-Rechnung kann, dann ist der Druckvorgang die verlässlichste Schnittstelle, die dieses Programm hat. [XrPDF](/xrpdf-der-universelle-xrechnungsdrucker/) meldet sich bei Windows als Drucker an. Sie wählen ihn in Ihrer Software statt des Papierdruckers, und aus dem Ausdruck entstehen ein PDF und eine geprüfte XRechnung. Vor der Ausgabe zeigt ein Prüffenster, welche Felder sicher erkannt wurden und welche Sie bestätigen sollten; bei wiederkehrenden Kunden entfällt dieser Schritt später. **Passt, wenn** Ihre Software bleiben soll und niemand eine neue Arbeitsweise lernen will. ## Weg 3: Die vorhandene Datei erweitern lassen Manche Betriebe haben über Jahre eine eigene Excel-Vorlage oder eine Access-Datenbank aufgebaut, die genau zu ihren Abläufen passt. Die aufzugeben, wäre ein Rückschritt. In diesem Fall wird der Export nachgerüstet: [Excel-Vorlagen erweitern](/anpassung-bestehender-excel-rechnungsvorlagen/) oder [Access-Anwendungen erweitern](/anpassungen-bestehender-access-anwendungen/). Ihr Layout, Ihre Felder, Ihre Abläufe bleiben; ein zusätzlicher Knopf erzeugt die XRechnung. **Passt, wenn** Ihre bestehende Lösung gut ist und nur eine Funktion fehlt. ## Die Wege im Vergleich | | Excel-Vorlage PRO | XrPDF | Bestand erweitern | | --- | --- | --- | --- | | Kosten | 189 € einmalig | 600 € Einrichtung, ab 49 €/Monat | nach Aufwand | | Bestehende Software bleibt | nein, Excel wird genutzt | ja, unverändert | ja, erweitert | | Neue Arbeitsweise nötig | ja, neue Vorlage | nein | nein | | Geeignet bei vielen Rechnungen | bis etwa 50 im Monat | ja | ja | | Erzeugt ZUGFeRD | ja | ja | auf Wunsch | ## Was Sie in jedem Fall erledigen müssen Unabhängig vom Weg gibt es zwei Dinge, die keine Software für Sie übernimmt: **Stammdaten vervollständigen.** Eine normgerechte E-Rechnung braucht die vollständige Anschrift des Kunden mit Land, seine USt-IdNr., Ihre IBAN in korrekter Schreibweise und bei öffentlichen Auftraggebern die Leitweg-ID. In gewachsenen Kundenlisten fehlt davon meist etwas. **Die erste Rechnung prüfen.** Erzeugen Sie eine echte Rechnung und laden Sie sie in den [XRechnung-Validator](/xrechnung-validator/), bevor Sie sie an einen Kunden senden. Wenn etwas grundsätzlich falsch konfiguriert ist, sehen Sie es dort — und nicht erst, wenn der Kunde die Rechnung zurückweist. **Häufige Fragen** Frage: Kann ich eine XRechnung in Excel von Hand schreiben? Antwort: Theoretisch könnten Sie die XML-Struktur in einem Texteditor tippen. Praktisch ist das keine Option: Eine XRechnung hat je nach Umfang mehrere hundert Zeilen, verlangt exakte Feldnamen und Codes, und ein einziger Tippfehler macht die Datei ungültig. Nutzen Sie eine Vorlage oder ein Werkzeug, das die Datei erzeugt und vor der Ausgabe prüft. Frage: Gibt es einen kostenlosen Weg, XRechnungen zu erstellen? Antwort: Für den Empfang und das Lesen ja — unsere Werkzeuge dafür sind kostenlos. Für das Erstellen gibt es kostenlose Angebote im Netz, meist Webformulare, in die man die Rechnung von Hand einträgt. Bei zwei Rechnungen im Jahr ist das vertretbar. Bei regelmäßiger Rechnungsstellung ist die doppelte Eingabe teurer als eine einmalige Lizenz, weil sie jedes Mal Zeit kostet und Fehler erzeugt. Frage: Woran erkenne ich, ob meine erzeugte XRechnung gültig ist? Antwort: Nur durch eine Prüfung gegen die Norm. Prüfen Sie Ihre erste selbst erzeugte Rechnung mit dem XRechnung-Validator, bevor Sie sie versenden. Alles andere ist Hoffnung. Quellen: § 14 UStG (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html) · KoSIT — Standard XRechnung (https://www.xoev.de/xrechnung-16828) --- ### E-Rechnungspflicht für Installateure und SHK-Betriebe Seite: https://xrechnung.pro/xrechnungspflicht-fuer-alle-installateure-ab-01-01-2025/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Installations- und SHK-Betriebe müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können und ab 2027 beziehungsweise 2028 auch selbst ausstellen, soweit sie an Unternehmen, Hausverwaltungen oder Kommunen abrechnen. Rechnungen an Privatkunden bleiben davon unberührt. Besondere Aufmerksamkeit verlangen Abschlagsrechnungen und Bauleistungen nach § 13b UStG. **Auf einen Blick** - Empfangen: Pflicht seit 1. Januar 2025 — auch für Betriebe mit reinen Privatkunden - Ausstellen: ab 2027 über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle - Privatkunden: keine Pflicht zur E-Rechnung - Hausverwaltungen und Wohnungsgesellschaften: gelten als Unternehmen — hier greift die Pflicht - Bauleistungen § 13b UStG: Steuerkategorie AE, Steuersatz null, Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers - Kommunale Auftraggeber: XRechnung mit Leitweg-ID bereits heute erforderlich ## Was sich für Installationsbetriebe geändert hat Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das betrifft Sie unabhängig davon, ob Sie Bäder für Privatkunden bauen oder Heizungsanlagen für Wohnungsgesellschaften: Ihr Großhändler, Ihr Werkzeuglieferant und Ihr Steuerberater stellen bereits um. Beim Ausstellen haben Sie mehr Zeit. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle — jeweils nur für Rechnungen an andere Unternehmen. ## Die drei Fälle, die im SHK-Bereich Probleme machen **Abschlags- und Schlussrechnungen.** Bei einem Badumbau über drei Monate schreiben Sie zwei Abschläge und eine Schlussrechnung. In der E-Rechnung müssen die Abschläge in der Schlussrechnung als Vorauszahlung erscheinen, damit der Zahlbetrag stimmt. Wenn Ihre Software das nicht sauber abbildet, weicht die Summe der Positionen vom Zahlbetrag ab — und genau darauf prüft die Norm. Die Rechnung wird dann abgelehnt. **Bauleistungen mit Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.** Rechnen Sie nach § 13b UStG ab, muss die Rechnung die Steuerkategorie `AE` mit Steuersatz null tragen und den Hinweis enthalten, dass der Leistungsempfänger die Steuer schuldet. Standardexporte belegen hier häufig 19 Prozent oder lassen den Hinweis weg. **Gemischte Steuersätze.** Material zum Regelsteuersatz, in Einzelfällen begünstigte Leistungen — die E-Rechnung verlangt eine getrennte Aufschlüsselung je Steuersatz. Die Summen müssen für jeden Satz einzeln aufgehen. Alle drei Fälle sollten Sie **vor** dem Stichtag an einem echten Vorgang durchspielen und mit dem [Validator](/xrechnung-validator/) prüfen. ## Wenn die Branchensoftware nicht mitmacht Das ist der Regelfall, nicht die Ausnahme. SHK-Programme sind oft langlebig, und die Hersteller koppeln E-Rechnungsfähigkeit an einen kostenpflichtigen Versionswechsel — oder bieten sie gar nicht an. Sie haben zwei Möglichkeiten, die Ihre Software unangetastet lassen: - **[XrPDF Druckertreiber](/xrpdf-der-universelle-xrechnungsdrucker/).** Sie drucken die Rechnung aus Ihrem Programm auf einen virtuellen Drucker; daraus entstehen PDF und XRechnung. Keine Schnittstelle, kein Datenexport, keine Umgewöhnung für das Büro. - **[Individuelle Schnittstelle](/individuelle-softwareentwicklung/).** Wenn Ihre Software eine Datenbank oder eine Exportfunktion hat, lässt sich daraus direkt eine normgerechte Rechnung erzeugen. ## Rechnungen an Kommunen und Wohnungsgesellschaften Zwei Auftraggebergruppen verlangen die XRechnung bereits heute: - **Kommunen, Ämter, Landesbehörden.** Hier ist die XRechnung vorgeschrieben, und die **Leitweg-ID** ist Pflichtfeld. Sie bekommen sie mit dem Auftrag — hinterlegen Sie sie dauerhaft in Ihren Stammdaten, sonst fehlt sie bei der nächsten Rechnung wieder. - **Wohnungsbaugesellschaften und große Hausverwaltungen.** Rechtlich sind sie Unternehmen wie jedes andere, praktisch verarbeiten viele bereits ausschließlich E-Rechnungen. Papierrechnungen landen dort im Ausnahmeprozess und werden später bezahlt. ## Konkret für diese Woche 1. Klären, an welche Adresse E-Rechnungen bei Ihnen gehen und wer sie ansieht. 2. Beim Softwarehersteller **schriftlich** nachfragen: E-Rechnung ja oder nein, ab wann, was kostet es. 3. Prüfen, ob eine Ihrer Abschlagsrechnungen im aktuellen Export sauber durch den [Validator](/xrechnung-validator/) läuft. 4. Bei Kommunalaufträgen die Leitweg-ID in den Stammdaten hinterlegen. Wenn Sie nicht weiterkommen, [schreiben Sie uns](/kontakt/) — mit Angabe Ihrer Software und Ihrer Rechnungsarten. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden. **Häufige Fragen** Frage: Wir rechnen fast nur mit Privatkunden ab. Was müssen wir tun? Antwort: Sie müssen E-Rechnungen empfangen können — das gilt seit 2025 unabhängig von Ihrem Kundenkreis. Ihre Rechnungen an Privatkunden dürfen weiterhin auf Papier oder als PDF gestellt werden. Sobald Sie aber für eine Hausverwaltung, eine Firma oder eine Kommune arbeiten, gilt für diese Rechnungen die Ausstellungspflicht nach den allgemeinen Fristen. Frage: Wie stelle ich eine Abschlagsrechnung als E-Rechnung? Antwort: Die Norm sieht Abschlagsrechnungen vor. Jede Abschlagsrechnung ist eine eigene, vollständige Rechnung. In der Schlussrechnung werden die geleisteten Abschläge als Vorauszahlungen ausgewiesen, sodass der Zahlbetrag nur den Restbetrag umfasst. Prüfen Sie das an einem echten Vorgang, bevor Sie umstellen — wenn die Software die Verrechnung falsch abbildet, gehen die Summen nicht auf und die Rechnung wird zurückgewiesen. Frage: Wie wird Reverse Charge bei Bauleistungen abgebildet? Antwort: Über die Steuerkategorie AE mit Steuersatz null, zusammen mit dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Der Steuerbetrag der Rechnung ist dann null, der Nettobetrag entspricht dem Zahlbetrag. Diese Konstellation wird von Standardexporten häufig falsch belegt — prüfen Sie sie ausdrücklich mit dem Validator. Frage: Unsere SHK-Software kann keine XRechnung. Was jetzt? Antwort: Sie brauchen keinen Systemwechsel. Mit dem XrPDF Druckertreiber drucken Sie die Rechnung wie bisher aus Ihrer Software, und daraus entsteht neben dem PDF eine geprüfte XRechnung. Alternativ lässt sich eine Schnittstelle zu Ihrem System bauen. Quellen: § 14 UStG (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html) · § 13b UStG (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers) (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13b.html) · BMF — Fragen und Antworten zur E-Rechnung (https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html) --- ### XRechnung-Konverter im Vergleich — welcher Weg passt? Seite: https://xrechnung.pro/xrechnung-konverter-vergleich/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Es gibt fünf Wege, eine XRechnung lesbar zu machen: ein Online-Konverter im Browser, ein Programm auf dem eigenen Rechner, ein E-Mail-Dienst, eine Schnittstelle für die eigene Anwendung und der kostenlose Viewer der Verwaltung. Welcher passt, hängt an drei Fragen — wie oft, wie sensibel sind die Daten, und soll es automatisch laufen. **Auf einen Blick** - Einzelne Datei, gelegentlich: Online-Konverter im Browser — kostenlos, nichts zu installieren - Daten dürfen das Haus nicht verlassen: Programm auf dem eigenen Rechner oder der Viewer der Verwaltung - Laufender Eingang: E-Mail-Dienst oder Ordnerüberwachung - Eigene Anwendung: HTTPS-Schnittstelle - Kostenlose Alternative der Verwaltung: der Viewer auf xrechnung-viewer.de — arbeitet im Browser, ohne Upload zu einem Anbieter ## Die drei Fragen, die den Weg bestimmen Bevor Sie Werkzeuge vergleichen, klären Sie drei Dinge. Danach bleibt meist nur eine Möglichkeit übrig. 1. **Wie oft?** Eine Rechnung im Monat ist eine andere Aufgabe als dreißig am Tag. 2. **Wie empfindlich sind die Daten?** Wenn Rechnungsdaten Ihr Netz nicht verlassen dürfen, entfällt jeder Webdienst — auch unserer. 3. **Soll es ohne Zutun laufen?** Automatisierung kostet Geld, spart aber Arbeitszeit. ## Die fünf Wege im Vergleich | | Online-Konverter | Programm auf dem PC | E-Mail-Dienst | Schnittstelle | Viewer der Verwaltung | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Installation nötig | nein | ja | nein | Programmierung | nein | | Datei verlässt den Rechner | ja | ja (zur Verarbeitung) | ja | ja | **nein** | | Läuft automatisch | nein | mit Ordnerüberwachung | ja | ja | nein | | Ergebnis | PDF | PDF | PDF per Mail | PDF im eigenen System | Anzeige im Browser | | Kosten | kostenlos | Testfassung kostenlos | ab 49 €/Monat | ab 49 €/Monat | kostenlos | | Geeignet für | einzelne Dateien | Büro mit regelmäßigem Eingang | laufenden Eingang | eigene Anwendung | einmaliges Ansehen | ## Wann welcher Weg passt **Online-Konverter im Browser.** Für den Einzelfall die schnellste Lösung: Datei hineinziehen, PDF herunterladen. Kein Konto, keine Installation. Unser [kostenloser Konverter](/erechnung-xrechnung-konverter/) arbeitet so. **Programm auf dem eigenen Rechner.** Sinnvoll, wenn im Büro regelmäßig Rechnungen anfallen und Sie die Ablage auf Ihrem Rechner behalten wollen. Die HotFolder-Fassung unseres [Windows-Konverters](/xrechnung-konverter-tool/) überwacht einen Ordner und arbeitet dann ohne Zutun. **E-Mail-Dienst.