# E-Mail-Konverter für XRechnungen

Quelle: https://xrechnung.pro/e-mail-konverter-fuer-xrechnung-zu-pdf/
Aktualisiert: 30. Juli 2026
Anbieter: XRechnung PRO (Datenschutzfabrik UG, Wuppertal)

**Kurz gesagt:** Der E-Mail-Konverter von XRechnung PRO wandelt XRechnungen um, die an eine zugewiesene Adresse gesendet werden, und schickt das PDF innerhalb einer Minute an den Absender oder an eine vorher festgelegte Adresse zurück. Es ist keine Installation und keine Programmierung nötig — versenden darf nur, wer auf der Freigabeliste steht.

Preis: ab 49 € im Monat
Passend für: Buchhaltungen, die eingehende XRechnungen ohne Installation und ohne Programmierung lesbar machen wollen.
Nicht passend für: Wer die Rechnungsdaten strukturiert weiterverarbeiten will. Dafür ist die API gedacht.

## Auf einen Blick

- **Bedienung:** XRechnung als Anhang an die zugewiesene Adresse senden
- **Rücklauf:** in der Regel innerhalb einer Minute
- **Ziel des Rücklaufs:** an den Absender oder an eine festgelegte Adresse
- **Zugangsschutz:** Freigabeliste — nur eingetragene Absenderadressen werden verarbeitet
- **Installation:** keine
- **Preise:** 49 € (50 E-Mails/Tag) · 99 € (100/Tag), je im Monat zzgl. USt

## Der einfachste Weg für laufenden Rechnungseingang

Kommen bei Ihnen täglich XRechnungen an, ist das Hochladen im Browser der falsche Ablauf. Nicht weil es nicht funktioniert — sondern weil dann jeden Morgen jemand dasitzt, Anhänge speichert, sie einzeln in ein Formular zieht, das PDF herunterlädt und wieder ablegt, für jede einzelne Rechnung.

Der E-Mail-Konverter dreht das um: Sie leiten die Rechnung weiter und haben eine Minute später das PDF im Postfach. Keine Software, keine Anmeldung, keine Schulung. Wer eine E-Mail weiterleiten kann, kann diesen Dienst nutzen.

## So läuft es ab

1. Sie erhalten von uns eine Empfangsadresse
2. Ihre eingehenden XRechnungen leiten Sie dorthin weiter — von Hand oder per Regel im Mailprogramm
3. Innerhalb einer Minute kommt die Antwort: das PDF plus die ursprüngliche XML-Datei
4. Beide Dateien gemeinsam archivieren

Schritt vier ist der wichtige: Die **XML-Datei** ist das aufbewahrungspflichtige Original, nicht das PDF. Deshalb schicken wir sie mit zurück.

## Automatisch weiterleiten

Für dauerhaften Betrieb richten Sie im Mailprogramm eine Regel ein. In Outlook: **Regeln verwalten** → neue Regel → Bedingung „hat einen Anhang“ in Verbindung mit einem Absender oder einem Betreffmerkmal → Aktion „weiterleiten an“.

Ein Hinweis aus der Praxis: Machen Sie die Bedingung eng genug. Eine Regel, die jeden Anhang weiterleitet, verbrennt Ihr Monatskontingent für Angebote, Lieferscheine und Werbe-PDFs.

Am zuverlässigsten läuft es so: Ihre Lieferanten senden an eine eigene Adresse wie `rechnung@`, und nur dieses Postfach leiten Sie weiter.

## Wann etwas anderes besser passt

| Ihre Lage | Passender Weg |
| --- | --- |
| Einzelne Rechnung, selten | [kostenloser Online-Konverter](/erechnung-xrechnung-konverter/) |
| Rechnungsdaten dürfen das Haus nicht verlassen | [Konverter für Windows](/xrechnung-konverter-tool/) |
| Eigene Anwendung soll es können | [API-Schnittstelle](/api-schnittstelle-fuer-xrechnung-zu-pdf-konvertierung/) |
| Dateien liegen bereits in einem Ordner | [HotFolder-Fassung](/xrechnung-konverter-tool/) |
| Sie wollen Rechnungsdaten strukturiert weiterverarbeiten | [individuelle Anbindung](/individuelle-softwareentwicklung/) |

Der letzte Punkt ist wichtig: Dieser Dienst macht Rechnungen **lesbar**. Wenn Sie die Rechnungsdaten in Ihre Buchhaltung übernehmen wollen, ohne sie abzutippen, brauchen Sie eine Anbindung, nicht einen Konverter.

## Häufige Fragen

### Wie richte ich den E-Mail-Konverter ein?

Sie nennen uns die Absenderadressen, die verarbeitet werden dürfen, und die Adresse, an die das PDF zurückgehen soll. Wir richten daraufhin Ihre Empfangsadresse ein und teilen sie Ihnen mit. Ab dann leiten Sie eingehende XRechnungen einfach dorthin weiter.

### Warum gibt es eine Freigabeliste?

Damit niemand Fremdes Ihr Kontingent verbraucht oder Dateien in Ihren Rücklauf einspeist. Nur Absenderadressen, die Sie benannt haben, werden verarbeitet — alles andere wird verworfen. Sie können die Liste jederzeit ändern lassen.

### Können mehrere Mitarbeitende die Adresse nutzen?

Ja. Tragen Sie einfach alle Absenderadressen in die Freigabeliste ein. In der Stufe Standard sind zusätzlich mehrere Empfangsadressen möglich, etwa getrennt nach Abteilung oder Mandant.

### Kann ich eine Weiterleitungsregel in Outlook einrichten?

Ja, und für laufenden Eingang ist das der sinnvollste Weg: eine Regel, die E-Mails mit XML-Anhang automatisch an die Konverteradresse weiterleitet. Achten Sie darauf, dass die Regel nur auf tatsächliche Rechnungseingänge greift, sonst verbrauchen Sie Ihr Tageskontingent für andere Anhänge.

### Werden meine Rechnungen gespeichert?

Die Nachricht wird für die Umwandlung verarbeitet und danach nicht dauerhaft aufbewahrt. Wenn Rechnungsdaten Ihr Haus grundsätzlich nicht verlassen dürfen, ist der Konverter für Windows oder eine lokale Lösung der richtige Weg — sprechen Sie uns an.

### Bekomme ich auch das Original zurück?

Ja. Der Rücklauf enthält das PDF und die ursprüngliche XML-Datei, damit Sie beides gemeinsam archivieren können. Das ist wichtig, weil nach § 14b UStG die XML-Datei das aufbewahrungspflichtige Original ist.

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Bei Zitaten bitte Quelle nennen: XRechnung PRO, https://xrechnung.pro/e-mail-konverter-fuer-xrechnung-zu-pdf/
Angaben zur Rechtslage sind keine steuerliche oder rechtliche Beratung.