# E-Rechnung als Kleinunternehmer — was gilt für Sie? Quelle: https://xrechnung.pro/e-rechnung-kleinunternehmer/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 Anbieter: XRechnung PRO (Datenschutzfabrik UG, Wuppertal) **Kurz gesagt:** Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — dafür gibt es keine Ausnahme. Vom Ausstellen einer E-Rechnung sind sie dagegen nach § 34a UStDV befreit und dürfen weiterhin Papier oder PDF verwenden. Die Empfangspflicht lässt sich kostenlos erfüllen. ## Auf einen Blick - **Empfangen:** Pflicht seit 1. Januar 2025 — keine Ausnahme für Kleinunternehmer - **Ausstellen:** befreit nach § 34a UStDV — Papier und PDF bleiben zulässig - **Rechtsgrundlage Befreiung:** § 34a UStDV, eingeführt durch das Jahressteuergesetz 2024 - **Kosten der Umsetzung:** 0 € — Empfang über eine vorhandene E-Mail-Adresse, Lesbarmachen über den kostenlosen Konverter - **Nicht vergessen:** Die XML-Originaldatei ist 8 Jahre aufzubewahren ## Die kurze Antwort für Kleinunternehmer Sie müssen **empfangen** können. Sie müssen **nicht ausstellen**. Diese Asymmetrie ist der ganze Kern des Themas, und sie wird in Beratungsgesprächen regelmäßig verwechselt — meist in die für Sie unangenehme Richtung: Viele Kleinunternehmer glauben, sie müssten sich Software kaufen. Das stimmt nicht. Andere glauben, sie seien komplett ausgenommen. Das stimmt auch nicht. ## Warum gilt die Empfangspflicht auch für Sie? Weil sie nicht an Ihre Umsätze anknüpft, sondern an Ihren Status als Unternehmer nach § 2 UStG. Kleinunternehmer sind Unternehmer — die Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG betrifft nur die Erhebung der Umsatzsteuer, nicht die Unternehmereigenschaft. Praktisch heißt das: Ihr Steuerberater, Ihr Werkzeuglieferant, Ihr Telefonanbieter und Ihre Versicherung werden Ihnen E-Rechnungen schicken. Diese müssen bei Ihnen ankommen, lesbar sein und acht Jahre aufbewahrt werden. ## So erfüllen Sie die Pflicht — kostenlos, an einem Vormittag **Erstens: eine Adresse.** Eine E-Mail-Adresse genügt. Wenn Sie eine geschäftliche Adresse haben, sind Sie fertig. Teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit. **Zweitens: lesbar machen.** Wenn eine XML-Datei kommt, laden Sie sie in den [kostenlosen Konverter](/erechnung-xrechnung-konverter/) und erhalten ein lesbares PDF. Keine Installation, keine Anmeldung, keine Kosten. Eine Anleitung steht unter [XRechnung öffnen](/xrechnung-oeffnen/). **Drittens: aufbewahren.** Und das ist der Punkt, der wirklich zählt: Legen Sie die **XML-Datei** ab, nicht nur das PDF. Ein Ordner auf einem Rechner mit Datensicherung genügt für kleine Verhältnisse; wichtig ist, dass die Dateien acht Jahre lang vorhanden und unverändert sind. Sprechen Sie das beim nächsten Termin mit Ihrem Steuerberater durch — es ist eine organisatorische Frage, keine technische. ## Wann Sie trotz Befreiung ausstellen sollten Die Befreiung schützt Sie rechtlich, aber nicht vor der Realität Ihrer Kunden. Zwei Fälle, in denen freiwilliges Ausstellen sinnvoll ist: - **Ihre Kunden sind größere Unternehmen oder Behörden.** Dort läuft die Rechnungsprüfung teils vollständig automatisch. Eine Papierrechnung landet dann im Ausnahmeprozess — und wird später bezahlt. Gegenüber öffentlichen Auftraggebern ist die XRechnung ohnehin erforderlich, unabhängig von § 34a UStDV. - **Sie wollen nicht doppelt umstellen.** Wenn absehbar ist, dass Sie die Kleinunternehmerregelung verlassen, ersparen Sie sich die zweite Umstellung, wenn Sie es gleich richtig aufsetzen. Der günstigste Weg dafür ist die [Excel-Rechnungsvorlage](/xrechnung-excel-vorlage/): Die kostenlose Fassung schreibt PDF-Rechnungen, die PRO-Fassung für 189 Euro exportiert zusätzlich XRechnung und ZUGFeRD — ohne laufende Kosten und ohne neue Software, die Sie lernen müssten. ## Was Sie ausdrücklich nicht brauchen Damit Ihnen niemand etwas verkauft, das Sie nicht benötigen: - **Kein Rechnungsprogramm.** Für den Empfang brauchen Sie keine Software. - **Kein Abonnement.** Die Empfangspflicht erzeugt keine laufenden Kosten. - **Kein Empfangsportal.** Eine E-Mail-Adresse genügt, ein besonderes Postfach ist nicht vorgeschrieben. - **Keine Signatur.** Eine elektronische Signatur ist für E-Rechnungen nicht erforderlich. ## Häufige Fragen ### Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung ausstellen? Nein. Nach § 34a UStDV sind Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung befreit. Sie dürfen Ihre Rechnungen weiterhin auf Papier oder als PDF ausstellen — auch nach 2028. ### Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung empfangen können? Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmern. Es genügt eine E-Mail-Adresse, an die Geschäftspartner die Datei senden können, und ein Weg, die Datei zu lesen und aufzubewahren. ### Was kostet mich die Umstellung? Nichts, wenn Sie es einfach halten. Sie brauchen eine E-Mail-Adresse, die Sie ohnehin haben, und einen Weg, die XML-Datei lesbar zu machen — dafür genügt der kostenlose Konverter. Kosten entstehen erst, wenn Sie selbst E-Rechnungen ausstellen wollen, und dazu sind Sie nicht verpflichtet. ### Sollte ich als Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen ausstellen? Das kann sich lohnen, wenn Sie überwiegend Geschäftskunden haben. Manche größeren Kunden verarbeiten ausschließlich E-Rechnungen und schicken Papierrechnungen zurück, obwohl Sie befreit sind — nicht aus Böswilligkeit, sondern weil ihr Ablauf es nicht anders zulässt. Fragen Sie bei Ihren wichtigsten Kunden nach. Wenn dort E-Rechnungen erwartet werden, ist die Excel-Vorlage PRO der günstigste Einstieg. ### Verliere ich die Befreiung, wenn ich die Kleinunternehmerregelung aufgebe? Ja. Die Befreiung nach § 34a UStDV knüpft an den Status als Kleinunternehmer nach § 19 UStG an. Wer zur Regelbesteuerung wechselt oder die Umsatzgrenzen überschreitet, unterliegt der Ausstellungspflicht nach den allgemeinen Fristen — also ab 2027 oder 2028. ## Quellen - [§ 19 UStG (Kleinunternehmer)](https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html) - [§ 34a UStDV](https://www.gesetze-im-internet.de/ustdv_1980/__34a.html) - [BMF — Fragen und Antworten zur E-Rechnung](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html) --- Bei Zitaten bitte Quelle nennen: XRechnung PRO, https://xrechnung.pro/e-rechnung-kleinunternehmer/ Angaben zur Rechtslage sind keine steuerliche oder rechtliche Beratung.