** Der praktischste Weg bei laufendem Eingang, weil er ohne Software funktioniert: Rechnung weiterleiten, PDF kommt zurück. Fast jedes System kann E-Mails senden, deshalb passt der [E-Mail-Konverter](/e-mail-konverter-fuer-xrechnung-zu-pdf/) auch dort, wo Programmierung nicht in Frage kommt. **Schnittstelle.** Wenn die Umwandlung in Ihrer eigenen Anwendung passieren soll, führt eine [API](/api-schnittstelle-fuer-xrechnung-zu-pdf-konvertierung/) zum saubersten Ergebnis — das PDF landet direkt dort, wo es hingehört. **Viewer der Verwaltung.** Der von der öffentlichen Verwaltung bereitgestellte XRechnung-Viewer zeigt eine Rechnung im Browser an, ohne die Datei an einen Anbieter zu übertragen. Für das einmalige Ansehen ist er eine gute Wahl, und wir nennen ihn hier ausdrücklich, obwohl wir selbst einen Konverter anbieten. ## Wann unsere Lösungen nicht die richtigen sind Damit dieser Vergleich etwas wert ist, hier die Fälle, in denen Sie bei uns falsch sind: - **Sie wollen eine einzelne Rechnung nur ansehen und keine Datei irgendwohin laden.** Dann nehmen Sie den Viewer der Verwaltung. - **Ihr Buchhaltungsprogramm kann es schon.** Dann brauchen Sie nichts zusätzlich. Fragen Sie erst dort, bevor Sie irgendwo etwas kaufen. - **Rechnungsdaten dürfen Ihr Netz grundsätzlich nicht verlassen.** Unsere Werkzeuge übertragen die Datei zur Verarbeitung. Sprechen Sie uns auf eine lokal arbeitende Lösung an — vorhanden ist sie derzeit nicht. - **Sie brauchen die Rechnungsdaten strukturiert in der Buchhaltung, nicht als PDF.** Ein Konverter macht Rechnungen lesbar. Für die Übernahme in die Buchhaltung brauchen Sie eine [Anbindung](/individuelle-softwareentwicklung/). ## Der Punkt, den jeder Vergleich übersieht Egal welchen Weg Sie wählen: Aufbewahrungspflichtig ist nach § 14b UStG die **XML-Datei**, nicht das erzeugte PDF. Ein Werkzeug, das nur ein schönes PDF liefert und das Original nicht mitnimmt, löst Ihr Problem nur zur Hälfte. Prüfen Sie deshalb bei jeder Lösung, wo die Originaldatei bleibt. Unser [E-Mail-Konverter](/e-mail-konverter-fuer-xrechnung-zu-pdf/) sendet sie aus genau diesem Grund im Rücklauf mit. **Häufige Fragen** Frage: Gibt es einen kostenlosen XRechnung-Viewer, bei dem die Datei den Rechner nicht verlässt? Antwort: Ja. Der von der Verwaltung bereitgestellte XRechnung-Viewer verarbeitet die Datei im Browser, ohne sie an einen Anbieter zu übertragen. Wenn Ihnen das wichtig ist, ist er die richtige Wahl — auch wenn wir selbst einen Konverter anbieten. Unsere Lösungen haben ihren Vorteil bei Mengen und Automatisierung, nicht beim reinen Ansehen einer einzelnen Datei. Frage: Was ist der Unterschied zwischen einem Viewer und einem Konverter? Antwort: Ein Viewer zeigt die Rechnung am Bildschirm an. Ein Konverter erzeugt daraus eine Datei, in der Regel ein PDF, die Sie ablegen, weiterleiten oder ausdrucken können. Wenn Sie die Rechnung nur einmal ansehen wollen, genügt ein Viewer. Wenn Sie sie in einem Ordner oder Dokumentenmanagement brauchen, brauchen Sie einen Konverter. Frage: Kann mein Buchhaltungsprogramm das nicht selbst? Antwort: Zunehmend ja. Die gängigen Programme haben in den letzten Jahren einen Betrachter nachgerüstet. Prüfen Sie das zuerst — wenn Ihre Software eingehende E-Rechnungen anzeigen kann, brauchen Sie keinen zusätzlichen Weg. Fragen Sie beim Hersteller ausdrücklich nach der Anzeige eingehender Rechnungen, nicht nur nach der Ausstellung. Frage: Welcher Weg ist der günstigste? Antwort: Beim Ansehen einzelner Rechnungen sind mehrere Wege kostenlos, darunter unser Online-Konverter und der Viewer der Verwaltung. Kosten entstehen erst bei Automatisierung. Rechnen Sie dabei die Arbeitszeit mit: Wer täglich zehn Rechnungen von Hand hochlädt, gibt mehr Geld aus als jemand mit einem Dienst für 49 Euro im Monat. Quellen: KoSIT — Standard XRechnung und Werkzeuge (https://www.xoev.de/xrechnung-16828) · § 14b UStG (Aufbewahrung) (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html) --- ### E-Rechnung aufbewahren — acht Jahre, und zwar die XML-Datei Seite: https://xrechnung.pro/e-rechnung-aufbewahrung/ Aktualisiert: 25. August 2026 **Kurz gesagt:** Eine E-Rechnung ist acht Jahre aufzubewahren. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Aufbewahrungspflichtig ist die strukturierte XML-Originaldatei, nicht das daraus erzeugte PDF — dieses gilt nur als Arbeitskopie. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, und die Datei muss über die gesamte Dauer unveränderbar und maschinell auswertbar bleiben. **Auf einen Blick** - Frist: 8 Jahre — seit 1. Januar 2025, vorher zehn - Rechtsgrundlage: § 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB - Was genau: die XML-Datei — das PDF ersetzt sie nicht - Fristbeginn: Ende des Kalenderjahres der Rechnungsausstellung (§ 147 Abs. 4 AO) - Weiterhin 10 Jahre: Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse — nur Buchungsbelege wurden verkürzt - Sonderfall Bauleistung: Privatkunde bei Bauleistungen — 2 Jahre, Hinweis gehört auf die Rechnung ## Acht Jahre, nicht mehr zehn Wer sich die Aufbewahrungsfristen vor 2025 eingeprägt hat, hat die falsche Zahl im Kopf. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat im Wortlaut des § 14b Abs. 1 UStG das Wort „zehn“ durch „acht“ ersetzt. Dieselbe Verkürzung erfolgte in § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB für Buchungsbelege. Die neue Frist wirkt für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch lief. Belege, deren zehn Jahre bis dahin bereits abgelaufen waren, leben dadurch nicht wieder auf. **Was nicht verkürzt wurde:** Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte bleiben bei zehn Jahren. Gesenkt wurden ausschließlich die Buchungsbelege — Rechnungen gehören dazu, der Jahresabschluss nicht. Wer nach acht Jahren pauschal den ganzen Ordner vernichtet, vernichtet zu früh. ## Das PDF ist nicht die Rechnung Mit der Frist hat der häufigste Fehler in diesem Bereich gar nichts zu tun — er passiert beim Ablegen. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei — bei der XRechnung eine XML-Datei. Sie ist die Rechnung. Das lesbare PDF, das ein Konverter daraus erzeugt, ist eine **Darstellung** dieser Rechnung, vergleichbar mit einer Fotokopie. Wer nur das PDF ablegt, hat die Aufbewahrungspflicht nicht erfüllt. Der Fehler fällt nicht sofort auf, sondern bei der nächsten Betriebsprüfung — und dann für alle betroffenen Jahre gleichzeitig. Umgekehrt spricht nichts dagegen, das PDF zusätzlich abzulegen. Für den Alltag ist es das nützlichere Dokument. Nur ersetzen darf es das Original nicht. ## Wann die Frist beginnt Nicht mit dem Rechnungsdatum. Nach § 147 Abs. 4 AO beginnt sie mit dem **Ende des Kalenderjahres**, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom 15. März 2025 ist damit bis zum **31. Dezember 2033** aufzubewahren — acht volle Jahre, gerechnet ab dem 31. Dezember 2025. Praktisch bedeutet das: Ein Jahrgang lässt sich immer erst im Januar vernichten, nie unterjährig. ## Was „ordnungsgemäß“ bedeutet Die GoBD stellen drei Anforderungen, die über das bloße Behalten hinausgehen: **Unveränderbar.** Die Datei darf nachträglich nicht geändert werden können, und Änderungen müssen erkennbar sein. Ein gewöhnlicher Ordner auf einem Netzlaufwerk erfüllt das nur, wenn organisatorisch sichergestellt ist, dass niemand darin arbeitet. **Nachvollziehbar.** Es muss erkennbar sein, wie eine Rechnung in die Ablage gelangt ist und wo sie liegt. **Maschinell auswertbar.** Die Datei muss über die gesamten acht Jahre lesbar bleiben — und zwar so, dass ein Prüfer sie auswerten kann. Ein Ausdruck genügt dafür nicht. ## Was das für kleine Betriebe praktisch heißt Für überschaubare Verhältnisse braucht es kein Archivsystem. Ein klar benannter Ordner, eine Datensicherung, und die Vereinbarung, dass in diesem Ordner nichts bearbeitet wird — damit ist der Kern erfüllt. Wichtiger als die Technik ist die Zuständigkeit. Eingehende XML-Dateien dürfen nicht im Postfach liegen bleiben, sondern gehören in eine Ablage, die es auch in acht Jahren noch gibt. Und jemand muss sie dorthin bringen: Eine Aufgabe, die niemandem gehört, wird nicht erledigt. Bleibt die Frage, wie Ihr Steuerberater an die Dateien kommt. Sie klingt technisch, ist aber organisatorisch — und gehört auf die Tagesordnung des nächsten Termins, nicht auf eine Später-Liste. Wer eingehende XRechnungen zunächst nur lesbar machen will, kommt mit dem [kostenlosen Konverter](/erechnung-xrechnung-konverter/) sofort weiter. Die Ablage der Originaldatei ersetzt er nicht — aber er beantwortet die Frage, was überhaupt in der Rechnung steht. ## Der Sonderfall, den Handwerker kennen müssen Bei **Bauleistungen an Privatpersonen** trifft die Aufbewahrungspflicht auch den Empfänger: Er muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren. Auf diese Pflicht ist in der Rechnung ausdrücklich hinzuweisen. Der Hinweis wird gern vergessen, und sein Fehlen ist bußgeldbewehrt. Wer regelmäßig an Privatkunden baut, sollte ihn fest in die Rechnungsvorlage aufnehmen — dann kann er nicht mehr untergehen. **Häufige Fragen** Frage: Wie lange muss ich eine E-Rechnung aufbewahren? Antwort: Acht Jahre. Bis Ende 2024 waren es zehn; das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist zum 1. Januar 2025 verkürzt. Die neue Frist gilt für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist zu diesem Zeitpunkt noch lief — ältere Belege, die bereits abgelaufen waren, leben dadurch nicht wieder auf. Frage: Muss ich die XML-Datei aufbewahren oder reicht das PDF? Antwort: Die XML-Datei. Sie ist die Rechnung im Sinne des Gesetzes; das PDF ist eine Darstellung davon. Wer nur das PDF ablegt, hat die Aufbewahrungspflicht nicht erfüllt — und merkt es typischerweise erst bei der Betriebsprüfung. Das PDF zusätzlich abzulegen ist erlaubt und für den Alltag praktisch, ersetzt das Original aber nicht. Frage: Wann beginnt die Frist? Antwort: Nicht am Rechnungsdatum, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung vom März 2025 ist damit bis zum 31. Dezember 2033 aufzubewahren. Frage: Genügt ein Ordner auf dem Rechner? Antwort: Für kleine Verhältnisse ja, unter zwei Bedingungen: Es gibt eine Datensicherung, und die Dateien werden nachträglich nicht verändert. Die GoBD verlangen unveränderbare Ablage, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit über die gesamte Frist. Wer viele Rechnungen hat oder sichergehen will, nimmt ein Dokumentenmanagement mit revisionssicherer Ablage. Frage: Sind wirklich alle Fristen auf acht Jahre gesunken? Antwort: Nein. Verkürzt wurden die Buchungsbelege, und dazu zählen Rechnungen. Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte bleiben bei zehn Jahren. Wer pauschal alles nach acht Jahren vernichtet, vernichtet zu früh. Eine weitere Ausnahme betrifft Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute: Für sie gelten nach § 257 Abs. 4 HGB auch bei Buchungsbelegen weiterhin zehn Jahre. Frage: Gilt das auch für Rechnungen an Privatkunden? Antwort: Für Sie als Aussteller gilt die reguläre Frist. Eine Besonderheit gibt es bei Bauleistungen an Privatpersonen: Dort muss der Empfänger die Rechnung zwei Jahre aufbewahren, und auf diese Pflicht ist in der Rechnung hinzuweisen. Fehlt der Hinweis, ist das bußgeldbewehrt. Quellen: § 14b UStG (Aufbewahrung von Rechnungen) (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html) · § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung) (https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html) · § 257 HGB (Aufbewahrung von Unterlagen) (https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html) --- ### Leitweg-ID — wozu sie dient und woher Sie sie bekommen Seite: https://xrechnung.pro/leitweg-id/ Aktualisiert: 25. August 2026 **Kurz gesagt:** Die Leitweg-ID ist eine Kennung, mit der eine elektronische Rechnung die zuständige Stelle innerhalb der öffentlichen Verwaltung erreicht. Sie ist bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ein Pflichtfeld, wird vom Auftraggeber mit dem Auftrag mitgeteilt und muss unverändert übernommen werden. Zwischen Unternehmen wird sie nicht benötigt. Fehlt sie oder ist sie falsch, weist das Rechnungsportal die Rechnung ab, bevor ein Mensch sie sieht. **Auf einen Blick** - Wozu: lenkt die Rechnung zur zuständigen Stelle in der Verwaltung - Pflicht bei: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber - Nicht nötig bei: Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) - Woher: vom Auftraggeber — mit Auftrag, Bestellung oder Vergabeunterlagen - Aufbau: Grobadressierung, optionale Feinadressierung, Prüfziffer — durch Bindestriche getrennt - Feld in der XRechnung: BT-10 (Buyer reference / Käuferreferenz) ## Wozu es diese Kennung überhaupt gibt Eine Behörde ist kein einzelner Empfänger. Eine Stadtverwaltung besteht aus Ämtern, die Ämter aus Fachbereichen, und die Rechnung für eine Heizungsreparatur in einer Schule muss zu einer anderen Stelle als die für Büromaterial im Rathaus. Auf Papier erledigte das die Anschrift und im Zweifel die Poststelle. Eine XRechnung durchläuft dagegen ein zentrales Rechnungsportal, das maschinell verteilt. Es braucht ein Feld, das eindeutig sagt, wohin — und das ist die Leitweg-ID. Sie ist damit eine **Anschrift**, keine Kennzeichnung Ihrer Rechnung — sie sagt nichts darüber, was Sie geleistet haben oder wer Sie sind. ## Woher Sie sie bekommen Von Ihrem Auftraggeber, und nur von dort. Üblicherweise steht sie: - im **Auftrag** oder der Bestellung, - in den **Vergabeunterlagen** bei ausgeschriebenen Aufträgen, - im **Rahmenvertrag** bei laufenden Lieferbeziehungen. Finden Sie sie dort nicht, fragen Sie nach. Es gibt kein öffentliches Verzeichnis, in dem sich Leitweg-IDs nachschlagen ließen, und sie lässt sich auch nicht aus dem Namen der Behörde ableiten. Eine kurze Rückfrage vor der ersten Rechnung ist deutlich billiger als eine abgewiesene Rechnung mit einer Zahlungsfrist, die nie zu laufen begonnen hat. ## Wie sie aufgebaut ist Drei Teile, durch Bindestriche getrennt: ``` 04011000 - 1234512345 - 06 │ │ │ │ │ └─ Prüfziffer (2 Stellen) │ └────────── Feinadressierung (optional, bis 30 Zeichen) └─────────────────────── Grobadressierung ``` **Grobadressierung.