# Bestehende Access-Anwendungen erweitern Quelle: https://xrechnung.pro/anpassungen-bestehender-access-anwendungen/ Aktualisiert: 30. Juli 2026 Anbieter: XRechnung PRO (Datenschutzfabrik UG, Wuppertal) **Kurz gesagt:** XRechnung PRO erweitert bestehende Microsoft-Access-Anwendungen um die Ausgabe von XRechnungen, ohne die gewachsene Datenbank zu ersetzen. Formulare, Berichte und Datenstruktur bleiben bestehen; ergänzt wird eine Ausgabefunktion, die aus den vorhandenen Rechnungsdaten eine normgerechte XRechnung erzeugt und vor der Ausgabe prüft. Preis: auf Anfrage Passend für: Betriebe mit einer selbst gewachsenen Access-Datenbank als Rechnungssystem. ## Auf einen Blick - **Voraussetzung:** Microsoft Access mit zugänglicher Datenstruktur, VBA nicht gesperrt - **Was bleibt:** Datenbank, Formulare, Berichte, Nummernkreise, Ihre Abläufe - **Was hinzukommt:** Ausgabe als XRechnung, auf Wunsch ZUGFeRD, mit Prüfung vor der Ausgabe - **Erstgespräch:** kostenfrei, meist per Bildschirmfreigabe - **Sicherung:** Sie erhalten immer eine Kopie des Zustands vor der Änderung ## Der typische Fall Ein Betrieb rechnet seit fünfzehn Jahren über eine Access-Anwendung ab. Sie kennt die Artikelstruktur, die Rabattstaffeln und die Besonderheiten der Stammkunden. Gebaut hat sie ein Mitarbeiter, der seit Jahren nicht mehr im Haus ist. Sie läuft — und niemand möchte sie anfassen. Jetzt kommt die E-Rechnungspflicht, und der naheliegende Vorschlag lautet: neues System. Damit würden Sie fünfzehn Jahre eingebautes Wissen wegwerfen, um eine einzige fehlende Funktion zu bekommen. ## Was erweitert wird Die Rechnungsdaten sind bereits in Ihrer Datenbank vorhanden. Es fehlt nur der Weg von dort in eine normgerechte XML-Datei. Ergänzt wird: - **Zuordnung Ihrer Felder** zu den Business Terms der Norm EN 16931 - **Ausgabefunktion in VBA**, aufrufbar aus dem Formular, in dem Sie heute drucken - **Prüfung vor dem Schreiben** — Summen der Positionen gegen den Rechnungsbetrag, Pflichtfelder auf Vollständigkeit - **Ein Feld für die Leitweg-ID** in den Kundenstammdaten, wenn Sie an öffentliche Auftraggeber abrechnen - **Steuerkategorien** korrekt belegt, einschließlich Reverse Charge nach § 13b UStG - Auf Wunsch zusätzlich **ZUGFeRD** Ihre Formulare, Berichte und Abfragen bleiben unverändert. Für Ihre Mitarbeitenden ändert sich nichts außer einer zusätzlichen Schaltfläche. ## Was wir für die Analyse brauchen Am schnellsten geht es per Bildschirmfreigabe: Wir sehen uns gemeinsam an, wo die Rechnungsdaten liegen. Dafür genügen dreißig Minuten. Hilfreich ist, wenn Sie vorher wissen: - welche Tabelle die Rechnungsköpfe enthält und welche die Positionen - ob Kundendaten in derselben Datei liegen oder verknüpft sind - welche Sonderfälle bei Ihnen vorkommen - ob das VBA-Projekt mit einem Kennwort geschützt ist ## Wenn der Zugang fehlt Manchmal ist die Access-Datei verschlüsselt und das Kennwort verloren, oder die Anwendung ist als kompilierte Fassung ohne Quellcode ausgeliefert. Dann lässt sich nichts erweitern. In diesem Fall bleibt der Weg über den [XrPDF Druckertreiber](/xrpdf-der-universelle-xrechnungsdrucker/): Sie drucken die Rechnung aus der Anwendung wie bisher, und die XRechnung entsteht aus dem Druckvorgang. Die Anwendung selbst wird dabei nicht angefasst — was in diesem Fall der einzige und gleichzeitig der sicherste Weg ist. ## Ablauf 1. **Bestandsaufnahme** — Wir sehen uns die Datenstruktur an — welche Tabellen enthalten Rechnungsköpfe, Positionen, Kunden und Steuerangaben. Meist genügt dafür ein Termin per Bildschirmfreigabe. 2. **Angebot** — Sie erhalten ein Angebot mit Umfang, Preis und Termin. Wenn die Datenstruktur eine Erweiterung nicht sinnvoll zulässt, sagen wir das und schlagen einen anderen Weg vor. 3. **Umsetzung** — Wir ergänzen die Ausgabefunktion in VBA, mit Prüfung der Summen und der Pflichtfelder vor dem Schreiben der Datei. Ihre Formulare und Berichte bleiben unverändert. 4. **Test mit echten Vorgängen** — Getestet wird mit Rechnungen aus Ihrem Bestand, einschließlich der Sonderfälle — Gutschrift, Abschlag, Reverse Charge, gemischte Steuersätze. 5. **Übergabe und Sicherung** — Sie erhalten die erweiterte Anwendung, eine Anleitung und eine Sicherung des Zustands vor der Änderung. ## Häufige Fragen ### Unsere Access-Anwendung hat ein früherer Mitarbeiter gebaut, niemand kennt sie mehr. Geht das trotzdem? Häufig ja, das ist ein typischer Fall. Access-Anwendungen sind meist nachvollziehbar aufgebaut, weil sie Tabellen, Abfragen und Formulare sichtbar trennen. Was wir brauchen, ist Zugang zur Datenstruktur — nicht die Dokumentation, die es ohnehin selten gibt. ### Ist Access für Rechnungen überhaupt noch zeitgemäß? Für viele Betriebe funktioniert es besser als sein Ruf, weil es genau auf deren Abläufe zugeschnitten ist. Die Grenzen liegen bei gleichzeitigem Mehrbenutzerbetrieb und bei der Datensicherung. Wenn Ihre Anwendung stabil läuft, ist die E-Rechnung kein Grund für einen Neubau — sie ist ein Grund für eine Erweiterung. ### Was passiert mit unseren Altdaten? Nichts. Es werden keine Daten migriert und keine Tabellen umgebaut. Die Erweiterung liest die vorhandenen Daten und schreibt eine zusätzliche Datei. Vor jeder Änderung erhalten Sie eine Sicherung des Ausgangszustands. ### Können Sie auch den Rechnungseingang anbinden? Das ist möglich, aber ein eigenes Thema: eingehende XRechnungen einlesen und als Vorgang in Access anlegen. Sprechen Sie es im Erstgespräch an, dann fließt es in Analyse und Angebot ein. ### Was, wenn unsere Access-Datei ein Kennwort hat oder VBA gesperrt ist? Dann brauchen wir das Kennwort beziehungsweise die Freigabe durch den Rechteinhaber. Ohne Zugang zum VBA-Projekt lässt sich keine Ausgabefunktion einbauen. Ist der Zugang verloren, bleibt der Weg über den Druckertreiber, der die Anwendung nicht anfassen muss. --- Bei Zitaten bitte Quelle nennen: XRechnung PRO, https://xrechnung.pro/anpassungen-bestehender-access-anwendungen/ Angaben zur Rechtslage sind keine steuerliche oder rechtliche Beratung.