# Individuelle Softwareentwicklung für die E-Rechnung Quelle: https://xrechnung.pro/individuelle-softwareentwicklung/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 Anbieter: XRechnung PRO (Datenschutzfabrik UG, Wuppertal) **Kurz gesagt:** XRechnung PRO entwickelt individuelle Anbindungen an die E-Rechnung, etwa Schnittstellen zwischen einem bestehenden ERP-, CRM- oder Warenwirtschaftssystem und dem XRechnung-Format. Das ist der Weg für Systemlandschaften, für die es keine Standardlösung gibt und in denen ein Systemwechsel nicht in Frage kommt. Preis: auf Anfrage Passend für: Unternehmen mit einer Systemlandschaft, für die es keine Standardlösung gibt. ## Auf einen Blick - **Typische Systeme:** Microsoft Access, Excel, SQL-Server-basierte Warenwirtschaften, ältere ERP- und CRM-Systeme, Branchensoftware - **Voraussetzung:** die Rechnungsdaten müssen irgendwie zugänglich sein — Datenbank, Export, Schnittstelle oder Druckvorgang - **Erstgespräch:** kostenfrei und unverbindlich - **Abrechnung:** festes Angebot nach Analyse, kein offener Stundenaufwand ## Wann eine individuelle Lösung der richtige Weg ist Nicht oft. Das ist ehrlich gemeint: In den meisten Fällen führt einer der Standardwege schneller und günstiger zum Ziel — die [Excel-Vorlage](/xrechnung-excel-vorlage/), der [XrPDF Druckertreiber](/xrpdf-der-universelle-xrechnungsdrucker/) oder eine [Erweiterung der bestehenden Vorlage](/anpassung-bestehender-excel-rechnungsvorlagen/). Eine eigene Entwicklung lohnt sich, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft: - **Hohes Volumen.** Bei mehreren hundert Rechnungen im Monat rechnet sich Automatisierung, die vorher zu teuer war. - **Die Rechnungsdaten sollen in beide Richtungen laufen.** Nicht nur Rechnungen ausgeben, sondern eingehende Rechnungen auch in die Buchhaltung übernehmen. - **Besondere Rechnungsarten.** Sammelrechnungen, wiederkehrende Abrechnungen, mandantengetrennte Nummernkreise, projektbezogene Abschläge. - **Ihr System hat eine zugängliche Datenbank.** Dann ist eine saubere Anbindung häufig einfacher als jeder Umweg. ## Was wir konkret machen Aus Ihren Rechnungsdaten wird eine normgerechte XRechnung — und zwar eine, die durch die Prüfung des Empfängers kommt. Der Aufwand liegt selten im Erzeugen der XML-Datei, sondern in den Fällen, die von der Regel abweichen: - **Abschlags- und Schlussrechnungen** mit korrekter Verrechnung der Vorauszahlungen - **Gutschriften und Korrekturrechnungen** mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung - **Reverse Charge** nach § 13b UStG mit richtiger Steuerkategorie und Hinweistext - **Gemischte Steuersätze**, getrennt aufgeschlüsselt je Satz - **Leitweg-IDs** je öffentlichem Auftraggeber, dauerhaft in den Stammdaten - **Rundungsdifferenzen**, damit die Summen der Positionen zum Rechnungsbetrag passen Jeder dieser Fälle ist ein häufiger Grund, warum eine selbst gebaute Lösung beim Empfänger abgelehnt wird. ## Was Sie zum Erstgespräch mitbringen sollten Damit das Gespräch etwas wert ist, hilft es, wenn Sie drei Dinge parat haben: 1. **Name und Version Ihrer Software.** Und wenn möglich die Auskunft des Herstellers, ob E-Rechnung geplant ist. 2. **Eine echte Rechnung als PDF.** Am besten eine komplizierte — Abschlagsrechnung, gemischte Steuersätze, Reverse Charge. 3. **Grobe Mengen.** Wie viele Rechnungen im Monat, wie viele davon an Geschäftskunden und Behörden. Damit können wir im ersten Gespräch meist schon sagen, welcher Weg der günstigste ist. Häufig ist das nicht die individuelle Entwicklung — und dann sagen wir Ihnen das, statt Ihnen ein Projekt zu verkaufen. ## Ablauf 1. **Erstgespräch** — Sie beschreiben Ihr System, Ihre Rechnungsarten und den heutigen Ablauf. Wir sagen Ihnen, ob eine Anbindung sinnvoll ist oder ob eine Standardlösung genügt — auch wenn das bedeutet, dass wir Ihnen nichts verkaufen. 2. **Analyse** — Wir prüfen, wie die Rechnungsdaten aus Ihrem System herauskommen: über eine Datenbank, eine Exportdatei, eine Schnittstelle oder den Druckvorgang. Daraus ergibt sich der Weg. 3. **Festes Angebot** — Sie erhalten ein Angebot mit Umfang, Preis und Termin. Kein Aufwand nach Stunden ohne Obergrenze. 4. **Umsetzung und Test** — Wir bauen die Anbindung und testen sie mit echten Rechnungen aus Ihrem Betrieb, einschließlich der Sonderfälle wie Abschlagsrechnung, Gutschrift und Reverse Charge. 5. **Abnahme und Übergabe** — Sie erzeugen selbst eine Rechnung, prüfen sie gegen die Norm und senden sie an einen echten Empfänger. Erst danach gilt die Arbeit als abgeschlossen. ## Häufige Fragen ### Was kostet eine Anbindung? Das hängt vollständig davon ab, wie die Daten aus Ihrem System herauskommen. Ein Access-System mit klar aufgebauten Tabellen ist eine Sache von Tagen. Eine Branchensoftware ohne Exportfunktion und ohne Datenbankzugang kann deutlich aufwendiger werden — oder gar nicht sinnvoll anzubinden sein, dann sagen wir das. Ein belastbarer Preis entsteht erst nach der Analyse, und die ist im Erstgespräch enthalten. ### Können Sie auch an DATEV anbinden? Ein Export in ein DATEV-lesbares Format ist häufig Teil solcher Projekte. Sprechen Sie im Erstgespräch an, welche Schnittstelle Ihre Kanzlei nutzt — davon hängt ab, welches Format sinnvoll ist. ### Wir haben schon jemanden, der unsere Software betreut. Arbeiten Sie mit dem zusammen? Gerne, das ist oft der schnellste Weg. Wer Ihr System kennt, weiß am besten, wo die Rechnungsdaten liegen. Wir übernehmen dann den Teil, der die Norm betrifft — Aufbau der XRechnung, Prüfung, Sonderfälle. ### Was passiert, wenn sich der Standard XRechnung ändert? Der Standard wird regelmäßig weiterentwickelt. Wir bauen Anbindungen so, dass Versionsangaben und Prüfregeln austauschbar sind, und weisen im Angebot aus, was eine späteren Anpassung kostet. Fragen Sie danach — wenn ein Anbieter dazu nichts sagt, ist das ein Warnzeichen. --- Bei Zitaten bitte Quelle nennen: XRechnung PRO, https://xrechnung.pro/individuelle-softwareentwicklung/ Angaben zur Rechtslage sind keine steuerliche oder rechtliche Beratung.