** Pflicht. Sie setzt sich zusammen aus Bundesland oder Bund (2 Stellen), Regierungsbezirk (1), Landkreis (2) und Gemeindekennzahl (3, 4 oder 7 Stellen). Beim Bund fällt sie kürzer aus — eine Bundes-Leitweg-ID kann etwa `991-ABC-29` lauten. **Feinadressierung.** Optional, bis zu 30 Buchstaben und Ziffern. Hier steckt die Untergliederung: Amt, Fachbereich, Kostenstelle. Bund und Länder vergeben diesen Teil nach eigenen Systemen — genau er unterscheidet sich zwischen zwei Aufträgen derselben Behörde. **Prüfziffer.** Zwei Stellen, berechnet nach demselben Verfahren wie bei der IBAN (Modulo 97-10). Ein Zahlendreher fällt dadurch sofort auf, noch bevor die Rechnung weitergereicht wird. Übernehmen Sie die Zeichenkette **unverändert**, mit allen Bindestrichen. Nicht kürzen, nicht formatieren, keine Leerzeichen einfügen. Wer die ID aus einem PDF abtippt, sollte das Ergebnis zeichenweise vergleichen. ## Der häufigste Fehler bei Folgeaufträgen Die erste Rechnung an eine Behörde geht durch, die zweite wird abgewiesen — und niemand versteht, warum. Der Grund ist meistens, dass die Leitweg-ID aus der ersten Rechnung übernommen wurde, der neue Auftrag aber eine andere Feinadressierung trägt. Dieselbe Stadt, ein anderer Fachbereich, eine andere ID. Deshalb: Die Leitweg-ID gehört zum **Auftrag**, nicht zum Kunden. Wer sie im Rechnungsprogramm in den Kundenstammdaten ablegt und dort nie wieder anfasst, baut sich diesen Fehler dauerhaft ein. ## Wo das Feld in der Rechnung steht In der Norm EN 16931 ist es das Feld **BT-10**, auf Deutsch Käuferreferenz, auf Englisch *Buyer reference*. In einer XRechnung im UBL-Format finden Sie es als Element `cbc:BuyerReference`. In Rechnungsprogrammen und Konvertern heißt das Feld meist schlicht „Leitweg-ID“ oder „Käuferreferenz“. Wer eine bestehende XRechnung prüfen möchte, ob die ID an der richtigen Stelle gelandet ist, kann die Datei durch den [kostenlosen Validator](/xrechnung-validator/) schicken — er meldet ein fehlendes Pflichtfeld im Klartext statt als Fehlercode. Wie das Feld in einer vollständigen Datei aussieht, zeigt die [XRechnung als Beispiel](/xrechnung-beispiel-datei/). ## Und wenn Sie gar nicht an Behörden liefern? Dann brauchen Sie die Leitweg-ID nicht. Sie ist eine Besonderheit des öffentlichen Rechnungseingangs und zwischen Unternehmen ohne Bedeutung. Das ändert nichts an der E-Rechnungspflicht im Geschäftsverkehr — die gilt unabhängig davon. Was ab wann zu tun ist, steht unter [Fristen und Sanktionen](/fristen-und-sanktionen-zur-einfuehrung-der-xrechnung/). **Häufige Fragen** Frage: Was ist die Leitweg-ID? Antwort: Eine Kennung, die einer elektronischen Rechnung den Weg zur zuständigen Stelle innerhalb der öffentlichen Verwaltung weist. Behörden sind groß und vielfach untergliedert; die Leitweg-ID sagt dem Rechnungseingang, welches Amt, welcher Fachbereich und gegebenenfalls welche Kostenstelle gemeint ist. Sie ist eine Adressierung, keine Rechnungsnummer und keine Steuernummer. Frage: Woher bekomme ich die Leitweg-ID? Antwort: Ausschließlich vom Auftraggeber. Sie steht in der Regel im Auftrag, in der Bestellung oder in den Vergabeunterlagen. Wenn Sie sie dort nicht finden, fragen Sie bei Ihrem Ansprechpartner nach — es gibt kein öffentliches Verzeichnis, in dem man sie nachschlagen könnte, und raten lässt sie sich nicht. Frage: Brauche ich eine Leitweg-ID für Rechnungen an Firmen? Antwort: Nein. Zwischen Unternehmen wird sie nicht benötigt. Sie ist eine Besonderheit des öffentlichen Rechnungseingangs. Manche Rechnungsprogramme fordern das Feld trotzdem an, weil sie es pauschal als Pflichtfeld führen — in dem Fall genügt die Angabe, die Ihr Geschäftspartner als Käuferreferenz wünscht, oder das Feld bleibt leer. Frage: Was passiert, wenn die Leitweg-ID fehlt oder falsch ist? Antwort: Die Rechnung wird abgewiesen, und zwar maschinell vom Rechnungsportal, bevor ein Mensch sie zu Gesicht bekommt. Sie gilt damit als nicht eingegangen — die Zahlungsfrist beginnt nicht zu laufen. Das ist der häufigste Grund, warum eine erste XRechnung an eine Behörde scheitert. Frage: Wo steht die Leitweg-ID in der XRechnung? Antwort: Im Feld BT-10, der Käuferreferenz (englisch Buyer reference). In der XML-Datei ist das bei UBL das Element cbc:BuyerReference. Wer die Rechnung aus Excel oder einem Konverter erzeugt, findet das Feld meist unter der Bezeichnung „Leitweg-ID“ oder „Käuferreferenz“. Frage: Ändert sich die Leitweg-ID von Auftrag zu Auftrag? Antwort: Sie kann. Dieselbe Behörde kann für verschiedene Fachbereiche oder Projekte unterschiedliche Feinadressierungen verwenden. Übernehmen Sie deshalb die ID aus dem konkreten Auftrag und nicht aus einer früheren Rechnung an denselben Kunden — das ist eine typische Fehlerquelle bei Folgeaufträgen. Quellen: KoSIT — Standard XRechnung (https://www.xoev.de/xrechnung-16828) · § 14 UStG (https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html) --- ## Produktseiten ### XRechnung in PDF umwandeln — kostenloser Online-Konverter Seite: https://xrechnung.pro/erechnung-xrechnung-konverter/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Der XRechnung-zu-PDF-Konverter von XRechnung PRO wandelt eine XRechnung im XML-Format kostenlos in ein lesbares PDF um. Die Datei wird im Browser hochgeladen, geprüft und aufbereitet zurückgegeben — ohne Anmeldung, ohne Installation und ohne dauerhafte Speicherung auf unseren Servern. Die Obergrenze liegt bei 5 MB je Datei. **Auf einen Blick** - Eingabeformat: XRechnung als XML — UBL und UN/CEFACT CII - Ausgabe: PDF mit allen Rechnungsangaben, Positionen und Steueraufschlüsselung - Maximale Dateigröße: 5 MB - Anmeldung: nicht erforderlich - Speicherung: keine dauerhafte Speicherung der hochgeladenen Datei - Kosten: kostenlos, ohne Mengenbegrenzung für gelegentliche Nutzung ## Wofür Sie diesen Konverter brauchen Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Öffnen Sie sie mit einem Doppelklick, erscheint der Quelltext: hunderte Zeilen mit spitzen Klammern, in denen die Rechnungsangaben zwar enthalten, aber praktisch nicht auffindbar sind. Um zu sehen, was Ihnen in Rechnung gestellt wird, brauchen Sie eine lesbare Darstellung. Genau das macht dieser Konverter — und nichts anderes. Sie laden die Datei hoch und erhalten die Rechnung als PDF, mit allen Positionen, Steuersätzen und Summen an den Stellen, an denen Sie sie erwarten. ## So gehen Sie vor 1. XML-Anhang aus der E-Mail auf Ihrem Rechner speichern 2. Datei oben in das Feld ziehen oder über den Dateidialog auswählen 3. Rechnung lesen, PDF herunterladen 4. **XML-Datei zusätzlich aufbewahren** — sie ist das aufbewahrungspflichtige Original Schritt vier ist der, der am häufigsten unterbleibt. Das PDF, das Sie hier erhalten, ist eine Arbeitskopie. Löschen Sie die XML-Datei nicht, sonst fehlt Ihnen bei einer Betriebsprüfung das Original. ## Wenn es mehr als gelegentlich wird Der Online-Konverter ist für den Einzelfall gebaut. Wenn bei Ihnen täglich Rechnungen eingehen, ist das Hochladen von Hand der falsche Weg. Passendere Lösungen: | Situation | Lösung | | --- | --- | | Mehrere Rechnungen am Tag, per E-Mail | [E-Mail-Konverter](/e-mail-konverter-fuer-xrechnung-zu-pdf/) — weiterleiten, PDF kommt zurück | | Dateien liegen in einem Ordner | [Windows-Konverter mit HotFolder](/xrechnung-konverter-tool/) — überwacht den Ordner | | Eigene Anwendung soll es können | [API-Schnittstelle](/api-schnittstelle-fuer-xrechnung-zu-pdf-konvertierung/) | | Daten sollen den Rechner nicht verlassen | [Windows-Konverter](/xrechnung-konverter-tool/) | ## Umwandeln ist nicht Prüfen Zwei verschiedene Fragen, die häufig verwechselt werden: - **„Was steht in dieser Rechnung?“** — dafür ist dieser Konverter da. - **„Ist diese Rechnung formal korrekt?“** — dafür ist der [XRechnung-Validator](/xrechnung-validator/) da. Wenn Sie eine Rechnung selbst erzeugt haben und wissen wollen, ob sie normgerecht ist, nehmen Sie den Validator. Er prüft gegen EN 16931 und den Standard XRechnung und nennt jede fehlende Pflichtangabe im Klartext. **Häufige Fragen** Frage: Werden meine Rechnungsdaten gespeichert? Antwort: Nein. Die hochgeladene Datei wird für die Umwandlung verarbeitet und danach nicht dauerhaft auf unseren Servern gespeichert. Wenn Sie Rechnungsdaten grundsätzlich nicht an einen Webdienst geben möchten, nutzen Sie den Konverter für Windows, der auf Ihrem eigenen Rechner arbeitet. Frage: Ersetzt das PDF die XML-Datei in meiner Buchhaltung? Antwort: Nein. Nach § 14b UStG ist der strukturierte Teil aufbewahrungspflichtig, also die XML-Datei. Das PDF ist eine Arbeitskopie zum Lesen und Prüfen. Bewahren Sie beide Dateien gemeinsam auf und löschen Sie das XML nicht. Frage: Was passiert, wenn meine Datei fehlerhaft ist? Antwort: Der Konverter meldet, dass die Datei nicht der erwarteten Struktur entspricht. Wenn Sie wissen wollen, welche Angabe genau fehlt, nutzen Sie den XRechnung-Validator — er benennt jede Abweichung von der Norm im Klartext. Frage: Kann ich mehrere Dateien gleichzeitig umwandeln? Antwort: Der Online-Konverter ist für einzelne Dateien gedacht. Für laufende Mengen gibt es den E-Mail-Konverter, die HotFolder-Fassung des Windows-Programms mit Ordnerüberwachung und die API-Schnittstelle. Frage: Funktioniert der Konverter auch mit ZUGFeRD-Rechnungen? Antwort: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist bereits ein PDF und lässt sich normal öffnen — eine Umwandlung ist nicht nötig. Wenn Sie das darin eingebettete XML benötigen, etwa zur Weiterverarbeitung, sprechen Sie uns an. --- ### XRechnung prüfen — kostenloser Validator Seite: https://xrechnung.pro/xrechnung-validator/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Der XRechnung-Validator von XRechnung PRO prüft eine XRechnung kostenlos gegen die europäische Norm EN 16931 und den deutschen Standard XRechnung. Fehlende Pflichtangaben, widersprüchliche Summen und falsch belegte Steuerkategorien werden im Klartext benannt, sodass sich Fehler vor dem Versand beheben lassen. **Auf einen Blick** - Geprüft wird gegen: EN 16931 und den Standard XRechnung - Eingabeformat: XRechnung als XML — UBL und UN/CEFACT CII - Maximale Dateigröße: 5 MB - Kosten: kostenlos, ohne Anmeldung - Was geprüft wird: Pflichtfelder, Rechenregeln, Codelisten, Struktur - Was nicht geprüft wird: ob die Leistung erbracht wurde und ob die Beträge sachlich richtig sind ## Warum vor dem Versand prüfen? Eine formal fehlerhafte E-Rechnung wird bei einem automatisierten Empfänger abgelehnt — bei Behörden zuverlässig, bei größeren Unternehmen zunehmend. Sie erfahren davon im besten Fall durch eine Rückmeldung, im schlechteren dadurch, dass die Zahlung ausbleibt und Sie nach drei Wochen nachfragen. Die Prüfung dauert wenige Sekunden. Sie sollten sie in drei Situationen durchführen: - **Bei der ersten Rechnung nach einer Umstellung.** Wenn etwas grundsätzlich falsch konfiguriert ist, betrifft es sonst alle folgenden Rechnungen. - **Bei ungewöhnlichen Fällen.** Abschlagsrechnung, Gutschrift, Reverse Charge, gemischte Steuersätze — genau dort liegen die Fehler. - **Bei eingehenden Rechnungen mit Zweifeln.** Ihr Vorsteuerabzug hängt an einer ordnungsgemäßen Rechnung. ## Die häufigsten Befunde Aus der Praxis, absteigend nach Häufigkeit: | Befund | Ursache | | --- | --- | | Summe der Positionen weicht vom Nettobetrag ab | Rundung je Position statt am Ende | | Leitweg-ID fehlt | bei Behördenrechnungen Pflichtfeld, im Export nicht vorgesehen | | Steuerkategorie und Steuersatz widersprechen sich | Kategorie „steuerfrei“ mit 19 % im Prozentfeld | | Falsches Dezimaltrennzeichen | Komma statt Punkt — die Datei ist unlesbar | | Zahlungsangaben unvollständig | Überweisung angegeben, aber keine IBAN | | Mengeneinheit fehlt | `unitCode` je Position ist verpflichtend | ## Was der Validator nicht kann Damit hier keine falsche Sicherheit entsteht: Dieser Validator prüft die **Form**. Er sagt Ihnen, ob Ihre Datei den Regeln der Norm entspricht. Er sagt Ihnen nicht, ob die Rechnung richtig ist. Eine Rechnung über eine nie erbrachte Leistung, mit falschem Steuersatz und an den falschen Kunden adressiert, kann fehlerfrei durch die Prüfung laufen. Die sachliche Prüfung bleibt Ihre Aufgabe. Ebenso prüft er keine Zusatzanforderungen einzelner Empfänger. Wenn eine Stadtverwaltung eine bestimmte Bestellnummernsystematik verlangt, steht das nicht in der Norm. ## Wenn die Prüfung Fehler zeigt Bei eigenen Rechnungen liegt die Ursache fast immer in der erzeugenden Software oder in unvollständigen Stammdaten. Prüfen Sie in dieser Reihenfolge: 1. **Stammdaten des Kunden** — Anschrift vollständig, USt-IdNr. vorhanden, bei Behörden Leitweg-ID hinterlegt? 2. **Eigene Stammdaten** — IBAN korrekt geschrieben, USt-IdNr. eingetragen? 3. **Sonderfall** — handelt es sich um Reverse Charge, eine Gutschrift oder eine Abschlagsrechnung? Diese Fälle bilden viele Exporte falsch ab. 4. **Software** — wenn dieselbe Meldung bei jeder Rechnung erscheint, liegt es am Export, nicht an der einzelnen Rechnung. Kommen Sie nicht weiter, [schicken Sie uns die Fehlermeldung](/kontakt/) und nennen Sie Ihre Software. Wir sagen Ihnen, woran es liegt. Wenn Sie die Rechnung nur lesen wollen, statt sie zu prüfen, nutzen Sie den [XRechnung-zu-PDF-Konverter](/erechnung-xrechnung-konverter/). **Häufige Fragen** Frage: Was prüft der Validator genau? Antwort: Er prüft die Form, nicht den Inhalt. Konkret: ob alle Pflichtfelder nach EN 16931 und XRechnung vorhanden sind, ob die Rechenregeln aufgehen (Summe der Positionen gleich Nettobetrag, Netto plus Steuer gleich Brutto), ob verwendete Codes aus den zulässigen Codelisten stammen und ob die XML-Struktur der Norm entspricht. Frage: Was prüft der Validator nicht? Antwort: Alles Sachliche. Ob die Leistung erbracht wurde, ob der Preis vereinbart war, ob der richtige Steuersatz angewendet wurde oder ob der Kunde überhaupt existiert — das prüft weiterhin ein Mensch. Eine Rechnung kann fehlerfrei durch den Validator laufen und trotzdem inhaltlich falsch sein. Frage: Meine Rechnung ist fehlerfrei, wird aber vom Empfänger abgelehnt. Warum? Antwort: Häufig, weil der Empfänger über die Norm hinausgehende Anforderungen stellt — etwa eine bestimmte Bestellnummer, eine Kostenstelle oder ein besonderes Format der Leitweg-ID. Solche Vorgaben stehen nicht in der Norm und können deshalb nicht geprüft werden. Fragen Sie beim Empfänger nach der genauen Fehlermeldung seines Systems. Frage: Kann ich damit auch eingehende Rechnungen prüfen? Antwort: Ja, und das ist sinnvoll. Wenn eine eingegangene Rechnung formale Mängel hat, ist Ihr Vorsteuerabzug gefährdet. Prüfen Sie die Datei und fordern Sie bei Mängeln eine korrigierte Rechnung an — das Risiko liegt bei Ihnen, nicht beim Aussteller. Frage: Werden meine Rechnungsdaten beim Prüfen gespeichert? Antwort: Nein. Die Datei wird für die Prüfung verarbeitet und danach nicht dauerhaft auf unseren Servern gespeichert. --- ### Excel-Rechnungsvorlage mit XRechnung- und ZUGFeRD-Export Seite: https://xrechnung.pro/xrechnung-excel-vorlage/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Die Excel-Rechnungsvorlage von XRechnung PRO erzeugt aus einer gewohnten Excel-Rechnung ein PDF und in der PRO-Fassung zusätzlich eine XRechnung im UBL-Format sowie eine ZUGFeRD-Rechnung. Die kostenlose Fassung schreibt PDF-Rechnungen, die PRO-Fassung kostet 189 Euro einmalig ohne Mengenbegrenzung, und bestehende Vorlagen lassen sich auf Anfrage erweitern. **Auf einen Blick** - Voraussetzung: Microsoft Excel 2016 oder neuer unter Windows, Makros müssen erlaubt sein - Ausgabe kostenlose Fassung: PDF - Ausgabe PRO: PDF, XRechnung (UBL), ZUGFeRD - Lizenz PRO: 189 € einmalig zzgl. USt, Einzelplatz, keine Begrenzung der Rechnungsanzahl - Installation: ZIP-Datei nach C:\ entpacken; der Pfad ist im Blatt „Stammdaten“ änderbar - Laufende Kosten: keine ## Für wen diese Vorlage gedacht ist Für Selbstständige und kleine Betriebe, die ihre Rechnungen ohnehin in Excel schreiben und keine Rechnungssoftware einführen wollen. Excel hat einen Vorteil, der oft unterschätzt wird: Sie kennen es schon. Es muss nichts eingeführt, geschult oder migriert werden. Was Excel von Haus aus nicht kann, ist eine normgerechte XRechnung erzeugen. Genau diese Lücke schließt die PRO-Fassung. ## Die drei Wege im Überblick Die kostenlose Fassung deckt den Einstieg ab, PRO die E-Rechnungspflicht, Customize den Fall einer eigenen gewachsenen Vorlage. Die Einzelheiten stehen unten in der Preisübersicht. ## Was die PRO-Fassung beim Export macht Der Unterschied zu einem selbst gebauten Export liegt in der Prüfung. Vor der Ausgabe kontrolliert die Vorlage: - **Rechnen die Summen auf?** Summe der Positionen gleich Nettobetrag, Netto plus Steuer gleich Bruttobetrag. Bei Abweichungen durch Rundung erscheint ein Hinweis, statt eine ungültige Datei zu erzeugen. - **Sind die Pflichtfelder belegt?** Rechnungsnummer, Datum, Währung, Käufer, Verkäufer, Steuerangaben. - **Fehlt die Leitweg-ID?** Bei Kunden, die als öffentlicher Auftraggeber gekennzeichnet sind, wird sie verlangt. - **Passen Steuerkategorie und Steuersatz zusammen?** Steuerfrei mit 19 Prozent ist ein Widerspruch, der auffällt. Erst wenn diese Punkte in Ordnung sind, entsteht die Datei. Das ist der Grund, warum eine erzeugte Rechnung beim Empfänger durchläuft. ## Installation 1. ZIP-Datei herunterladen und nach `C:\` entpacken 2. Excel-Datei öffnen und Makros zulassen 3. Im Blatt **Stammdaten** die eigenen Firmendaten eintragen: Name, Anschrift, USt-IdNr., IBAN, Nummernkreis 4. Wenn Sie einen anderen Ablageort wollen, den Pfad im Blatt **Stammdaten** anpassen Bei der PRO-Fassung kommt der Lizenzschlüssel hinzu, den Sie nach dem Kauf per E-Mail erhalten. ## Was die Vorlage nicht leistet Damit Sie nicht das Falsche kaufen: - **Keine Mehrplatzfähigkeit.** Zwei Personen können nicht gleichzeitig in derselben Datei arbeiten. Bei mehreren Arbeitsplätzen brauchen Sie eine andere Lösung. - **Keine Anbindung an Warenwirtschaft oder Buchhaltung.** Die Vorlage steht für sich. Wer Artikel- und Kundendaten aus einem anderen System braucht, ist mit einer [individuellen Anbindung](/individuelle-softwareentwicklung/) besser bedient. - **Keine Mahnwesen- oder Zahlungsverfolgung.** Es ist eine Rechnungsvorlage, kein Fakturaprogramm. - **Kein Empfang von E-Rechnungen.** Für eingehende XRechnungen brauchen Sie zusätzlich den [kostenlosen Konverter](/erechnung-xrechnung-konverter/). Bei mehr als etwa fünfzig Rechnungen im Monat oder mehreren Arbeitsplätzen ist der [XrPDF Druckertreiber](/xrechnung-erstellen-ohne-software/) der passendere Weg. **Häufige Fragen** Frage: Was unterscheidet die kostenlose Fassung von PRO? Antwort: Die kostenlose Fassung schreibt und verwaltet Rechnungen und gibt sie als PDF aus. Sie erzeugt keine XRechnung und keine ZUGFeRD-Rechnung. Die PRO-Fassung kann beides, prüft die Datei vor dem Export und erlaubt es, je Kunde eine Leitweg-ID zu hinterlegen. Frage: Muss ich Makros aktivieren? Antwort: Ja. Der Export ist in Excel-Makros umgesetzt, deshalb muss die Datei als vertrauenswürdig eingestuft oder in einem vertrauenswürdigen Ordner abgelegt werden. Wenn Ihre IT-Richtlinie Makros verbietet, ist diese Vorlage nicht der richtige Weg — dann passt der XrPDF Druckertreiber besser. Frage: Läuft die Vorlage auch auf dem Mac oder in Excel Online? Antwort: Nein. Die Vorlage nutzt Windows-Funktionen für die Dateiausgabe und läuft deshalb nur in der Desktop-Fassung von Excel unter Windows. In Excel Online und in Excel für macOS funktioniert der Export nicht. Frage: Wie viele Rechnungen darf ich mit PRO schreiben? Antwort: Beliebig viele. Die Lizenz ist eine Einzelplatzlizenz ohne Mengenbegrenzung und ohne laufende Kosten. Frage: Ich habe schon eine eigene Excel-Rechnungsvorlage. Kann die erweitert werden? Antwort: Ja, das ist die Variante Customize. Wir erweitern Ihre bestehende Vorlage um den XRechnungs- und ZUGFeRD-Export, ohne Layout und Ablauf zu verändern. Senden Sie uns dazu eine leere Vorlage ohne echte Kundendaten, dann erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden ein Angebot. Mehr dazu unter Anpassung bestehender Excel-Rechnungsvorlagen. Frage: Erhalte ich Updates, wenn sich der Standard ändert? Antwort: Bei Änderungen des Standards XRechnung stellen wir eine aktualisierte Fassung bereit. Schreiben Sie uns nach dem Kauf einmal kurz, dann nehmen wir Sie in die Benachrichtigung auf. --- ### XRechnung-Konverter für Windows Seite: https://xrechnung.pro/xrechnung-konverter-tool/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Der XRechnung-Konverter für Windows von XRechnung PRO wandelt XRechnungen auf dem eigenen Rechner in PDF um, versieht sie auf Wunsch mit dem eigenen Logo und prüft sie vor der Umwandlung gegen den Standard. Die HotFolder-Fassung überwacht einen Ordner und konvertiert eingehende Dateien automatisch. Die Testfassung erlaubt fünf Umwandlungen am Tag. **Auf einen Blick** - Betriebssystem: Windows 10 oder neuer - Internetverbindung: erforderlich — die Umwandlung läuft über unseren Dienst - Testfassung: 5 Umwandlungen am Tag, kostenlos - Gewerbliche Nutzung: Preis nach Anzahl der täglichen Umwandlungen, Staffelung wie bei der API - HotFolder: überwacht einen Ordner, konvertiert eingehende Dateien automatisch, kann als Windows-Dienst laufen - Eigenes Logo: möglich, wird in das erzeugte PDF eingesetzt ## Wofür dieses Programm gedacht ist Für Büros, in denen regelmäßig XRechnungen eingehen und in denen es lästig wird, jede Datei einzeln in einen Browser zu ziehen. Das Programm liegt auf dem Rechner, nimmt Dateien per Doppelklick oder Ziehen an und legt das PDF gleich daneben ab. Der zweite Grund, es zu nutzen, ist das eigene Logo: Wenn Sie eingehende Rechnungen in einem Aktenordner oder einem Dokumentenmanagement ablegen, hilft ein wiedererkennbares Layout beim Sortieren. ## Die beiden Fassungen **Standardfassung** — Sie starten das Programm, ziehen eine oder mehrere Dateien hinein und erhalten die PDFs. Für den täglichen Gebrauch im Büro. **HotFolder-Fassung** — Sie legen einen Eingangs- und einen Ausgangsordner fest. Alles, was im Eingangsordner landet, wird automatisch umgewandelt. Das Programm kann als Windows-Dienst eingerichtet werden und braucht dann keinen angemeldeten Benutzer. Sinnvoll, wenn Ihr Mailprogramm oder Ihre Buchhaltung Anhänge automatisch in einen Ordner ablegt. ## Was das Programm vor der Umwandlung prüft Bevor ein PDF entsteht, wird die Datei gegen den Standard geprüft. Das hat einen praktischen Grund: Wenn eine eingegangene Rechnung formale Mängel hat, sollten Sie das wissen, bevor Sie sie bezahlen und verbuchen. Ohne ordnungsgemäße Rechnung ist Ihr Vorsteuerabzug gefährdet — und dieses Risiko liegt bei Ihnen als Empfänger. Wenn Sie eine einzelne Datei genauer prüfen wollen, nutzen Sie den [XRechnung-Validator](/xrechnung-validator/); er nennt jede Abweichung im Klartext. ## Wichtig zur Internetverbindung Das Programm läuft auf Ihrem Rechner, die Umwandlung selbst erledigt unser Dienst. Ohne Internetverbindung funktioniert es deshalb nicht, und die Rechnungsdatei wird zur Verarbeitung übertragen — verschlüsselt und ohne dauerhafte Speicherung, aber sie verlässt Ihren Rechner. Wenn das für Sie nicht in Frage kommt, weil Rechnungsdaten Ihr Netz nicht verlassen dürfen, sagen Sie uns das. Eine Fassung, die vollständig lokal arbeitet, ist technisch möglich und eine der Anfragen, die uns am häufigsten erreichen. ## Aufbewahrung nicht vergessen Das erzeugte PDF ist eine Arbeitskopie. Aufbewahrungspflichtig ist nach § 14b UStG die **XML-Datei**. Richten Sie die Ablage so ein, dass beide Dateien zusammen archiviert werden — bei der HotFolder-Fassung am besten mit einem Ordner, der die Originale behält. **Häufige Fragen** Frage: Läuft das Programm ohne Internetverbindung? Antwort: Nein. Die Umwandlung selbst wird von unserem Dienst erledigt, das Programm ist der Zugang dazu. Wenn Sie eine Lösung brauchen, die vollständig ohne Internetverbindung arbeitet, sprechen Sie uns an — das ist eine der häufigeren Sonderanforderungen. Frage: Was kostet die gewerbliche Nutzung? Antwort: Der Preis richtet sich nach der Anzahl der täglichen Umwandlungen, die Staffelung entspricht der API-Preisliste. Nennen Sie uns Ihre erwartete Menge, dann erhalten Sie ein konkretes Angebot. Frage: Wie funktioniert die HotFolder-Fassung? Antwort: Sie legen einen Ordner fest, den das Programm überwacht. Jede XML-Datei, die dort ankommt, wird automatisch in ein PDF umgewandelt und in einen Ausgabeordner geschrieben. Das Programm kann als Windows-Dienst eingerichtet werden und läuft dann ohne angemeldeten Benutzer im Hintergrund — geeignet, wenn Ihre Buchhaltungssoftware eingehende Anhänge selbst in einen Ordner ablegt. Frage: Gibt es eine Fassung für macOS oder Linux? Antwort: Nein. Für andere Betriebssysteme nutzen Sie den Online-Konverter im Browser, den E-Mail-Konverter oder die API. Frage: Erzeugt das Programm auch XRechnungen? Antwort: Nein, es wandelt nur in die andere Richtung: aus einer XRechnung wird ein PDF. Wenn Sie XRechnungen erzeugen wollen, nutzen Sie die Excel-Vorlage PRO oder den XrPDF Druckertreiber. --- ### XrPDF — der XRechnungsdrucker für jedes Altsystem Seite: https://xrechnung.pro/xrpdf-der-universelle-xrechnungsdrucker/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** XrPDF von XRechnung PRO ist ein virtueller Windows-Druckertreiber, der aus einer gedruckten Rechnung automatisch ein PDF und eine geprüfte XRechnung erzeugt. Weil der Druckvorgang als Schnittstelle genutzt wird, funktioniert das mit jeder Software, die drucken kann — ohne Datenexport, ohne Programmierung und ohne Änderung am bestehenden System. **Auf einen Blick** - Stand: Pilotphase — Teilnahme auf Anfrage, begrenzte Zahl an Betrieben - Betriebssystem: Windows 10 oder neuer - Voraussetzung an Ihre Software: sie muss drucken können — mehr nicht - Ausgabe: PDF, XRechnung (UBL oder CII), optional ZUGFeRD-PDF - Prüfung: Rechenprüfung der Beträge und Validierung gegen den Standard vor der Ausgabe - Preis: 600 € Einrichtung, danach ab 49 € im Monat - Zählung: eine Rechnung bis 2 Seiten = ein Beleg, je weitere angefangene 2 Seiten ein weiterer - Lizenz: eine je Betrieb — auf beliebig vielen Rechnern installierbar, keine Arbeitsplatzlizenzen ## Das Problem, für das XrPDF gebaut wurde Die meisten kleinen und mittleren Betriebe scheitern an der E-Rechnung nicht am Willen, sondern an der Software. Die Warenwirtschaft ist zwölf Jahre alt und läuft zuverlässig. Die Handwerkersoftware kennt jeden Sonderfall des Betriebs. Die Access-Datenbank hat ein früherer Mitarbeiter gebaut, und sie tut genau das, was sie soll. Keines dieser Systeme erzeugt eine XRechnung, und keines wird es je tun. Der übliche Vorschlag lautet dann: Systemwechsel. Das ist teuer, dauert Monate und wirft funktionierende Abläufe weg. XrPDF geht den anderen Weg. Es nutzt die einzige Schnittstelle, die **jede** dieser Programme hat: den Drucker. ## Wie es funktioniert Sie drucken die Rechnung aus Ihrem System, wählen aber nicht den Papierdrucker, sondern „XrPDF“. Was dann passiert: 1. **Auslesen.** Aus dem Druckdatenstrom werden Rechnungsnummer, Datum, Käufer, Positionen, Einzelpreise, Steuersätze und Summen gelesen. 2. **Rechnen.** Die Summe der Positionen wird gegen den Nettobetrag geprüft, Netto plus Steuer gegen den Bruttobetrag. Diese Rechnung ist die eigentliche Qualitätssicherung — sie kann nicht durch Zufall aufgehen. 3. **Vorlegen.** Was sicher erkannt wurde, erscheint grün. Was unsicher ist, gelb. Was fehlt und verpflichtend ist, rot. Erst wenn kein rotes Feld übrig ist, lässt sich die XRechnung erzeugen. 4. **Ausgeben.** Es entstehen das PDF und die geprüfte XRechnung, auf Wunsch als ZUGFeRD-PDF in einer Datei. ## Die drei Regeln, die nicht verhandelbar sind Bei einem Werkzeug, das Rechnungen erzeugt, entscheidet nicht der Funktionsumfang über die Brauchbarkeit, sondern das Verhalten im Zweifelsfall. **Keine ungültige XRechnung.** Wenn die Datei die Prüfung gegen den Standard nicht besteht, wird sie nicht ausgegeben. Es gibt keinen Schalter, um das zu übergehen. Eine ungültige Rechnung, die beim Empfänger abgelehnt wird, kostet mehr Zeit als ein Prüffenster. **Keine Rechnung aus einem Angebot.** Angebote, Aufmaße, Lieferscheine und Mahnungen werden erkannt und übergangen. Ein Angebot, das im Buchhaltungssystem des Kunden als Rechnung auftaucht, ist ein Schaden, den niemand schnell reparieren kann. **Kein stilles Raten.** Erkennt das Programm einen Betrag nicht sicher, fragt es nach, statt zu schätzen. Das ist gelegentlich unbequem und deshalb richtig. ## Was XrPDF nicht ist - **Kein Rechnungsprogramm.** Sie schreiben die Rechnung weiter in Ihrem System. - **Keine Buchhaltung.** Es entstehen Dateien, keine Buchungen. - **Kein Ersatz für Aufbewahrung.** Die erzeugte XML-Datei müssen Sie acht Jahre archivieren. - **Nicht für macOS.** Der Treiber ist eine Windows-Komponente. ## Was ein Beleg ist Die Stufen zählen Belege, nicht Rechnungen — und das hat einen technischen Grund, den wir lieber offen erklären als im Kleingedruckten verstecken. XrPDF liest Ihre gedruckte Rechnung mit einem Sprachmodell aus. Dessen Aufwand hängt nicht daran, *wie viele* Rechnungen Sie drucken, sondern daran, **wie lang** sie sind. Eine einseitige Rechnung über drei Positionen ist schnell gelesen; eine zwölfseitige Bauabrechnung mit achtzig Positionen ist ein Vielfaches an Arbeit. Deshalb gilt: > Eine Rechnung **bis zwei Seiten** zählt als ein Beleg. > Je weitere angefangene zwei Seiten zählt ein weiterer Beleg. Ein Beispiel: Eine Rechnung über fünf Seiten zählt als drei Belege. Wer im Monat 100 einseitige Rechnungen schreibt, bleibt in der Basisstufe; wer 100 fünfseitige Rechnungen schreibt, braucht Plus. Das ist dieselbe Logik wie bei einem Kopierer — Sie zahlen für Seiten, nicht für Vorgänge. Und es hat für Sie einen Vorteil gegenüber einem Pauschalpreis: Wer kurze Rechnungen schreibt, zahlt nicht für die langen der anderen mit. Über die Inklusivmenge hinaus kostet jeder weitere Beleg **0,49 €**. Es gibt keine Sperre — Ihre Rechnungen laufen weiter, Sie sehen die Mehrmenge auf der nächsten Rechnung. ## Keine Arbeitsplatzlizenzen Sie erhalten **eine Lizenz für Ihren Betrieb** und installieren XrPDF auf so vielen Rechnern, wie Sie möchten. Ob drei Kollegen drucken oder dreißig, ändert am Preis nichts. Das ist keine Großzügigkeit, sondern die ehrliche Abbildung unserer Kosten: Aufwand entsteht bei uns durch den Beleg, nicht durch den Rechner. Eine Arbeitsplatzlizenz würde Sie zwingen nachzuhalten, wer das Programm installiert hat — und genau diese Art Verwaltung soll Ihnen XrPDF ersparen. Gezählt werden ausschließlich die Belege, und zwar über Ihre Lizenz. Ihre Buchhaltung braucht dafür nichts zu tun. ## Pilotphase XrPDF läuft derzeit mit ausgewählten Betrieben im Echtbetrieb. Das hat einen sachlichen Grund: Jede Software druckt anders. Ob eine Rechnung sauber erkannt wird, entscheidet sich am konkreten Ausgangsformat — und das lässt sich nicht am Schreibtisch klären, sondern nur an echten Rechnungen aus echten Systemen. Deshalb wächst der Kreis in Runden, nicht auf einmal. Ein Termin für den offenen Verkauf steht erst fest, wenn die verbreiteten Handwerker- und Warenwirtschaftssysteme zuverlässig abgedeckt sind. [Schreiben Sie uns](/kontakt/), welche Software Sie einsetzen. Steht Ihr System bereits auf der Liste, bekommen Sie die Testfassung; steht es noch nicht darauf, rückt es durch Ihre Meldung nach vorn. Wenn Sie **jetzt** eine Lösung brauchen, führen zwei Wege schneller zum Ziel: die [Excel-Rechnungsvorlage PRO](/xrechnung-excel-vorlage/), wenn Sie überschaubar viele Rechnungen schreiben, oder eine [individuelle Anbindung](/individuelle-softwareentwicklung/) an Ihr bestehendes System. **Häufige Fragen** Frage: Wie komme ich in die Pilotphase? Antwort: Schreiben Sie uns, welche Software Sie einsetzen und wie viele Rechnungen im Monat darüber laufen. Wir nehmen Betriebe in der Reihenfolge auf, in der wir ihre Systeme abgedeckt haben — jedes Ausgangsformat will einzeln geprüft sein, deshalb ist die Zahl der Plätze je Runde begrenzt. Sie erhalten die Testfassung, wir erhalten Ihre Rückmeldung. Werbung versenden wir nicht. Frage: Woher weiß das Programm, was auf der Rechnung steht? Antwort: Aus dem Druckdatenstrom werden die Rechnungsangaben ausgelesen — Rechnungsnummer, Datum, Käufer, Positionen, Beträge, Steuersätze. Anschließend wird gerechnet: Ergibt die Summe der Positionen den Nettobetrag, und ergibt Netto plus Steuer den Bruttobetrag? Nur wenn die Mathematik aufgeht, gilt die Erkennung als gesichert. Alles Unklare erscheint im Prüffenster. Frage: Muss ich jede Rechnung bestätigen? Antwort: Am Anfang ja, später nicht mehr. Beim ersten Mal für einen Kunden bestätigen Sie die erkannten Daten und speichern den Kunden mit Leitweg-ID und USt-IdNr. Bei den folgenden Rechnungen an denselben Kunden entfällt das Prüffenster, sofern die Erkennung sicher ist. Frage: Was passiert mit Angeboten und Lieferscheinen? Antwort: Sie werden erkannt und nicht in eine XRechnung umgewandelt. Ein Angebot, das versehentlich als Rechnung im Buchhaltungssystem des Kunden landet, wäre ein ernstes Problem — deshalb ist diese Unterscheidung fest eingebaut und nicht abschaltbar. Frage: Wer haftet, wenn ein Betrag falsch erkannt wird? Antwort: Für den Inhalt einer Rechnung haftet immer der Rechnungssteller, also Sie. Genau deshalb gibt es das Prüffenster und die Rechenprüfung: Eine Rechnung, deren Summen nicht aufgehen, wird nicht ausgegeben, sondern zur Prüfung vorgelegt. Prüfen Sie die ersten Rechnungen bewusst, bevor Sie den Autopilot für einen Kunden aktivieren. Frage: Ist das nicht dasselbe wie ein PDF-Drucker? Antwort: Nein. Ein PDF-Drucker erzeugt ein Bild Ihrer Rechnung. XrPDF erzeugt zusätzlich strukturierte Daten, also eine echte XRechnung mit benannten Feldern, die die Buchhaltungssoftware des Empfängers einlesen kann. Das PDF ist bei XrPDF nur die Beigabe. --- ### API-Schnittstelle für XRechnung zu PDF Seite: https://xrechnung.pro/api-schnittstelle-fuer-xrechnung-zu-pdf-konvertierung/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Die XRechnung-Konverter-API von XRechnung PRO wandelt XRechnungen per HTTPS-Aufruf in PDF um. Die XML-Datei wird per POST mit einem API-Schlüssel im Header übergeben, die Antwort enthält das PDF. So lässt sich die Umwandlung in bestehende ERP-, CRM- und Warenwirtschaftssysteme einbinden, die von sich aus keine XRechnungen darstellen können. **Auf einen Blick** - Endpunkt: POST https://app.xrechnung2pdf.de/api/xrechnung/convert - Authentifizierung: API-Schlüssel im Header x-api-key - Übergabe: multipart/form-data, Feld xrechnung_file - Antwort: JSON mit Statusfeld und dem PDF als Binärdaten - Übertragung: ausschließlich über HTTPS - Preise: 49 € (50 Aufrufe/Tag) · 99 € (100/Tag) · 199 € (250/Tag), je im Monat zzgl. USt ## Für Entwickler: der Aufruf Ein einziger Endpunkt, ein Schlüssel im Header, die Datei als Formularfeld. ```bash curl --location 'https://app.xrechnung2pdf.de/api/xrechnung/convert' \ --header 'x-api-key: IHR_SCHLUESSEL' \ --form 'xrechnung_file=@rechnung.xml' ``` **Erfolgreiche Antwort (200)** ```json { "status": "success", "message": "XRechnung erfolgreich in PDF konvertiert.", "pdf_file": "" } ``` **Ungültige Datei (400)** ```json { "status": "error", "message": "Ungültiges Format der XRechnung. Bitte überprüfen Sie das XML-Dokument." } ``` **Ungültiger Schlüssel (403)** ```json { "status": "error", "message": "Ungültiges API-Token. Zugriff verweigert." } ``` ## Parameter | Ort | Name | Typ | Bedeutung | | --- | --- | --- | --- | | Header | `x-api-key` | String | Ihr API-Schlüssel | | Formularfeld | `xrechnung_file` | Datei | die XRechnung im XML-Format | ## Was Sie beim Einbau beachten sollten **Behandeln Sie 400 als Datenfehler, nicht als Ausfall.** Ein Status 400 bedeutet, dass die übergebene Datei nicht der erwarteten Struktur entspricht — ein erneuter Versuch mit derselben Datei führt zum gleichen Ergebnis. Legen Sie solche Fälle in eine Fehlerliste zur manuellen Prüfung, statt sie in einer Warteschlange zu wiederholen. **Bewahren Sie das XML auf, nicht nur das PDF.** Aufbewahrungspflichtig ist nach § 14b UStG die strukturierte Datei. Wenn Ihre Anwendung nur das erzeugte PDF ablegt, entsteht eine Aufbewahrungslücke — das ist der häufigste Fehler beim Einbau in ein Dokumentenmanagement. **Rechnen Sie mit dem Tageslimit.** Der Zähler läuft pro Tag. Wenn Ihr Rechnungseingang gebündelt am Monatsanfang kommt, wählen Sie die Stufe nach dem Spitzentag, nicht nach dem Durchschnitt — oder sprechen Sie mit uns über eine passende Regelung. ## Wenn Ihr System keine API kann Das ist häufiger als man denkt, gerade bei älteren Warenwirtschaften. Zwei Wege ohne Programmierung: - **[E-Mail-Konverter](/e-mail-konverter-fuer-xrechnung-zu-pdf/)** — Ihre Software oder Ihr Mailprogramm leitet die Rechnung an eine Adresse weiter, das PDF kommt zurück. - **[HotFolder](/xrechnung-konverter-tool/)** — ein überwachter Ordner auf einem Windows-Rechner, alles darin wird automatisch umgewandelt. ## Wenn Sie XRechnungen erzeugen müssen Diese API wandelt XRechnungen in PDF. Der umgekehrte Weg — aus Ihren Rechnungsdaten eine normgerechte XRechnung erzeugen — ist eine [individuelle Anbindung](/individuelle-softwareentwicklung/) an Ihr System. Nennen Sie uns Ihr System und ob es eine Datenbank oder eine Exportfunktion hat, dann sagen wir Ihnen, wie aufwendig das ist. **Häufige Fragen** Frage: Wie bekomme ich einen API-Schlüssel? Antwort: Über das Kontaktformular. Nennen Sie die erwartete Zahl der Aufrufe pro Tag und das System, aus dem Sie aufrufen wollen. Sie erhalten einen Schlüssel für einen Test und danach das passende Angebot. Frage: Was passiert, wenn ich das Tageslimit überschreite? Antwort: Weitere Aufrufe werden abgelehnt, bis der Zähler am Folgetag zurückgesetzt wird. Wenn Ihr Volumen schwankt oder saisonal Spitzen hat, sagen Sie uns das — dafür lässt sich eine Regelung treffen, die Ihnen nicht mitten im Monatsabschluss den Betrieb blockiert. Frage: Werden die übergebenen Rechnungen gespeichert? Antwort: Nein. Die Datei wird für die Umwandlung verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert. Übertragen wird ausschließlich verschlüsselt über HTTPS. Frage: Kann die API auch XRechnungen erzeugen? Antwort: Die hier beschriebene Schnittstelle wandelt nur in eine Richtung: XRechnung zu PDF. Wenn Sie aus Ihrem System heraus XRechnungen erzeugen wollen, ist das eine individuelle Anbindung — sprechen Sie uns an, das ist eine häufige Anforderung. Frage: Was, wenn mein System keine API-Aufrufe kann? Antwort: Dann nutzen Sie den E-Mail-Konverter — die Datei wird an eine Adresse gesendet und das PDF kommt zurück. Fast jedes System kann E-Mails versenden. Alternativ überwacht die HotFolder-Fassung des Windows-Programms einen Ordner. Frage: Gibt es eine Testumgebung? Antwort: Sie erhalten für den Test einen Schlüssel mit begrenztem Volumen auf demselben Endpunkt. Eine getrennte Sandbox gibt es nicht — die Umwandlung verändert nichts, deshalb ist ein Test gegen die echte Schnittstelle unkritisch. --- ### E-Mail-Konverter für XRechnungen Seite: https://xrechnung.pro/e-mail-konverter-fuer-xrechnung-zu-pdf/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** Der E-Mail-Konverter von XRechnung PRO wandelt XRechnungen um, die an eine zugewiesene Adresse gesendet werden, und schickt das PDF innerhalb einer Minute an den Absender oder an eine vorher festgelegte Adresse zurück. Es ist keine Installation und keine Programmierung nötig — versenden darf nur, wer auf der Freigabeliste steht. **Auf einen Blick** - Bedienung: XRechnung als Anhang an die zugewiesene Adresse senden - Rücklauf: in der Regel innerhalb einer Minute - Ziel des Rücklaufs: an den Absender oder an eine festgelegte Adresse - Zugangsschutz: Freigabeliste — nur eingetragene Absenderadressen werden verarbeitet - Installation: keine - Preise: 49 € (50 E-Mails/Tag) · 99 € (100/Tag), je im Monat zzgl. USt ## Der einfachste Weg für laufenden Rechnungseingang Wenn bei Ihnen täglich XRechnungen ankommen, ist das Hochladen im Browser der falsche Ablauf — nicht weil es nicht funktioniert, sondern weil es jemanden bindet. Der E-Mail-Konverter dreht das um: Sie leiten die Rechnung weiter und haben eine Minute später das PDF im Postfach. Keine Software, keine Anmeldung, keine Schulung. Wer eine E-Mail weiterleiten kann, kann diesen Dienst nutzen. ## So läuft es ab 1. Sie erhalten von uns eine Empfangsadresse 2. Ihre eingehenden XRechnungen leiten Sie dorthin weiter — von Hand oder per Regel im Mailprogramm 3. Innerhalb einer Minute kommt die Antwort: das PDF plus die ursprüngliche XML-Datei 4. Beide Dateien gemeinsam archivieren Schritt vier ist der wichtige: Die **XML-Datei** ist das aufbewahrungspflichtige Original, nicht das PDF. Deshalb schicken wir sie mit zurück. ## Automatisch weiterleiten Für dauerhaften Betrieb richten Sie im Mailprogramm eine Regel ein. In Outlook: **Regeln verwalten** → neue Regel → Bedingung „hat einen Anhang“ in Verbindung mit einem Absender oder einem Betreffmerkmal → Aktion „weiterleiten an“. Ein Hinweis aus der Praxis: Machen Sie die Bedingung eng genug. Eine Regel, die jeden Anhang weiterleitet, verbraucht Ihr Tageskontingent für Angebote, Lieferscheine und Werbe-PDFs. Am zuverlässigsten funktioniert es, wenn Ihre Lieferanten an eine eigene Adresse wie `rechnung@` senden und Sie nur dieses Postfach weiterleiten. ## Wann etwas anderes besser passt | Ihre Lage | Passender Weg | | --- | --- | | Einzelne Rechnung, selten | [kostenloser Online-Konverter](/erechnung-xrechnung-konverter/) | | Rechnungsdaten dürfen das Haus nicht verlassen | [Konverter für Windows](/xrechnung-konverter-tool/) | | Eigene Anwendung soll es können | [API-Schnittstelle](/api-schnittstelle-fuer-xrechnung-zu-pdf-konvertierung/) | | Dateien liegen bereits in einem Ordner | [HotFolder-Fassung](/xrechnung-konverter-tool/) | | Sie wollen Rechnungsdaten strukturiert weiterverarbeiten | [individuelle Anbindung](/individuelle-softwareentwicklung/) | Der letzte Punkt ist wichtig: Dieser Dienst macht Rechnungen **lesbar**. Wenn Sie die Rechnungsdaten in Ihre Buchhaltung übernehmen wollen, ohne sie abzutippen, brauchen Sie eine Anbindung, nicht einen Konverter. **Häufige Fragen** Frage: Wie richte ich den E-Mail-Konverter ein? Antwort: Sie nennen uns die Absenderadressen, die verarbeitet werden dürfen, und die Adresse, an die das PDF zurückgehen soll. Wir richten daraufhin Ihre Empfangsadresse ein und teilen sie Ihnen mit. Ab dann leiten Sie eingehende XRechnungen einfach dorthin weiter. Frage: Warum gibt es eine Freigabeliste? Antwort: Damit niemand Fremdes Ihr Kontingent verbraucht oder Dateien in Ihren Rücklauf einspeist. Nur Absenderadressen, die Sie benannt haben, werden verarbeitet — alles andere wird verworfen. Sie können die Liste jederzeit ändern lassen. Frage: Können mehrere Mitarbeitende die Adresse nutzen? Antwort: Ja. Tragen Sie einfach alle Absenderadressen in die Freigabeliste ein. In der Stufe Standard sind zusätzlich mehrere Empfangsadressen möglich, etwa getrennt nach Abteilung oder Mandant. Frage: Kann ich eine Weiterleitungsregel in Outlook einrichten? Antwort: Ja, und für laufenden Eingang ist das der sinnvollste Weg: eine Regel, die E-Mails mit XML-Anhang automatisch an die Konverteradresse weiterleitet. Achten Sie darauf, dass die Regel nur auf tatsächliche Rechnungseingänge greift, sonst verbrauchen Sie Ihr Tageskontingent für andere Anhänge. Frage: Werden meine Rechnungen gespeichert? Antwort: Die Nachricht wird für die Umwandlung verarbeitet und danach nicht dauerhaft aufbewahrt. Wenn Rechnungsdaten Ihr Haus grundsätzlich nicht verlassen dürfen, ist der Konverter für Windows oder eine lokale Lösung der richtige Weg — sprechen Sie uns an. Frage: Bekomme ich auch das Original zurück? Antwort: Ja. Der Rücklauf enthält das PDF und die ursprüngliche XML-Datei, damit Sie beides gemeinsam archivieren können. Das ist wichtig, weil nach § 14b UStG die XML-Datei das aufbewahrungspflichtige Original ist. --- ## Leistungsseiten ### Individuelle Softwareentwicklung für die E-Rechnung Seite: https://xrechnung.pro/individuelle-softwareentwicklung/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** XRechnung PRO entwickelt individuelle Anbindungen an die E-Rechnung, etwa Schnittstellen zwischen einem bestehenden ERP-, CRM- oder Warenwirtschaftssystem und dem XRechnung-Format. Das ist der Weg für Systemlandschaften, für die es keine Standardlösung gibt und in denen ein Systemwechsel nicht in Frage kommt. **Auf einen Blick** - Typische Systeme: Microsoft Access, Excel, SQL-Server-basierte Warenwirtschaften, ältere ERP- und CRM-Systeme, Branchensoftware - Voraussetzung: die Rechnungsdaten müssen irgendwie zugänglich sein — Datenbank, Export, Schnittstelle oder Druckvorgang - Erstgespräch: kostenfrei und unverbindlich - Abrechnung: festes Angebot nach Analyse, kein offener Stundenaufwand ## Wann eine individuelle Lösung der richtige Weg ist Nicht oft. Das ist ehrlich gemeint: In den meisten Fällen führt einer der Standardwege schneller und günstiger zum Ziel — die [Excel-Vorlage](/xrechnung-excel-vorlage/), der [XrPDF Druckertreiber](/xrpdf-der-universelle-xrechnungsdrucker/) oder eine [Erweiterung der bestehenden Vorlage](/anpassung-bestehender-excel-rechnungsvorlagen/). Eine eigene Entwicklung lohnt sich, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft: - **Hohes Volumen.** Bei mehreren hundert Rechnungen im Monat rechnet sich Automatisierung, die vorher zu teuer war. - **Die Rechnungsdaten sollen in beide Richtungen laufen.** Nicht nur Rechnungen ausgeben, sondern eingehende Rechnungen auch in die Buchhaltung übernehmen. - **Besondere Rechnungsarten.** Sammelrechnungen, wiederkehrende Abrechnungen, mandantengetrennte Nummernkreise, projektbezogene Abschläge. - **Ihr System hat eine zugängliche Datenbank.** Dann ist eine saubere Anbindung häufig einfacher als jeder Umweg. ## Was wir konkret machen Aus Ihren Rechnungsdaten wird eine normgerechte XRechnung — und zwar eine, die durch die Prüfung des Empfängers kommt. Der Aufwand liegt selten im Erzeugen der XML-Datei, sondern in den Fällen, die von der Regel abweichen: - **Abschlags- und Schlussrechnungen** mit korrekter Verrechnung der Vorauszahlungen - **Gutschriften und Korrekturrechnungen** mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung - **Reverse Charge** nach § 13b UStG mit richtiger Steuerkategorie und Hinweistext - **Gemischte Steuersätze**, getrennt aufgeschlüsselt je Satz - **Leitweg-IDs** je öffentlichem Auftraggeber, dauerhaft in den Stammdaten - **Rundungsdifferenzen**, damit die Summen der Positionen zum Rechnungsbetrag passen Jeder dieser Fälle ist ein häufiger Grund, warum eine selbst gebaute Lösung beim Empfänger abgelehnt wird. ## Was Sie zum Erstgespräch mitbringen sollten Damit das Gespräch etwas wert ist, hilft es, wenn Sie drei Dinge parat haben: 1. **Name und Version Ihrer Software.** Und wenn möglich die Auskunft des Herstellers, ob E-Rechnung geplant ist. 2. **Eine echte Rechnung als PDF.** Am besten eine komplizierte — Abschlagsrechnung, gemischte Steuersätze, Reverse Charge. 3. **Grobe Mengen.** Wie viele Rechnungen im Monat, wie viele davon an Geschäftskunden und Behörden. Damit können wir im ersten Gespräch meist schon sagen, welcher Weg der günstigste ist. Häufig ist das nicht die individuelle Entwicklung — und dann sagen wir Ihnen das, statt Ihnen ein Projekt zu verkaufen. **Ablauf** 1. Erstgespräch: Sie beschreiben Ihr System, Ihre Rechnungsarten und den heutigen Ablauf. Wir sagen Ihnen, ob eine Anbindung sinnvoll ist oder ob eine Standardlösung genügt — auch wenn das bedeutet, dass wir Ihnen nichts verkaufen. 2. Analyse: Wir prüfen, wie die Rechnungsdaten aus Ihrem System herauskommen: über eine Datenbank, eine Exportdatei, eine Schnittstelle oder den Druckvorgang. Daraus ergibt sich der Weg. 3. Festes Angebot: Sie erhalten ein Angebot mit Umfang, Preis und Termin. Kein Aufwand nach Stunden ohne Obergrenze. 4. Umsetzung und Test: Wir bauen die Anbindung und testen sie mit echten Rechnungen aus Ihrem Betrieb, einschließlich der Sonderfälle wie Abschlagsrechnung, Gutschrift und Reverse Charge. 5. Abnahme und Übergabe: Sie erzeugen selbst eine Rechnung, prüfen sie gegen die Norm und senden sie an einen echten Empfänger. Erst danach gilt die Arbeit als abgeschlossen. **Häufige Fragen** Frage: Was kostet eine Anbindung? Antwort: Das hängt vollständig davon ab, wie die Daten aus Ihrem System herauskommen. Ein Access-System mit klar aufgebauten Tabellen ist eine Sache von Tagen. Eine Branchensoftware ohne Exportfunktion und ohne Datenbankzugang kann deutlich aufwendiger werden — oder gar nicht sinnvoll anzubinden sein, dann sagen wir das. Ein belastbarer Preis entsteht erst nach der Analyse, und die ist im Erstgespräch enthalten. Frage: Können Sie auch an DATEV anbinden? Antwort: Ein Export in ein DATEV-lesbares Format ist häufig Teil solcher Projekte. Sprechen Sie im Erstgespräch an, welche Schnittstelle Ihre Kanzlei nutzt — davon hängt ab, welches Format sinnvoll ist. Frage: Wir haben schon jemanden, der unsere Software betreut. Arbeiten Sie mit dem zusammen? Antwort: Gerne, das ist oft der schnellste Weg. Wer Ihr System kennt, weiß am besten, wo die Rechnungsdaten liegen. Wir übernehmen dann den Teil, der die Norm betrifft — Aufbau der XRechnung, Prüfung, Sonderfälle. Frage: Was passiert, wenn sich der Standard XRechnung ändert? Antwort: Der Standard wird regelmäßig weiterentwickelt. Wir bauen Anbindungen so, dass Versionsangaben und Prüfregeln austauschbar sind, und weisen im Angebot aus, was eine späteren Anpassung kostet. Fragen Sie danach — wenn ein Anbieter dazu nichts sagt, ist das ein Warnzeichen. --- ### Bestehende Excel-Rechnungsvorlagen erweitern Seite: https://xrechnung.pro/anpassung-bestehender-excel-rechnungsvorlagen/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** XRechnung PRO erweitert eine vorhandene Excel-Rechnungsvorlage so, dass sie zusätzlich zum PDF eine normgerechte XRechnung und auf Wunsch eine ZUGFeRD-Rechnung ausgibt. Layout, Felder und der gewohnte Ablauf bleiben unverändert — es kommt nur eine Ausgabefunktion hinzu. Für ein Angebot genügt eine leere Vorlage ohne echte Kundendaten. **Auf einen Blick** - Was bleibt: Layout, Logo, Formeln, Nummernkreise, Ihre Arbeitsweise - Was hinzukommt: Export als XRechnung (UBL) und auf Wunsch ZUGFeRD, mit Prüfung vor der Ausgabe - Für ein Angebot nötig: eine leere Vorlage ohne echte Kundendaten - Angebot: innerhalb von 24 Stunden nach Eingang - Adresse für die Datei: excel-schnittstelle@xrechnung.pro ## Warum eine gewachsene Vorlage wertvoll ist Wer seit Jahren mit einer eigenen Excel-Rechnungsvorlage arbeitet, hat darin mehr investiert als es aussieht: die richtige Reihenfolge der Felder, die Formulierungen, die Rabattlogik, den Nummernkreis, die Textbausteine für wiederkehrende Leistungen. Das alles funktioniert, und alle im Betrieb kennen es. Diese Vorlage gegen eine fremde zu tauschen, nur weil eine Exportfunktion fehlt, ist ein schlechtes Geschäft. Deshalb gibt es diese Leistung. ## Was genau eingebaut wird Eine Schaltfläche, die aus den Daten des aktuellen Rechnungsblatts eine normgerechte XRechnung erzeugt. Dazu gehört mehr als das Schreiben einer XML-Datei: - **Zuordnung Ihrer Felder** zu den Business Terms der Norm EN 16931 - **Prüfung vor der Ausgabe** — rechnen die Summen auf, sind alle Pflichtfelder belegt - **Leitweg-ID je Kunde**, wenn Sie an öffentliche Auftraggeber abrechnen - **Steuerkategorien** richtig belegt, auch bei Reverse Charge und Steuerbefreiung - **Ablage** an einem Ort, den Sie festlegen, mit sprechendem Dateinamen - Auf Wunsch zusätzlich **ZUGFeRD**, also ein PDF mit eingebettetem XML ## Was wir zum Angebot brauchen Nur eines: eine **leere** Kopie Ihrer Vorlage, ohne echte Kundendaten, an [excel-schnittstelle@xrechnung.pro](mailto:excel-schnittstelle@xrechnung.pro). Wenn bei Ihnen Sonderfälle vorkommen — Abschlagsrechnungen, Gutschriften, gemischte Steuersätze, Bauleistungen mit Reverse Charge —, schreiben Sie das dazu. Diese Fälle bestimmen den Aufwand mehr als das Layout. Sie erhalten innerhalb von 24 Stunden ein Angebot mit Preis und Termin. ## Wann wir abraten Es gibt Fälle, in denen eine Erweiterung nicht der richtige Weg ist, und wir sagen das dann: - **Die Vorlage ist über Jahre verschachtelt gewachsen** und niemand versteht sie vollständig. Dann ist eine Erweiterung ein Risiko, kein Fortschritt. - **Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig damit.** Excel ist dafür nicht gebaut; das Problem wird durch eine Exportfunktion nicht kleiner. - **Sie schreiben hunderte Rechnungen im Monat.** Dann ist die Vorlage ohnehin am Ende ihrer Möglichkeiten, und eine [Anbindung an ein System](/individuelle-softwareentwicklung/) lohnt sich mehr. - **Ihre Rechnungen entstehen eigentlich in einer anderen Software** und werden nur in Excel abgeschrieben. Dann setzen Sie besser dort an, etwa mit dem [XrPDF Druckertreiber](/xrpdf-der-universelle-xrechnungsdrucker/). **Ablauf** 1. Leere Vorlage senden: Senden Sie uns Ihre Rechnungsvorlage ohne echte Kundendaten an excel-schnittstelle@xrechnung.pro. Eine ausgeräumte Kopie genügt völlig. 2. Angebot innerhalb von 24 Stunden: Wir sehen uns den Aufbau an und nennen Preis und Termin. Wenn Ihre Vorlage so gebaut ist, dass eine Erweiterung unwirtschaftlich wäre, sagen wir das und schlagen einen anderen Weg vor. 3. Erweiterung: Wir bauen die Exportfunktion ein, ohne Layout, Formeln oder Ihre Arbeitsweise zu verändern. Es kommt eine Schaltfläche hinzu, sonst sieht alles aus wie vorher. 4. Test mit Ihren Rechnungen: Wir erzeugen aus Ihrer Vorlage echte XRechnungen und prüfen sie gegen die Norm — einschließlich der Sonderfälle, die bei Ihnen vorkommen. 5. Übergabe: Sie erhalten die erweiterte Datei mit einer kurzen Anleitung. Auf Wunsch weisen wir Ihre Mitarbeitenden in einem Termin ein. **Häufige Fragen** Frage: Warum soll ich eine leere Vorlage senden und keine echte Rechnung? Antwort: Weil wir für die Analyse den Aufbau brauchen, nicht Ihre Kundendaten. Eine Vorlage mit Namen, Anschriften und Beträgen echter Kunden zu versenden, ist datenschutzrechtlich unnötig riskant — für uns genügt eine ausgeräumte Kopie. Wenn ein Sonderfall nur mit Beispielwerten verständlich wird, nehmen Sie erfundene. Frage: Bleibt mein Layout wirklich unverändert? Antwort: Ja. Die Erweiterung ergänzt eine Ausgabefunktion, sie baut die Vorlage nicht um. Ihr Briefkopf, Ihre Spalten, Ihre Formeln und Ihre Nummernkreise bleiben. Sichtbar ist am Ende eine zusätzliche Schaltfläche. Frage: Was ist, wenn meine Vorlage sehr verschachtelt ist? Antwort: Dann sehen wir uns an, ob eine Erweiterung wirtschaftlich sinnvoll ist. Manche über Jahre gewachsenen Dateien sind so aufgebaut, dass ein Neuaufbau günstiger wäre als eine Erweiterung — in diesem Fall sagen wir es und schlagen entweder unsere fertige Vorlage oder den XrPDF Druckertreiber vor. Frage: Funktioniert das auch mit Google Sheets oder LibreOffice? Antwort: Nein. Die Erweiterung nutzt Excel-Makros und Windows-Funktionen für die Dateiausgabe. In Google Sheets und LibreOffice funktioniert das nicht. Wenn Sie dort arbeiten, ist der Druckertreiber der passendere Weg. Frage: Können Sie auch eine Access-Datenbank erweitern? Antwort: Ja, das ist eine eigene Leistung: Anpassung bestehender Access-Anwendungen. --- ### Bestehende Access-Anwendungen erweitern Seite: https://xrechnung.pro/anpassungen-bestehender-access-anwendungen/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** XRechnung PRO erweitert bestehende Microsoft-Access-Anwendungen um die Ausgabe von XRechnungen, ohne die gewachsene Datenbank zu ersetzen. Formulare, Berichte und Datenstruktur bleiben bestehen; ergänzt wird eine Ausgabefunktion, die aus den vorhandenen Rechnungsdaten eine normgerechte XRechnung erzeugt und vor der Ausgabe prüft. **Auf einen Blick** - Voraussetzung: Microsoft Access mit zugänglicher Datenstruktur, VBA nicht gesperrt - Was bleibt: Datenbank, Formulare, Berichte, Nummernkreise, Ihre Abläufe - Was hinzukommt: Ausgabe als XRechnung, auf Wunsch ZUGFeRD, mit Prüfung vor der Ausgabe - Erstgespräch: kostenfrei, meist per Bildschirmfreigabe - Sicherung: Sie erhalten immer eine Kopie des Zustands vor der Änderung ## Der typische Fall Ein Betrieb rechnet seit fünfzehn Jahren über eine Access-Anwendung ab. Sie kennt die Artikelstruktur, die Rabattstaffeln und die Besonderheiten der Stammkunden. Gebaut hat sie ein Mitarbeiter, der seit Jahren nicht mehr im Haus ist. Sie läuft — und niemand möchte sie anfassen. Jetzt kommt die E-Rechnungspflicht, und der naheliegende Vorschlag lautet: neues System. Damit würden Sie fünfzehn Jahre eingebautes Wissen wegwerfen, um eine einzige fehlende Funktion zu bekommen. ## Was erweitert wird Die Rechnungsdaten sind bereits in Ihrer Datenbank vorhanden. Es fehlt nur der Weg von dort in eine normgerechte XML-Datei. Ergänzt wird: - **Zuordnung Ihrer Felder** zu den Business Terms der Norm EN 16931 - **Ausgabefunktion in VBA**, aufrufbar aus dem Formular, in dem Sie heute drucken - **Prüfung vor dem Schreiben** — Summen der Positionen gegen den Rechnungsbetrag, Pflichtfelder auf Vollständigkeit - **Ein Feld für die Leitweg-ID** in den Kundenstammdaten, wenn Sie an öffentliche Auftraggeber abrechnen - **Steuerkategorien** korrekt belegt, einschließlich Reverse Charge nach § 13b UStG - Auf Wunsch zusätzlich **ZUGFeRD** Ihre Formulare, Berichte und Abfragen bleiben unverändert. Für Ihre Mitarbeitenden ändert sich nichts außer einer zusätzlichen Schaltfläche. ## Was wir für die Analyse brauchen Am schnellsten geht es per Bildschirmfreigabe: Wir sehen uns gemeinsam an, wo die Rechnungsdaten liegen. Dafür genügen dreißig Minuten. Hilfreich ist, wenn Sie vorher wissen: - welche Tabelle die Rechnungsköpfe enthält und welche die Positionen - ob Kundendaten in derselben Datei liegen oder verknüpft sind - welche Sonderfälle bei Ihnen vorkommen - ob das VBA-Projekt mit einem Kennwort geschützt ist ## Wenn der Zugang fehlt Manchmal ist die Access-Datei verschlüsselt und das Kennwort verloren, oder die Anwendung ist als kompilierte Fassung ohne Quellcode ausgeliefert. Dann lässt sich nichts erweitern. In diesem Fall bleibt der Weg über den [XrPDF Druckertreiber](/xrpdf-der-universelle-xrechnungsdrucker/): Sie drucken die Rechnung aus der Anwendung wie bisher, und die XRechnung entsteht aus dem Druckvorgang. Die Anwendung selbst wird dabei nicht angefasst — was in diesem Fall der einzige und gleichzeitig der sicherste Weg ist. **Ablauf** 1. Bestandsaufnahme: Wir sehen uns die Datenstruktur an — welche Tabellen enthalten Rechnungsköpfe, Positionen, Kunden und Steuerangaben. Meist genügt dafür ein Termin per Bildschirmfreigabe. 2. Angebot: Sie erhalten ein Angebot mit Umfang, Preis und Termin. Wenn die Datenstruktur eine Erweiterung nicht sinnvoll zulässt, sagen wir das und schlagen einen anderen Weg vor. 3. Umsetzung: Wir ergänzen die Ausgabefunktion in VBA, mit Prüfung der Summen und der Pflichtfelder vor dem Schreiben der Datei. Ihre Formulare und Berichte bleiben unverändert. 4. Test mit echten Vorgängen: Getestet wird mit Rechnungen aus Ihrem Bestand, einschließlich der Sonderfälle — Gutschrift, Abschlag, Reverse Charge, gemischte Steuersätze. 5. Übergabe und Sicherung: Sie erhalten die erweiterte Anwendung, eine Anleitung und eine Sicherung des Zustands vor der Änderung. **Häufige Fragen** Frage: Unsere Access-Anwendung hat ein früherer Mitarbeiter gebaut, niemand kennt sie mehr. Geht das trotzdem? Antwort: Häufig ja, das ist ein typischer Fall. Access-Anwendungen sind meist nachvollziehbar aufgebaut, weil sie Tabellen, Abfragen und Formulare sichtbar trennen. Was wir brauchen, ist Zugang zur Datenstruktur — nicht die Dokumentation, die es ohnehin selten gibt. Frage: Ist Access für Rechnungen überhaupt noch zeitgemäß? Antwort: Für viele Betriebe funktioniert es besser als sein Ruf, weil es genau auf deren Abläufe zugeschnitten ist. Die Grenzen liegen bei gleichzeitigem Mehrbenutzerbetrieb und bei der Datensicherung. Wenn Ihre Anwendung stabil läuft, ist die E-Rechnung kein Grund für einen Neubau — sie ist ein Grund für eine Erweiterung. Frage: Was passiert mit unseren Altdaten? Antwort: Nichts. Es werden keine Daten migriert und keine Tabellen umgebaut. Die Erweiterung liest die vorhandenen Daten und schreibt eine zusätzliche Datei. Vor jeder Änderung erhalten Sie eine Sicherung des Ausgangszustands. Frage: Können Sie auch den Rechnungseingang anbinden? Antwort: Das ist möglich, aber ein eigenes Thema: eingehende XRechnungen einlesen und als Vorgang in Access anlegen. Sprechen Sie es im Erstgespräch an, dann fließt es in Analyse und Angebot ein. Frage: Was, wenn unsere Access-Datei ein Kennwort hat oder VBA gesperrt ist? Antwort: Dann brauchen wir das Kennwort beziehungsweise die Freigabe durch den Rechteinhaber. Ohne Zugang zum VBA-Projekt lässt sich keine Ausgabefunktion einbauen. Ist der Zugang verloren, bleibt der Weg über den Druckertreiber, der die Anwendung nicht anfassen muss. --- ### E-Rechnung — Schulung für Unternehmen Seite: https://xrechnung.pro/erechnung-schulung-fuer-unternehmen/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** XRechnung PRO schult Mitarbeitende in Unternehmen zur E-Rechnung: rechtliche Pflichten und Fristen, die zulässigen Formate, der Umgang mit eingehenden Rechnungen, die Aufbewahrungspflicht und die praktische Umstellung im eigenen Betrieb. Die Schulung findet vor Ort oder online statt und richtet sich nach dem tatsächlichen Ablauf im Haus. **Auf einen Blick** - Zielgruppe: Buchhaltung, Verwaltung, Geschäftsführung, IT - Umfang: halbtägig oder ganztägig - Ort: bei Ihnen vor Ort oder online - Grundlage: Ihre eigenen Rechnungen und Ihre eingesetzte Software - Ergebnis: Unterlagen und eine Checkliste mit offenen Punkten, Zuständigkeit und Frist ## Was in der Schulung behandelt wird Der Inhalt richtet sich nach Ihrem Betrieb. Diese Bereiche kommen fast immer vor: **Rechtlicher Rahmen.** Was das Gesetz seit 2025 verlangt, welche Fristen für Ihren Betrieb gelten, warum ein PDF keine E-Rechnung mehr ist und was die Übergangsregelungen bedeuten. Konkret an Ihrer Umsatzgröße durchgerechnet, nicht allgemein. **Formate.** XRechnung und ZUGFeRD, was der Unterschied ist und wann welches Format passt. Was die Leitweg-ID ist und woher sie kommt. **Rechnungseingang.** Wie eingehende E-Rechnungen ankommen, wer sie prüft, was bei formalen Mängeln zu tun ist und warum der Vorsteuerabzug davon abhängt. **Aufbewahrung.** Der Punkt, der in der Praxis am häufigsten falsch gemacht wird: aufbewahrungspflichtig ist die XML-Datei, nicht das erzeugte PDF. [Acht Jahre](/e-rechnung-aufbewahrung/), unveränderbar. **Rechnungsausgang.** Welcher Weg für Ihre Software in Frage kommt, was die Sonderfälle sind — Abschlagsrechnung, Gutschrift, Reverse Charge — und wie man vor dem Versand prüft. **Übung an echten Dateien.** Teilnehmende wandeln eine XRechnung um, prüfen eine fehlerhafte Datei und lesen die Fehlermeldung. Das ist der Teil, der hängen bleibt. ## Was Sie danach in der Hand haben Keine Zertifikate, sondern eine Liste. Am Ende der Schulung steht eine Checkliste mit den Punkten, die in **Ihrem** Betrieb noch offen sind — jeweils mit Zuständigem und Frist. Erfahrungsgemäß sind das zwischen fünf und fünfzehn Punkte, und drei davon kennt vorher niemand. ## Was wir nicht machen - **Keine Produktschulung.** Wir schulen auf die Anforderung, nicht auf unsere Software. Wenn ein Standardprodukt eines anderen Anbieters für Sie passt, sagen wir das. - **Keine steuerliche Beratung.** Bei Zweifelsfragen zur Umsatzsteuer verweisen wir an Ihren Steuerberater. - **Keine Rechtsberatung.** Wir stellen die Rechtslage dar und nennen die Quellen. Die rechtliche Bewertung Ihres Einzelfalls gehört zum Anwalt oder Steuerberater. Für Steuerberatungskanzleien gibt es eine eigene Fassung: [Schulung für Steuerberater](/erechnung-schulung-fuer-steuerberater/). **Ablauf** 1. Vorgespräch: Wir klären, welche Software Sie einsetzen, welche Rechnungsarten vorkommen und wer teilnimmt. Danach richtet sich der Inhalt — eine allgemeine Schulung nützt niemandem. 2. Unterlagen vorbereiten: Sie stellen anonymisierte Beispielrechnungen bereit. Wir arbeiten in der Schulung mit Ihren Rechnungen, nicht mit erfundenen. 3. Schulung: Halbtägig oder ganztägig, vor Ort oder online. Rechtliche Grundlagen, Formate, Ihr konkreter Ablauf, Übungen an echten Dateien. 4. Nachbereitung: Sie erhalten die Unterlagen und eine Checkliste mit den Punkten, die in Ihrem Betrieb noch offen sind — mit Zuständigkeit und Frist. **Häufige Fragen** Frage: Wie viele Personen können teilnehmen? Antwort: Sinnvoll sind bis zu zwölf Personen, damit Rückfragen zu konkreten Vorgängen möglich bleiben. Bei größeren Gruppen wird es ein Vortrag statt einer Schulung — dann sollten wir über zwei Termine sprechen. Frage: Bringt eine Schulung etwas, wenn wir die Software noch nicht haben? Antwort: Ja, und der Zeitpunkt ist sogar günstig. Wer die Anforderungen versteht, bevor er eine Lösung auswählt, kauft seltener das Falsche. Wir schulen ausdrücklich nicht auf ein Produkt, sondern auf die Anforderung. Frage: Ist das eine steuerliche Beratung? Antwort: Nein. Wir erklären die technischen und organisatorischen Anforderungen der E-Rechnung und die gesetzlichen Fristen. Steuerliche Beratung im Einzelfall darf und will wir nicht leisten — dafür ist Ihr Steuerberater zuständig, und bei Zweifelsfragen verweisen wir ausdrücklich dorthin. Frage: Können Sie auch nur zu einem einzelnen Thema schulen? Antwort: Ja. Häufig gefragt sind zwei Halbtage getrennt nach Zielgruppe: einer für die Buchhaltung zum Rechnungseingang und zur Aufbewahrung, einer für die IT zu Formaten und Schnittstellen. --- ### E-Rechnung — Schulung für Steuerberater Seite: https://xrechnung.pro/erechnung-schulung-fuer-steuerberater/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 **Kurz gesagt:** XRechnung PRO schult Steuerberatungskanzleien zur E-Rechnung, damit sie ihre Mandanten bei Formaten, Fristen und Aufbewahrungspflichten sicher beraten können. Im Mittelpunkt stehen die häufigsten Mandantenfragen, typische Fehlerbilder in eingehenden Dateien und die Frage, welcher Umstellungsweg zu welcher Mandantengröße passt. **Auf einen Blick** - Zielgruppe: Steuerberatende, Fachangestellte, Kanzleileitung - Umfang: halbtägig - Ort: in der Kanzlei oder online - Schwerpunkt: Mandantenberatung, nicht Softwarebedienung - Ergebnis: Beratungsleitfaden und Unterlagen für die Mandantenkommunikation ## Warum Kanzleien ein anderes Wissen brauchen Ein Unternehmen stellt einen Ablauf um. Eine Kanzlei muss beurteilen, was für dreihundert verschiedene Mandanten gilt — und dabei drei Dinge auseinanderhalten, die Mandanten regelmäßig verwechseln: - Empfangspflicht gilt seit 2025 für **alle**, ohne Übergangsfrist. - Ausstellungspflicht ist gestaffelt und hängt am Vorjahresumsatz. - Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit, vom Empfangen nicht. Die häufigste Fehlannahme im Mandantengespräch lautet: „Ich habe nur Privatkunden, mich betrifft das nicht.“ Das ist falsch, und wer es unwidersprochen lässt, hat einen Mandanten mit einem Aufbewahrungsproblem. ## Inhalte **Rechtsstand und Fristenlogik.** Wer wann was muss, aufgeschlüsselt nach Umsatzgrenze, Kundenkreis und Kleinunternehmerstatus. So aufbereitet, dass Sie im Mandantengespräch schnell zuordnen können. **Die häufigsten Mandantenfragen mit belastbaren Antworten.** Etwa dreißig Fragen, wie sie tatsächlich gestellt werden — mit Antwort und Rechtsgrundlage. **Fehlerbilder in eingehenden Dateien.** Woran man erkennt, dass eine E-Rechnung formal mangelhaft ist, und was das für den Vorsteuerabzug des Mandanten bedeutet. Mit Übung an echten fehlerhaften Dateien. **Aufbewahrung.** Der Punkt, bei dem Mandanten am häufigsten in eine Falle laufen: das PDF wird archiviert, die XML-Datei gelöscht. Was Sie fragen müssen, um das zu erkennen. **Welcher Umstellungsweg passt zu welchem Mandanten.** Von der Excel-Vorlage beim Solo-Selbstständigen bis zur Schnittstelle beim Mittelständler — mit realistischer Einschätzung von Aufwand und Kosten, damit Sie einordnen können, ob ein Angebot angemessen ist. **Wann Mandanten früher handeln müssen.** Zulieferer der öffentlichen Hand und Betriebe über 800.000 Euro Umsatz stehen unter größerem Zeitdruck als der Rest. ## Was Sie mitnehmen Einen Beratungsleitfaden zur Fallunterscheidung, die häufigsten Fragen mit Antworten und Unterlagen, die Sie in der Mandantenkommunikation verwenden dürfen — einschließlich der [Checklisten nach Betriebsgröße](/xrechnung-checklisten-zur-umstellung/), die frei zum Download stehen. ## Was wir nicht leisten Keine Rechts- oder Steuerberatung: Wir stellen die technischen und organisatorischen Anforderungen dar und nennen die Rechtsquellen. Die Bewertung des Einzelfalls bleibt Ihre Aufgabe, und dafür sind Sie besser qualifiziert als wir. Ebenso keine Schulung auf Ihre Kanzleisoftware. Dort kennt Ihr Anbieter die Programmversionen und Schnittstellen besser. **Ablauf** 1. Vorgespräch: Wir klären die Mandantenstruktur Ihrer Kanzlei — überwiegend Kleinunternehmer, Handwerk, Mittelstand — und welche Fragen aktuell am häufigsten gestellt werden. 2. Schulung: Halbtägig, vor Ort oder online. Rechtsstand, Formate, Fehlerbilder, Beratungsleitfaden für die häufigsten Mandantenfälle. 3. Unterlagen für die Mandantenberatung: Sie erhalten Unterlagen, die Sie in der Mandantenkommunikation verwenden können, sowie die Checklisten nach Betriebsgröße. **Häufige Fragen** Frage: Worin unterscheidet sich diese Schulung von der für Unternehmen? Antwort: Im Blickwinkel. Ein Unternehmen muss den eigenen Ablauf umstellen. Eine Kanzlei muss dreihundert unterschiedliche Mandantenlagen beurteilen und dabei erkennen, wann ein Mandant ein Problem hat, das er selbst noch nicht sieht. Deshalb liegt der Schwerpunkt hier auf Fallunterscheidung und Beratungsleitfaden. Frage: Behandeln Sie auch die Anbindung an DATEV? Antwort: Wir behandeln, welche Formate bei Mandanten entstehen und was das für die Weiterverarbeitung bedeutet. Für die Bedienung Ihrer Kanzleisoftware ist Ihr Softwareanbieter die richtige Adresse — dort kennt man die konkreten Programmversionen besser als wir. Frage: Können wir die Unterlagen an Mandanten weitergeben? Antwort: Ja. Die Unterlagen und die Checklisten nach Betriebsgröße sind dafür gedacht. Die Checklisten stehen ohnehin frei zum Download, ohne Adressabfrage. Frage: Empfehlen Sie in der Schulung Ihre eigenen Produkte? Antwort: Wir stellen die Wege dar, die es gibt, und sagen offen, welche davon wir selbst anbieten. Eine Kanzlei, die eine Produktempfehlung ausspricht, haftet für deren Eignung — deshalb ist Ihnen mit einer Übersicht der Möglichkeiten mehr geholfen als mit einer Verkaufsveranstaltung. --- ## Glossar zur E-Rechnung Seite: https://xrechnung.pro/glossar/ **E-Rechnung** (auch: elektronische Rechnung) — Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern gesetzlich eine sonstige Rechnung. **XRechnung** — Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Sie ist eine reine XML-Datei nach der Norm EN 16931 und wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats gepflegt. Die aktuelle Fassung ist XRechnung 3.0. **ZUGFeRD** (auch: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) — ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat: eine PDF-Datei im Format PDF/A-3, in die dieselben Rechnungsdaten zusätzlich als XML eingebettet sind. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist damit für Menschen und für Software gleichzeitig lesbar. Ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 erfüllt ZUGFeRD die gesetzliche E-Rechnungspflicht in Deutschland. **Factur-X** — Factur-X ist die französische Bezeichnung für dasselbe hybride Rechnungsformat, das in Deutschland ZUGFeRD heißt. Die Spezifikationen von ZUGFeRD 2.x und Factur-X sind technisch identisch, sodass eine als Factur-X erzeugte Datei von deutschen Systemen als ZUGFeRD gelesen wird. **EN 16931** — EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Sie legt kein Dateiformat fest, sondern ein semantisches Datenmodell: welche Angaben eine Rechnung enthält, wie sie heißen und welche verpflichtend sind. Die Felder werden als Business Terms mit den Kennungen BT-1 bis BT-181 geführt. **UBL** (auch: Universal Business Language) — UBL ist eine der beiden XML-Syntaxen, in denen eine XRechnung vorliegen darf. Der Standard wird von OASIS gepflegt und ist in Deutschland die verbreitetere der beiden Varianten. Das Wurzelelement einer UBL-Rechnung heißt Invoice. **UN/CEFACT CII** (auch: Cross Industry Invoice) — CII ist die zweite zulässige XML-Syntax für eine XRechnung, herausgegeben von UN/CEFACT. Sie ist gleichwertig zu UBL zugelassen. Das in ZUGFeRD eingebettete XML verwendet immer CII. **Leitweg-ID** — Die Leitweg-ID ist eine Kennung, mit der eine elektronische Rechnung die zuständige Stelle innerhalb der öffentlichen Verwaltung erreicht. Sie ist bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ein Pflichtfeld, wird vom Auftraggeber mit dem Auftrag mitgeteilt und muss unverändert übernommen werden. Zwischen Unternehmen wird sie nicht benötigt. **PEPPOL** (auch: Pan-European Public Procurement On-Line) — PEPPOL ist ein europäisches Netzwerk zum Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Rechnungen werden dabei nicht per E-Mail, sondern über zertifizierte Zugangspunkte übertragen. In Deutschland nutzen mehrere Behörden PEPPOL als Übertragungsweg für XRechnungen. **KoSIT** (auch: Koordinierungsstelle für IT-Standards) — Die KoSIT ist die Stelle, die den Standard XRechnung im Auftrag des IT-Planungsrats entwickelt und pflegt. Sie veröffentlicht die Spezifikation, die Prüfregeln und einen frei verfügbaren Validator, mit dem sich Rechnungen gegen den Standard prüfen lassen. **Business Term** (auch: BT-Nummer) — Ein Business Term ist ein benanntes Rechnungsfeld im Datenmodell der Norm EN 16931, gekennzeichnet mit einer Nummer von BT-1 bis BT-181. Die Nummerierung ist sprach- und softwareunabhängig: BT-1 bezeichnet immer die Rechnungsnummer, BT-112 immer den Bruttobetrag. **Sonstige Rechnung** — Sonstige Rechnung ist der gesetzliche Begriff für jede elektronische Rechnung, die kein strukturiertes Format nach EN 16931 verwendet — insbesondere die PDF-Datei per E-Mail und die eingescannte Rechnung. Für eine sonstige Rechnung ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich, für eine E-Rechnung nicht. **Reverse Charge** (auch: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, § 13b UStG) — Reverse Charge bezeichnet Fälle, in denen nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet — im Inland vor allem bei Bauleistungen. In einer E-Rechnung wird das über die Steuerkategorie AE mit dem Steuersatz null und einen Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft dargestellt. **GoBD** (auch: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) — Die GoBD sind die Verwaltungsanweisung der Finanzverwaltung zur digitalen Buchführung und Aufbewahrung. Für E-Rechnungen bedeuten sie insbesondere: unveränderbare Ablage, Nachvollziehbarkeit der Abläufe und maschinelle Auswertbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. **Validierung** — Validierung bezeichnet die Prüfung einer E-Rechnung gegen die Regeln der Norm: Sind alle Pflichtfelder belegt, gehen die Summen auf, stammen die verwendeten Codes aus den zulässigen Listen. Die Validierung prüft ausschließlich die Form und sagt nichts darüber aus, ob eine Rechnung sachlich richtig ist. --- ## Kontakt Datenschutzfabrik UG (haftungsbeschränkt), Wittener Straße 233, 42279 Wuppertal, Deutschland Telefon +49 202 52 74 85 71 · E-Mail sales@xrechnung.pro · https://xrechnung.pro/kontakt/ Geschäftsführer: Jörn Schäfer · Registergericht Amtsgericht Wuppertal, HRB 29034 · USt-IdNr. DE318276283 Bei Zitaten bitte Quelle nennen: XRechnung PRO (Datenschutzfabrik UG), https://xrechnung.pro/